DOAD 7014-1, Élaboration des protocoles d’entente

Table des matières

  1. Introduction
  2. Définitions
  3. Principes de fonctionnement
  4. Phase initiale
  5. Phase de rédaction
  6. Phase finale
  7. Conséquences
  8. Responsabilités
  9. Références

1. Introduction

Date de publication : 1998-03-31

Date de la dernière modification majeure : 2014-02-03

Application :  La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : OAFC 59-5, Protocoles d’entente

Autorité approbatrice : Juge-avocat général (JAG)

Demandes de renseignements :  Coordonnateur des protocoles d’entente de la Défense nationale (CPEDN)

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2. Définitions

protocole d'entente (PE) (memorandum of understanding (MOU))
Accord écrit, approuvé et non contractuel, qui n’est pas juridiquement contraignant, qui peut être élaboré à n’importe quel échelon du MDN ou des FC et par lequel le MDN ou les FC et des participants de l’extérieur du MDN et des FC s’entendent pour collaborer à un projet, à un programme ou à une activité similaire. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43137)
protocole d'entente international (international memorandum of understanding)
Protocole d’entente conclu avec une force armée étrangère, une alliance militaire ou un commandement au sein d’une alliance, un ministère d’un gouvernement étranger, une organisation internationale ou, exceptionnellement, une organisation non gouvernementale internationale, une association industrielle étrangère ou une entité commerciale étrangère.

Nota – Exemples de participants à un protocole d’entente international : les Nations Unies, l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord et le Commandement de la défense aérospatiale de l’Amérique du Nord. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43116)
protocole d'entente national (domestic memorandum of understanding)
Protocole d’entente conclu avec un autre ministère fédéral, une société d’État, un organisme d’État, une province, un territoire, une municipalité ou, exceptionnellement, une organisation non gouvernementale, une association industrielle ou une entité commerciale exerçant ses activités au Canada. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43050)

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3. Principes de fonctionnement

Traitement des documents connexes

3.1 Les modifications et les annexes à un PE et les autres documents connexes, notamment les accords de mise en œuvre, les accords supplémentaires ou techniques et tout autre document similaire, qu’ils soient distincts ou créés aux termes d’un PE en vigueur, sont visés par les dispositions sur le traitement d’un PE établies dans la présente DOAD.

Participants à un PE

3.2 Lorsque le MDN conclut un PE, il le fait au nom du ministre de la Défense nationale (min DN) ou du MDN. Lorsque les FC concluent un PE, elles le font au nom du chef d’état-major de la défense (CEMD). Si le PE est conclu avec un gouvernement étranger, il faut indiquer que celui-ci est représenté par le ministre, le ministère ou les forces armées de cet État.

Conseils et consultations

3.3 Le bureau de première responsabilité (BPR) du MDN ou des FC chargé du PE doit demander conseil à l’autorité juridique, à l’autorité financière et à l’autorité des acquisitions pendant la phase initiale du PE. De plus, il pourrait y avoir des consultations auprès des conseillers juridiques experts en la matière et du CPEDN pendant la phase de rédaction. Le processus de révision officiel du PE doit avoir lieu au cours de la phase finale. Il comprend une révision du CPEDN ainsi que des conseillers en finances, des conseillers en sécurité et des conseillers juridiques. Toutes les révisions doivent se dérouler avant l’approbation du PE.

Tenue des documents

3.4 Pour tous les PE ayant une incidence financière, il faut conserver un dossier afin de veiller à avoir une piste de vérification quant à l’autorisation du PE et à l’utilisation du PE.

PE pouvant donner lieu à l’acquisition de biens et de services

3.5 Bien qu’un PE vise à officialiser un accord de collaboration, ce n’est pas un document faisant autorité ni un instrument d’approvisionnement ou de passation de marchés. Si les activités convenues par les participants au PE sont susceptibles d’obliger le MDN ou les FC à verser des paiements ou à accepter des opérations de troc (p. ex. le remplacement en nature, les échanges de valeur égale ou une combinaison de ces opérations) qui entraîneraient l’acquisition de biens ou de services, le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit consulter les conseillers juridiques et financiers compétents dans l’organisation de son conseiller de niveau un (N1).

