DOAD 7021-3, Conditions d'acceptation de cadeaux, de marques d'hospitalité et d'autres avantages

Identification

Date de publication : 2000-04-17

Date de modification : 2003-09-01

Application : Le présent document est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN » et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Nota - Alors que les employés du MDN et les militaires sont assujettis aux principes, règles et procédures décrits dans la série 7021 des DOAD, les employés du MDN sont également tenus de se conformer au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Document annulé : OAFC 19-35, Conditions d'acceptation des cadeaux et des marques d'hospitalité

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Chef - Service d'examen (CS Ex).

Renseignements : Directeur - Programme d'éthique (DPE)

Définitions

Code de la fonction publique (Public Service Code)
Le Code de la fonction publique désigne le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique établi par le Conseil du Trésor.
Conflit d'intérêts (CI) (conflict of interest)
Un conflit d'intérêts désigne un conflit découlant d'une activité ou d'une situation qui place les employés du MDN ou les militaires en état de conflit réel, potentiel ou apparent entre leurs intérêts personnels et leurs fonctions et responsabilités officielles.
Source étrangère (foreign source)
Une source étrangère désigne un souverain, un État ou un fonctionnaire étranger.

Aperçu

Généralités

C'est une pratique courante dans le milieu des affaires et dans le milieu diplomatique d'offrir à d'actuels ou à de futurs clients ou à des représentants étrangers des cadeaux, des marques d'hospitalité ou d'autres avantages. Cela peut aller de simples articles promotionnels de valeur symbolique comme des calendriers, des tasses, des stylos et des t-shirts ou, dans le cas des cadeaux de source étrangère, d'un objet culturel, d'une figurine ou d'autres objets d'art à caractère culturel, à des cadeaux et des repas plus chers et élaborés en passant par des déjeuners et des invitations à des événements particuliers.

Une telle pratique a une incidence sur le MDN et les FC pour les raisons suivantes :

La présente DOAD est donc nécessaire afin de veiller à ce que cette pratique :

Objet

La présente DOAD fournit des directives et ordonnances aux employés du MDN et aux militaires en ce qui a trait aux offres de cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages de sources extérieures, notamment de sources étrangères.

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Règles générales

Code de la fonction publique - Employés du MDN

Les employés du MDN sont assujettis aux dispositions du Code de la fonction publique ayant trait aux conditions d'acceptation de cadeaux, de marques d'hospitalité et d'autres avantages ainsi qu'aux directives énoncées dans la présente DOAD. En cas de conflit, le Code de la fonction publique a préséance.

Offres

Les employés du MDN et les militaires ne doivent pas accepter de cadeaux, de marques d'hospitalité ou d'autres avantages offerts par des personnes, groupes ou organisations qui font affaire avec le MDN ou les FC, sous réserve des dispositions énoncées dans la présente DOAD. Cela inclut l'admission gratuite ou à prix réduit à des activités ou évènements sportifs, culturels ou récréatifs découlant de relations d'affaires réelles ou potentielles directement associées aux fonctions officielles de l'employé du MDN ou du militaire.

Le fait pour les employés du MDN ou les militaires d'acheter leur propre billet ou de payer leurs propres dépenses pour une activité ou un évènement ne règle pas la question de la perception négative de la part du grand public découlant de leur participation à des activités ou évènements sportifs, culturels ou récréatifs auxquels prennent part des personnes, groupes ou organisations qui font affaire avec le MDN et les FC.

Nota - Les articles 19.39 (Rapports avec les entrepreneurs), 19.40 (Acceptation de dons de sources étrangères) et 103.49 (Infractions diverses) des ORFC s'appliquent également aux offres présentées aux militaires.

Sollicitations

En tout temps, il est interdit aux employés du MDN et aux militaires de solliciter auprès d'une personne, d'un groupe de personnes ou d'un organisme du secteur privé qui est en relation avec le MDN ou les FC, des cadeaux, des marques d'hospitalité, d'autres avantages ou des transferts de valeurs économiques.

Toutefois, dans le cadre de collectes de fonds au profit d'organismes de charité, les employés du MDN et les militaires doivent au préalable obtenir l'autorisation écrite de l'autorité pertinente afin de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d'organismes ou de personnes de l'extérieur. L'autorité approbatrice pertinente peut exiger que l'activité soit réduite, modifiée ou abandonnée, s'il a été déterminé qu'il existe un risque réel, potentiel ou apparent de CI ou de situation d'obligé envers le ou les donateurs.

Acceptation des offres sans autorisation écrite

Les employés du MDN et les militaires peuvent accepter sans autorisation écrite des cadeaux, des marques d'hospitalité ou d'autres avantages, si :

L'employé du MDN ou le militaire qui a besoin de conseils doit attendre avant d'accepter de telles offres et obtenir des conseils de la part de son commandant (cmdt) ou de son superviseur. L'employé ou le militaire qui demande des conseils demeure quand même responsable vis-à-vis de l'acceptation d'une offre et est tenu de rendre des comptes à cet égard.

