DOAD 7021-1, Conflits d'intérêts

Identification

Date de publication : 2000-07-07

Date de modification : 2003-09-01

Application : Le présent document est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN » et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Nota - Alors que les employés du MDN et les militaires sont assujettis aux principes, règles et procédures décrits dans la série 7021 des DOAD, les employés du MDN sont également tenus de se conformer au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Documents annulés :

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Chef - Service d'examen (CS Ex).

Renseignements : Directeur - Programme d'éthique (DPE)


Définitions

Ancien haut fonctionnaire (former senior employee)
Un ancien haut fonctionnaire désigne un ex-employé du MDN qui a occupé un poste de direction, c'est-à-dire un poste de catégorie EX ou d'une catégorie équivalente, ou un poste de niveau EX moins 1 ou EX moins 2, qui a pris sa retraite de la fonction publique ou qui n'est plus à l'emploi de celle-ci.
Ancien officier supérieur (former senior member)
Un ancien officier supérieur désigne un officier détenant le grade de lieutenant-colonel, capitaine de frégate ou un grade supérieur  :
  • de la Force régulière, qui est en congé de fin de service ou qui a été libéré des FC, selon la première des deux éventualités;
  • de la Force de réserve à temps plein, qui cesse de servir à temps plein ou qui a été libéré des FC, selon la première des deux éventualités.
Code de la fonction publique (Public Service Code)
Le Code de la fonction publique désigne le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique établi par le Conseil du Trésor.
Conflit d'intérêts (CI) (conflict of interest)
Un conflit d'intérêts désigne un conflit découlant d'une activité ou d'une situation qui place les employés du MDN ou les militaires en état de conflit réel, potentiel ou apparent entre leurs intérêts personnels et leurs fonctions et responsabilités officielles.
Haut fonctionnaire (senior employee)
Un haut fonctionnaire désigne un employé du MDN qui occupe un poste de direction, c'est-à-dire un poste de la catégorie EX ou d'une catégorie équivalente, ou un poste équivalent de niveau EX moins 1 ou EX moins 2.
Marché de services (contract for services)
Il y a marché de services lorsqu'on confie à un particulier ou à une entreprise, sous contrat, la réalisation d'un objectif prescrit, sans surveillance quotidienne de l'autorité contractante ou de ses agents, et que l'entrepreneur indépendant décide des moyens à prendre pour réaliser les travaux.
Officier supérieur (senior member)
Un officier supérieur désigne un officier détenant le grade de lieutenant-colonel, capitaine de frégate ou un grade supérieur  :
  • de la Force régulière;
  • de la Force de réserve à temps plein.

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Principes

But

Éviter les conflits d'intérêts (CI) est l'un des principaux moyens dont disposent les employés du MDN et les militaires pour préserver la confiance du public à l'égard de l'impartialité et de l'objectivité de la fonction publique et des FC. Les employés du MDN et les militaires doivent minimiser la possibilité que des CI se produisent en évitant et en prévenant les situations qui pourraient engendrer un CI réel ou apparent.

Exigence

Tous les employés du MDN et tous les militaires doivent respecter les principes suivants :

Objet Principe

Normes en matière d'éthique

Les employés du MDN et les militaires doivent exercer leurs fonctions officielles et organiser leurs affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la confiance du public à l'égard de l'intégrité, de l'objectivité et de l'impartialité du MDN et des FC.

Examen public

Les employés du MDN et les militaires doivent se comporter en tout temps d'une manière si irréprochable qu'elle puisse résister à l'examen public le plus minutieux. Cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi.

Prise de décisions

Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, les employés du MDN et les militaires doivent prendre toute décision dans l'intérêt public.

Intérêts personnels

Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, les employés du MDN et les militaires doivent organiser leurs affaires personnelles de façon à éviter les CI réels, apparents ou potentiels.

Intérêt public

En cas de conflit d'intérêts mettant en cause un employé du MDN ou un militaire, l'intérêt public doit primer dans le règlement desdits conflits.

Cadeaux et avantages

Mis à part les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages d'une valeur minime, il est interdit aux employés du MDN et aux militaires de solliciter ou d'accepter des cadeaux ou le transfert de valeurs économiques, sauf s'il y a une autorisation écrite ou s'il s'agit de transferts résultant d'un contrat exécutoire ou d'un droit de propriété de l'employé du MDN ou du militaire.