3.6 Lorsqu’un PE entraîne l’acquisition de biens ou de services, le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit suivre les directives appropriées énoncées dans le Manuel d’administration des achats ou la Directive d'approbation des projets (DAP), ou les chapitres applicables du Manuel d’administration financière, dès le début du processus initial du PE afin de déterminer quelles autorisations et approbations liées aux finances, à la passation de marchés et au projet il faut obtenir, en fonction de la portée des activités.

3.7 Dans le cadre de l’acquisition de biens ou de services, le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit veiller à ce que toute loi fédérale, toute politique du gouvernement et toute directive ou politique du Conseil du Trésor pertinente soit respectée, y compris celles qui figurent dans la section Références de la présente DOAD.

Arrangements de soutien logistique mutuel (ASLM)

3.8 Les ASLM sont des PE internationaux qui offrent une très grande souplesse et qui sont conçus pour faciliter l’échange de soutien logistique, d’approvisionnement et de services entre des forces de défense qui collaborent. Les BPR du MDN ou des FC chargés de PE qui prévoient élaborer un ASLM doivent connaître la Directive de politique intérimaire – Arrangements de soutien logistique mutuel.

Négociation des PE

3.9 Puisque les autres participants à un PE suivent leurs propres politiques, les BPR du MDN ou des FC chargés de PE négocient dans le respect des lois et des politiques gouvernementales fédérales pour parvenir à une entente qui satisfait tous les participants.

3.10 À des fins de tenue de dossiers, les BPR du MDN ou des FC chargés de PE doivent rendre compte chaque année de la situation de tous les PE au CPEDN.

Consultations sur les PE internationaux et coordination

3.11 Le CPEDN doit coordonner avec le directeur – Droit international et opérationnel (DDIO) du Cabinet du JAG, toute consultation auprès du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) au sujet des PE internationaux.

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4. Phase initiale

Processus

4.1 Le tableau suivant présente la phase initiale des PE. Le BPR du MDN ou des FC chargé du PE doit consulter le conseiller juridique compétent avant de passer à la phase de rédaction du PE (voir la section 5).

Responsable Mesure

BPR du MDN ou des FC chargé du PE

  • Déterminer s’il est nécessaire d’officialiser une entente;
  • Définir l’objectif et la portée de l’entente prévue;
  • Consulter le conseiller juridique compétent pour obtenir la confirmation qu’un PE est l’instrument approprié pour atteindre l’objectif souhaité;
  • Consulter le CPEDN pour savoir s’il existe déjà un PE semblable en vigueur et obtenir un modèle pertinent et des renseignements sur le processus de traitement d’un PE;
  • Consulter le chef d’état-major (CEM) et le contrôleur de l’organisation de son conseiller de N1 pour confirmer l’affectation des ressources (la source et un niveau de financement adéquat), puis vérifier le mécanisme de recouvrement ou de paiement auprès du directeur – Soumissions ministérielles et des arrangements financiers (DSMAF);
  • Évaluer les répercussions du PE sur la sécurité et veiller à ce que le PE en traite adéquatement;
  • Consulter le DSMAF pour confirmer les autorisations financières et les exigences en matière fiscale;
  • Consulter le conseiller juridique compétent ou toute autre autorité concernée, comme le directeur – Politiques et procédures (Matériel) (DPPM), pour vérifier s’il y a des conséquences touchant l’acquisition de biens ou de services;
  • En ce qui a trait aux PE susceptibles d’entraîner l’acquisition de biens ou de services, voir les paragraphes 3.6 à 3.8;
  • Après avoir consulté les organisations susmentionnées, le BPR peut commencer la rédaction du PE avec le ou les participants externes.

Conseiller juridique compétent

  • Confirmer qu’un PE est l’instrument approprié pour atteindre l’objectif souhaité.

CPEDN

  • Déterminer s’il n’existe pas déjà entre les participants une entente permettant d’atteindre l’objectif souhaité, p. ex. un PE sur le soutien logistique réciproque entre le MDN et le United States Department of Defense;
  • Offrir des conseils et, au besoin, un exemplaire du Protocole d’entente (PE) Guide de rédaction;
  • Fournir des modèles pertinents de PE en vigueur.

