DOAD 7014-1, Élaboration des protocoles d'entente (PE)

Identification

Date de publication : 1998-03-31

Date de modification : 2007-03-16

Application : La présente DOAD s'applique aux membres des Forces canadiennes (FC) et cette directive s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Document annulé : OAFC 59-5, Protocole d'entente

Autorité approbatrice : Juge-avocat général (JAG)

Renseignements :

Définitions

Protocole d'entente (PE) (memorandum of understanding (MoU))
Un protocole d'entente (PE) est un accord écrit et officiel, entre le MDN ou les FC, ou les deux, et des participants collaborant à un projet, un programme ou à une activité similaire. Il ne comporte aucune obligation contractuelle ou légale, et peut être élaboré à n'importe quel échelon du MDN et des FC. Voici une liste des participants possibles :
  • des ministères des gouvernements fédéral et provinciaux;
  • des sociétés ou organismes d'État;
  • des entreprises privées;
  • des forces armées d'autres pays;
  • des ministères de gouvernements étrangers;
  • des organismes de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN).
Le terme PE s'applique également aux modificatifs, aux annexes et aux documents connexes, notamment les accords de mise en œuvre, les dispositions supplémentaires, techniques ou autres, qu'ils soient distincts ou fondés sur des PE en vigueur.
Nota - Les PE sont réservés aux accords avec des participants qui ne font pas partie du MDN et des FC.
Protocole d'entente national (domestic memorandum of understanding (MoU))
Un protocole d'entente (PE) national comprend les accords avec d'autres ministères gouvernementaux, les sociétés ou organismes d'État, les provinces ou les entreprises canadiennes.
Protocole d'entente international (international memorandum of understanding (MoU))
Un protocole d'entente (PE) international comprend les accords avec les forces armées d'autres pays, les ministères de gouvernements étrangers, les organismes de l'OTAN et les entreprises étrangères.

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Phase initiale

Processus

Les trois étapes de la phase initiale des PE sont décrites dans le tableau suivant. Il faut communiquer avec le personnel mentionné à chacune de ces étapes avant d'entreprendre la rédaction des PE.

Étape Qui Mesure

1

Conseiller juridique du JAG

Le conseiller juridique approprié du JAG s'assure qu'un PE est l'instrument qui convient compte tenu du type d'obligation en cause.

2

CEPDN

Le CEPDN :

  • détermine s'il n'existe pas déjà entre les participants une entente permettant d'atteindre le but visé (p. ex. un PE sur le soutien logistique réciproque entre le MDN et le Département de la Défense des États-Unis;
  • offre des conseils et, au besoin, un exemplaire du Guide de rédaction des PE qui contient des directives particulières sur la façon de rédiger un PE;
  • fournit des modèles convenables de PE existants.

3

Directeur -Opérations financières
(D Op Fin 3-3)

Le D Op Fin 3-3 s'assure que :

  • les ressources financières sont utilisées conformément à la législation et à la réglementation;
  • la responsabilité et le contrôle financiers sont fixés pour toute entreprise ou tout projet faisant partie du PE.

Rédaction des PE

Structure du document

Les PE sont structurés selon une forme établie. Il faut se conformer à cette structure au moment de la rédaction d'un PE. Tous les PE doivent comporter les sections obligatoires. Quant aux sections facultatives, il faut les inclure seulement si elles sont nécessaires. Dans le tableau suivant figurent l'ordre et les exigences à respecter.

Nota - Pour des directives supplémentaires sur la façon de rédiger un PE, veuillez vous reporter au Guide de rédaction des protocoles d'entente (PE) du CPEDN.

Ordre Section Exigence

1

Table des matières

S'il y a plusieurs sections.

2

Introduction

Obligatoire

3

Renonciation

Si l'entente est conclue avec une entreprise privée.

4

Définitions

Si le PE contient plusieurs abréviations, sigles, acronymes ou termes spécialisés.