Traitement de faveur

Les employés du MDN et les militaires :

  • ne doivent pas outrepasser leurs rôles officiels pour venir en aide à quelque individu ou entité qui est en relation avec le gouvernement, lorsque cela peut donner lieu à un traitement de faveur à ces personnes ou de cette entreprise;
  • ne doivent pas accorder, relativement à des affaires officielles, un traitement de faveur à des parents ou à des amis ou encore à des organisations dans lesquelles eux-mêmes, leurs parents ou leurs amis ont des intérêts;
  • doivent éviter de se placer ou sembler se placer dans des situations où ils sont redevables à une personne, à une entité ou à une organisation qui pourrait tirer parti d'un traitement de faveur de la part de l'employé du MDN ou du militaire.

Nota - La divulgation de renseignements qui sont facilement accessibles au grand public, à des proches ou à des entités à l'égard desquels les employés du MDN et les militaires ont un intérêt, n'est pas considérée un traitement de faveur.

Position d'initié

Il est interdit aux employés du MDN et aux militaires d'utiliser sciemment à leur avantage des renseignements obtenus dans l'exercice de leurs fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au grand public.

Biens du gouvernement

Il est interdit aux employés du MDN et aux militaires d'utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou d'en permettre l'usage, à des fins autres que les activités officiellement approuvées.

Après-mandat

Lors de la cessation de leurs fonctions, les employés du MDN et les militaires ne peuvent agir de manière à tirer un avantage indu de la charge publique qu'ils ont occupée.

Mesures d'observation concernant les conflits d'intérêts

Code de la fonction publique - Employés du MDN

Les employés du MDN sont assujettis aux dispositions du Code de la fonction publique ayant trait aux CI ainsi qu'aux directives énoncées dans la présente DOAD. En cas de conflit, le Code de la fonction publique a préséance.

Examen des obligations

Les employés du MDN et les militaires doivent examiner leurs obligations en vertu de la présente DOAD et, dans le cas des employés du MDN, aux termes du Code de la fonction publique  :

Envoi d'un rapport confidentiel

Un employé du MDN ou un militaire doit remplir le formulaire DOAD 7021-1A, Rapport confidentiel et l'envoyer à la section CI/CS Ex si l'une ou l'autre des activités ou si l'un ou l'autre des changements figurant au tableau ci-dessous peut donner lieu à un CI.

Nota - L'envoi d'un rapport confidentiel est normalement la seule mesure d'observation requise aux termes de la présente DOAD ou du Code de la fonction publique.

Activité ou changement Mesure
  • Nomination, mutation ou déploiement d'un employé du MDN;
  • Enrôlement d'un militaire.

Envoyer un rapport confidentiel dans un délai de 60 jours à la section CI/CS Ex.

Changement des fonctions officielles, des affaires personnelles ou de la propriété d'exigibilités ou de biens non exemptés. (Voir le module des Biens, exigibilités et fiducies.)

Envoyer un rapport confidentiel à la section CI/CS Ex au moment du changement.

Activités extérieures, y compris les emplois, dans le cas des employés du MDN.

Envoyer un rapport confidentiel à la section CI/CS Ex avant de commencer une activité ou d'accepter un emploi.

Activités extérieures, y compris les emplois, dans le cas des militaires. Voir l'article 19.42 des ORFC, Emploi civil, et l'OAFC 19-7, Emploi civil - Personnel militaire.

Envoyer un rapport confidentiel au CS Ex. Y inclure la permission du commandant avant de commencer une activité ou d'accepter un emploi.

Passation de contrats avec le gouvernement.

Envoyer un rapport confidentiel à la section  CI/CS Ex avant d'établir le contrat. Inclure la permission d'une autorité déléguée aux termes de l'OAPC 4.12, Rémunération double, le cas échéant, dans le cas des employés du MDN.

Lettres d'offre aux employés du MDN

Le Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civils) (SMA[RH-Civ]) doit veiller à ce que les lettres d'offre destinées aux employés du MDN comprennent l'énoncé suivant :

« Vous trouverez ci-joint une copie du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Ce Code est une politique essentielle à la gestion des ressources humaines et il fait partie de vos conditions d'emploi. »

Protection des renseignements personnels

Les renseignements sur les intérêts privés des employés du MDN et des militaires qui sont fournis à la section CI/CS Ex sont des renseignements personnels protégés (Protégé B) et sont versés dans le fichier de renseignement personnel DND/P-PE-864. Les renseignements personnels sont protégés en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Accords financiers

Lorsqu'ils négocient des accords financiers avec des tiers, les employés du MDN et les militaires doivent s'assurer qu'ils se conforment aux dispositions de la présente DOAD et, dans le cas des employés du MDN, aux dispositions du Code de la fonction publique. En cas de doute, l'employé du MDN et le militaire doivent rapporter la situation immédiatement à leur superviseur qui les conseillera sur la marche à suivre.