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5. Phase de rédaction

Structure du document

5.1 Les PE sont structurés selon une forme établie, laquelle est présentée dans le tableau suivant. Il faut se conformer à cette structure au moment de la rédaction d’un PE. Tous les PE doivent comporter les sections obligatoires présentées dans le tableau ci-dessous, les sections facultatives ne devant être incluses que si elles s’avèrent nécessaires. L’ordre des sections et les exigences à respecter figurent dans le tableau suivant.

NotaPour des instructions précises sur la façon de rédiger un PE, voir le Protocole d’entente (PE) Guide de rédaction mentionné dans la section Références.

Ordre Titre Exigence

1

Page titre

  • Obligatoire pour les PE nationaux.
  • Facultatif pour les PE internationaux.

NotaDans les PE internationaux, le titre devrait être présenté sur une ou plusieurs lignes continues sur la première page du document. En outre, il ne devrait pas comprendre la mention « Représenté par… », qui figurera plutôt dans le ou les paragraphes d’introduction.

2

Table des matières

  • Facultatif

NotaPeut être utilisée lorsque le PE compte de nombreuses pages.

3

Introduction

  • Obligatoire

4

Statut de l’entente

  • Facultatif

NotaÀ utiliser aussi souvent que possible pour assurer :

  • qu’il est clairement compris que le MDN et les FC considèrent que le PE n’est pas juridiquement contraignant;
  • que tout approvisionnement éventuel se fera conformément aux lois et aux politiques gouvernementales fédérales;
  • que les autorisations financières requises ont été accordées.

5

Définitions

  • Facultatif

Nota À utiliser dans le cas où il y a beaucoup d’abréviations, de sigles, d’acronymes ou de termes spécialisés employés, ou pour veiller à ce que tous les participants comprennent la terminologie de la même façon.

6

Objectifs et portée

  • Obligatoire

7

Organisation et gestion

  • Facultatif

8

Dispositions régissant la passation de marchés

  • Facultatif

9

Partage des tâches

  • Facultatif

10

Dispositions financières

  • Obligatoire. Doit comprendre :
    • un cadre financier;
    • une entente de financement;
    • le rapprochement des données financières et fiscales ainsi que des examens et des contrôles.

11

Taxes, droits de douane et autres frais semblables

  • Facultatif

12

Communication et utilisation de renseignements

  • Facultatif

13

Réclamations

  • Facultatif

14

Statut du personnel/Compétence

  • Obligatoire lorsque le PE concerne des employés du MDN ou des militaires en visite ou en mission dans des États étrangers, ou du personnel d’États désignés, ou non désignés, aux termes de la Loi sur les forces étrangères présentes au Canada.
  • Facultatif dans les autres cas.

15

Ventes et transferts à des tiers

  • Facultatif

16

Assurance de la qualité

  • Obligatoire lorsque le PE concerne l’acquisition de biens ou de services.
  • Facultatif dans les autres cas.

17

Équipement du projet

  • Facultatif

18

Soutien logistique

  • Facultatif

19

Sécurité

  • Facultatif

20

Accès aux établissements

  • Facultatif

21

Nouveaux participants

  • Facultatif

22

Différends concernant l’interprétation et l’application

  • Obligatoire

23

Modification

  • Obligatoire

24

Durée, retrait, renouvellement et résiliation

  • Obligatoire

25

Entrée en vigueur, date et signature

  • Obligatoire

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6. Phase finale

Aperçu

6.1 Le processus d’élaboration des PE se termine par la phase finale. Cette phase comprend ce qui suit :

  1. le processus de révision;
  2. l`approbation;
  3. la distribution.

Processus de révision

6.2 Le tableau suivant énonce le rôle des différentes organisations et personnes pendant la révision officielle des versions préliminaires et définitives des PE :

Version du PE Responsable Fonction

Une version préliminaire du PE

BPR du MDN ou des FC chargé du PE

  • Veiller à ce que tous les intervenants aient été consultés et que le PE ait été :
    • soit rédigé conformément au Protocole d’entente (PE) Guide de rédaction;
    • soit, s’il a été rédigé par un participant de l’extérieur, révisé et modifié au besoin par le BPR du MDN ou des FC chargé du PE conformément au Protocole d’entente (PE) Guide de rédaction;
  • Veiller à ce que toutes les révisions internes nécessaires soient effectuées. Par exemple : si un BPR dans l’organisation du vice-chef d’état-major de la défense (VCEMD) rédige un PE qui porte sur les détachements à l’étranger, il doit consulter le chef du personnel militaire. D’autres dirigeants seront consultés au besoin, notamment le CEM ou le contrôleur de l’organisation de conseiller de N1 du BPR ainsi que le gestionnaire de budget responsable;
  • Envoyer la version définitive du PE au CPEDN afin qu’elle soit soumise au processus de révision officiel.