Exemples

Voici des exemples d'offres que les militaires et les employés du MDN peuvent accepter sans autorisation écrite :

Acceptation des offres autorisées par écrit

Avec l'autorisation écrite préalable d'une autorité approbatrice, c'est-à-dire le sous-ministre, le chef d'état-major de la Défense, un conseiller de niveau 1 tel qu'énoncé dans le Plan de la Défense en direct ou un conseiller de niveau 2 à l'extérieur de la région de la capitale nationale, les employés du MDN et les militaires peuvent accepter les cadeaux, les marques d'hospitalité ou les autres avantages suivants :

L'autorisation de tels cadeaux, marques d'hospitalité ou autres avantages peut être accordée seulement :

Circonstances exceptionnelles

Les employés du MDN ou les militaires qui, dans des circonstances exceptionnelles, se sentent obligés d'accepter une offre sans autorisation écrite préalable, par exemple, dans des circonstances qui pourraient contrevenir au protocole diplomatique ou au protocole du pays étranger, doivent en faire part, dans les plus brefs délais et de préférence par écrit, à leur cmdt ou à leur superviseur, lequel soumettra l'affaire à l'autorité approbatrice appropriée.

Rapport confidentiel

Si un employé du MDN ou un militaire doit obtenir l'approbation écrite d'une autorité compétente afin d'accepter ou de conserver des cadeaux, des marques d'hospitalité ou d'autres avantages, et si l'acceptation ou la conservation de telles offres peut, selon le cmdt, le superviseur ou une autre autorité supérieure, donner lieu à un CI, l'employé du MDN ou le militaire doit remplir le formulaire DOAD 7021-1A, Rapport confidentiel, et l'envoyer à l'autorité compétente par l'entremise de la chaîne de commandement.

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Responsabilités des autorités supérieures

Le tableau suivant décrit les responsabilités des cmdt, des superviseurs, du CS Ex et des autorités approbatrices en ce qui concerne les offres de cadeaux, de marques d'hospitalité et d'autres avantages faits aux employés du MDN et aux militaires :

Si … alors …

un cmdt ou un superviseur reçoit d'un subalterne une demande ayant trait soit à l'acceptation ou à l'offre non approuvée d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre avantage provenant d'une personne, d'un groupe ou d'une organisation qui fait affaire avec le MDN ou les FC,

le cmdt ou le superviseur doit prendre l'une ou l'autre des mesures suivantes dans les plus brefs délais :

  • examiner la demande et, compte tenu des règles générales, conseiller l'employé du MDN ou le militaire de refuser ou d'accepter l'offre;
  • soumettre l'affaire à l'autorité approbatrice appropriée pour décision, si l'acceptation de l'offre doit être autorisée par écrit aux termes de la présente DOAD.

un cmdt ou un superviseur reçoit une demande d'un subalterne qui a accepté un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage qui lui semble inapproprié ou de nature douteuse,

le cmdt ou superviseur doit, dans les plus brefs délais, examiner la demande et prendre l'une ou l'autre des mesures suivantes :

  • faire savoir, par écrit, à l'employé du MDN ou au militaire qu'il peut conserver ce qu'il a reçu en vertu du bloc Acceptation des offres sans autorisation écrite;
  • dans tous les autres cas, soumettre la demande à l'autorité approbatrice appropriée qui prendra une décision au sujet des avantages reçus.

le cmdt ou superviseur ne sait trop quelle mesure il doit prendre quant à l'acceptation ou non d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre avantage,

il devrait consulter la section CI/CS Ex.

on consulte le CS Ex au sujet de questions touchant la présente DOAD,
  • le CS Ex doit offrir des conseils aux employés du MDN, militaires, cmdt, superviseurs et autorités approbatrices;
  • le CS Ex peut recommander que le cas soit transmis à une autorité approbatrice appropriée pour décision.

un cas est soumis à une autorité approbatrice,

l'autorité approbatrice doit, par écrit :

  • décider si une offre doit être refusée ou approuver l'acceptation de toute offre qui nécessite une autorisation écrite en vertu de la présente DOAD;
  • dans le cas d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre avantage inapproprié qui a été accepté, prendre l'une ou l'autre des décisions suivantes :
    • le retourner;
    • le confier à la garde du MDN ou des FC;
    • en faire don à un organisme de charité.

Suivi

Grief

Lorsqu'un employé du MDN ou un militaire est en désaccord avec une décision prise au sujet des dispositions à prendre pour se conformer à la présente DOAD ou, dans le cas d'un employé du MDN, au Code de la fonction publique, il peut soumettre un grief.

Inobservation par un employé du MDN

Si un employé du MDN ne respecte pas les dispositions de la présente DOAD ou du Code de la fonction publique, il pourrait faire l'objet de mesures disciplinaires pertinentes pouvant aller jusqu'au congédiement et incluant une poursuite en vertu de l'article 121 du Code criminel.

Inobservation par un militaire

Si un militaire ne respecte pas les dispositions de la présente DOAD, l'une ou plusieurs de ces mesures peuvent être prises :

Références

Références principales

Références supplémentaires