Contrôle des marchés

Les employés du MDN et les militaires qui négocient des marchés pour le compte du gouvernement doivent s'assurer que les contrats contiennent des dispositions de garantie des CI qui sont conformes aux DOAD 3004-0, Passation de marchés, 3004-1, Aperçu des procédures de passation de marchés, et 3004-2, Marchés de services. Une telle mesure permettra d'éviter qu'un ancien haut fonctionnaire ou ancien officier supérieur qui n'observe pas les mesures d'après-mandat définies dans la DOAD 7021-2, Après-mandat, et le chapitre 3 du Code de la fonction publique, le cas échéant, ne tire profit d'un marché.

Contrats de services

Bien qu'il ne soit pas interdit de conclure un marché ou contrat avec des employés ou ex-employés du MDN (peu importe leur niveau) et des militaires ou ex-militaires (peu importe leur grade), il est essentiel que la passation du marché soit effectuée avec prudence et honnêteté de façon à résister à l'examen public. Il faut que le processus de passation de marchés facilite l'accès, encourage la concurrence et repose sur le principe d'équité quand il s'agit de dépenser les fonds publics.

Avant de retenir les services d'une personne ou d'une organisation, il importe de considérer sérieusement les risques de CI et, s'il y a lieu, de prendre les mesures nécessaires pour atténuer de tels risques. Lorsqu'une situation potentielle de conflit d'intérêts est découverte, il faut en informer le supérieur approprié et résoudre le conflit. On peut également obtenir des conseils et de l'assistance de la part du personnel de la section CI/CS Ex.

Conformément à l'article 16.9.3 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, les employés du MDN et les militaires qui ont l'intention d'établir des contrats de service avec le gouvernement doivent obtenir un consentement écrit de la part du CS Ex qui est l'autorité déléguée. Les autorités contractantes doivent informer les employés et les entrepreneurs intéressés de cette exigence.

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Biens, exigibilités et fiducies

Aperçu

Les biens et les exigibilités des employés du MDN et des militaires se classent dans deux catégories :

Les demandes de renseignements sur la classification des biens et des exigibilités devraient être adressées à la section CI/CS Ex.

Exigibilités et biens non exemptés

Voici une liste non exhaustive des exigibilités et des biens non exemptés qui doivent faire l'objet d'un rapport confidentiel au cas où ils généreraient un conflit d'intérêts :

Biens exemptés

Les biens réservés à l'usage privé des employés du MDN, des militaires et de leur famille ainsi que les biens non commerciaux ne sont pas assujettis aux mesures d'observation. Ces biens exemptés comprennent notamment :

Dessaisissement des exigibilités et des biens non exemptés

Les employés du MDN et les militaires doivent se dessaisir d'un bien non exempté si le SM ou le CEMD, le cas échéant, détermine qu'un tel bien entraîne un CI. Si le dessaisissement est nécessaire, il doit se faire dans les 120 jours qui suivent la nomination, le transfert ou la mutation. Les biens en cause sont généralement vendus à un tiers avec qui l'employé du MDN ou le militaire n'a pas de lien de dépendance ou déposés dans une fiducie sans droit de regard.

Si les biens en cause sont vendus, une confirmation de la vente, comme le reçu de vente émis par le courtier, doit être fournie au SM ou au CEMD.

Si les biens en cause sont déposés dans une fiducie sans droit de regard, le Bureau du conseiller en éthique d'Industrie Canada aide le SM et l'employé du MDN, ou le CEMD et le militaire, à établir une fiducie sans droit de regard et à déterminer si une fiducie particulière sans droit de regard répond aux critères des mesures d'observation concernant les conflits d'intérêts décrites dans la présente DOAD et, dans le cas des employés du MDN, aux dispositions du Code de la fonction publique.

Si le conseiller en éthique le recommande au SM ou au CEMD, les employés du MDN ou les militaires ont droit à un remboursement d'une partie des frais de dessaisissement.

Suivi

Grief

Lorsqu'un employé du MDN ou un militaire est en désaccord avec une décision prise au sujet des dispositions à prendre pour se conformer à la présente DOAD ou, dans le cas d'un employé du MDN, au Code de la fonction publique, il peut soumettre un grief.

Inobservation par un employé du MDN

Si un employé du MDN ne respecte pas les dispositions de la présente DOAD ou du Code de la fonction publique, il peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Inobservation par un militaire

Si un militaire ne respecte pas les dispositions de la présente DOAD, l'une ou plusieurs de ces mesures peuvent être prises :

Références

Références principales

Références supplémentaires