Nota 1 – Si le pouvoir d’approbation du PE doit être délégué, il faut communiquer avec le CPEDN afin d’obtenir un modèle pour la lettre de délégation à rédiger et à joindre à la demande de révision.

Nota 2 – Si le PE doit être approuvé par le MDN, le sous-ministre ou le CEMD, il faut communiquer avec le CPEDN pour obtenir des directives administratives concernant la préparation de la trousse d’approbation préalable à joindre à la demande de révision.

Une version définitive du PE

CPEDN

  • Attribuer un numéro d’identification et consigner le PE dans la base de données des PE du MDN;
  • Réviser le PE pour s’assurer qu’il est conforme aux exigences énoncées dans la présente DOAD, qu’aucun langage juridiquement contraignant n’est employé, que la présentation est adéquate et que les rubriques et dispositions obligatoires sont incluses de sorte que le document demeure un instrument non juridiquement contraignant;
  • Coordonner les autres révisions obligatoires, notamment la révision en matière de finances et de sécurité, la révision finale du conseiller juridique et les autres révisions jugées nécessaires;
  • Assurer la liaison avec le DDIO lorsqu’il est nécessaire de consulter la Direction du droit des traités du MAECD.

DSMAF

  • Réviser (sous la coordination du CPEDN).

Directeur – Sécurité de la défense (DSD)

  • Réviser (sous la coordination du CPEDN).

Sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA[Mat])

  • Réviser (sous la coordination du CPEDN) tous les PE internationaux et nationaux pour :
    • noter les PE qui dénotent l’intention ou le potentiel d’acquérir des biens ou des services;
    • noter les PE ayant une incidence sur la propriété intellectuelle (PI).

Une version définitive du PE qui touche des biens immobiliers

Directeur général – Biens immobiliers (DGBI)

  • Réviser (sous la coordination du CPEDN).

La version définitive du PE (toutes les autres révisions étant terminées)

Conseiller juridique compétent

  • Réviser (sous la coordination du CPEDN).

La version définitive du PE prête à être signée

BPR du MDN ou des FC chargé du PE

  • Étudier et intégrer les commentaires découlant des révisions obligatoires.

Approbation

6.3 Une fois le processus de révision terminé, l’autorité compétente approuve le PE. Les personnes qui sont autorisées au MDN et dans les FC à approuver un PE au nom du MDN ou des FC figurent dans le Tableau des autorités, présenté au paragraphe 5.1 de la DOAD 7014-0, Protocoles d’entente.

Distribution

6.4 Le BPR doit transmettre :

  1. au CPEDN :
    1. l’exemplaire original du PE du MDN ou des FC signé par tous les participants et une copie électronique numérisée de ce document signé;
    2. l’original de la lettre de délégation de pouvoir, s’il y a lieu, et une copie électronique numérisée de la lettre;
  2. aux participants de l’extérieur, un exemplaire original du PE signé par tous les participants;
  3. à chacun des bureaux consultatifs, une copie papier d’un exemplaire original du PE signé par tous les participants.

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7. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

7.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée fera l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

  1. l’ordre de suivre l’apprentissage, la formation, l’instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
  2. l’inscription d’observations dans l’évaluation du rendement individuel;
  3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
  4. l’engagement de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada;
  5. l’imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et des codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FC;
  6. l’application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux.

Nota En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

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8. Responsabilités

Tableau des responsabilités

8.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les… est chargé ou sont chargés de ou d’…
  • VCEMD;
  • sous-ministres adjoints (SMA);
  • chefs d’état-major d’armée (CEMA)
  • avant d’approuver un PE :
    • s’assurer qu’ils ont obtenu toutes les autorisations nécessaires aux termes des lois et des politiques gouvernementales fédérales applicables;
    • confirmer que toutes les révisions obligatoires ont été effectuées.
  • SMA(Mat)
  • examiner tous les projets de PE internationaux et nationaux afin de relever ceux qui dénotent l’intention ou le potentiel d’acquérir des biens ou des services;
  • veiller à ce que toute acquisition suive les processus approuvés et que toute autorisation nécessaire liée aux finances, à la passation de marchés et au projet soit obtenue;
  • assurer la coordination de toute consultation auprès d’autres ministères au sujet de leurs devoirs et responsabilités (p. ex. SCT et TPSGC en ce qui a trait à l’approvisionnement);
  • examiner les projets de PE afin de déterminer les incidences potentielles sur la PI.
  • commandant (cmdt) du Commandement des opérations interarmées du Canada;
  • cmdt du Commandement – Forces d’opérations spéciales du Canada;
  • cmdt du Commandement du renseignement des Forces canadiennes
  • avant d’approuver un PE :
    • s’assurer qu’ils ont obtenu toutes les autorisations nécessaires aux termes des lois et des politiques gouvernementales fédérales applicables;
    • confirmer que toutes les révisions obligatoires ont été effectuées.
  • CEM et le contrôleur de l’organisation du conseiller de N1
  • confirmer la source de financement;
  • s’assurer que les fonds sont suffisants;
  • confirmer le mécanisme de recouvrement et de paiement avec le DSMAF.
  • DGBI
  • réviser les versions préliminaires des PE qui touchent des biens immobiliers.
  • cmdt d’État-major de liaison des Forces canadiennes
  • avant d’approuver un PE :
    • s’assurer qu’il a obtenu toutes les autorisations nécessaires aux termes des lois et des politiques gouvernementales fédérales applicables;
    • s’assurer que le VCEMD, un SMA ou un CEMA, selon le cas, lui a délégué le pouvoir nécessaire pour approuver un PE.
  • DSMAF
  • réviser les versions préliminaires de PE pour garantir que :
    • les dispositions financières et fiscales respectent les lois et les politiques gouvernementales fédérales applicables;
    • la responsabilité et le contrôle financier sont établis pour chaque projet et activité menés dans le cadre du PE

Nota Seul le contrôleur local du BPR chargé du PE du MDN ou des FC peut confirmer l’affectation des ressources financières requises.

  • DSD
  • réviser et de modifier les versions préliminaires des PE touchant la sécurité.
  • gestionnaires de budget responsables (grade de lieutenant-colonel ou supérieur ou poste civil équivalent)
  • s’assurer qu’ils ont obtenu toutes les autorisations nécessaires aux termes des lois et des politiques gouvernementales fédérales applicables avant d’approuver un PE.
  • CPEDN
  • surveiller la mise en œuvre des DOAD de la série 7014;
  • informer le JAG des modifications apportées aux DOAD de la série 7014, le cas échéant;
  • administrer le répertoire des PE du MDN et des FC;
  • réviser les versions finales de tous les PE pour assurer leur conformité avec les DOAD de la série 7014;
  • établir des instructions pour la mise en œuvre des DOAD de la série 7014;
  • signaler le JAG de tout cas de non-conformité à la présente DOAD.
  • conseiller juridique compétent

NotaSi le BPR ne sait pas qui est le conseiller juridique compétent, il peut s’adresser au CPEDN, qui possède une liste principale des clients et des domaines.

  • confirmer que les objectifs et les activités proposés sont du ressort du min DN et respectent les mandats du MDN ou des FC;
  • indiquer au BPR du MDN ou des FC chargé du PE si un PE est l’instrument approprié pour atteindre l’objectif souhaité;
  • réviser les versions préliminaires des PE pour garantir que les PE ne sont pas juridiquement contraignants;
  • donner des conseils juridiques sur les questions juridiques ou les complications pouvant découler du contenu de la version préliminaire d’un PE.

BPR du MDN ou des FC chargé du PE

  • rédiger une version du PE prête à être signée;
  • obtenir l’approbation de tous les participants.

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9. Références

Lois, règlements, politiques d’organismes centraux et DOAD – politique

Autres références