5

Objectifs et champ d'application

Obligatoire

6

Organisation et gestion

Facultatif

7

Conventions contractuelles

Facultatif

8

Partage des tâches

Facultatif

9

Dispositions financières

Obligatoire

10

Taxes, droits de douanes et autres frais semblables

Facultatif

11

Divulgation et utilisation de renseignements techniques

Facultatif

12

Responsabilité

Facultatif

13

Statut du personnel

Facultatif

14

Ventes et transferts à des tiers

Facultatif

15

Assurance de la qualité

 Facultatif

16

Équipement de projet

Facultatif

17

Soutien logistique

Facultatif

18

Sécurité

Facultatif

19

Accès aux établissements

Facultatif

20

Nouveaux participants

Facultatif

21

Règlement des différends

Obligatoire

22

Modification

Obligatoire

23

Durée, retrait et résiliation

Obligatoire

24

Langues

Si le PE est rédigé dans plus d'une langue.

25

Date d'entrée en vigueur et signature

Obligatoire

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Phase finale

Aperçu

Le processus d'élaboration des PE se termine par la phase finale. Cette phase comprend les trois étapes suivantes :

Révision

Dans le tableau suivant se trouvent des détails quant au rôle des différentes organisations et personnes au cours de la révision d'un PE :

Qui Quel PE Fonction

CPEDN

Toutes les ébauches de manuscrit.
  • attribuer un numéro d'identification;
  • coordonner la révision en matière juridique;
  • inscrire dans la base de données des PE du MDN.

D Op Fin

Toutes les ébauches de manuscrit.
  • réviser

Directeur - Sécurité

Les manuscrits qui touchent la sécurité.
  • réviser

Directeur - Propriété intellectuelle (DPI)

Les manuscrits qui touchent la propriété intellectuelle (PI).
  • réviser

Sous-ministre adjoint (Personnel)

Les manuscrits qui traitent de l'une ou l'autre des questions suivantes :

  • l'affectation ou le détachement, comme ces termes sont définis à l'article 1.02 des ORFC, ou le prêt de membres de la Force régulière ou de réservistes de classe « C » des FC;
  • l'affectation ou le détachement de personnel civil, conformément à l'OAPC 2.04 et au Manuel d'administration financière, chapitre 85 (A-FN-100-002/AG-003).
  • réviser

Gestionnaires responsables des budgets

Les manuscrits stipulant que le financement par le MDN ou les FC, ou les deux, est nécessaire.
  • réviser;
  • s'assurer que les fonds sont disponibles.

Signature

Une fois la révision terminée, les autorités responsables signent le PE avant transmission aux autres participants. Voici la liste du personnel qui a le pouvoir de signer un PE au nom du MDN ou des FC, ou des deux.

Le ou les … est ou sont autorisés à … lorsque …

sous-ministres adjoints (SMA)
  • approuver :
    • les PE nationaux;
    • les PE internationaux;
  • déléguer leur pouvoir de signature,

le contenu du PE relève de leur secteur de responsabilité.

chefs d'état-major des armées (CEMA)

Vice-chef d'état-major de la Défense (VCEMD)

Commandant du Commandement Canada (COM Canada)

Commandant du Commandement de la Force expéditionnaire du Canada (COMFEC)

Commandant du Commandement du soutien opérationnel du Canada (COMSOCAN)

Commandant du Commandement des Forces d'opérations spéciales du Canada (COMFOSCAN)

Chef du renseignement de la Défense (CRD)

gestionnaire approprié des budgets (lieutenant-colonel et supérieur, ou civil de niveau équivalent
  • approuver les PE nationaux,
  • le contenu du PE relève de son secteur de responsabilité;
  • et aucun financement n'est requis;
  • ou le financement provient de son propre budget.

commandant d'un état-major de liaison des FC

approuver, au nom du MDN ou des FC, ou des deux, les PE élaborés à l'extérieur du Canada,

il en est autorisé par l'autorité (SMA, CEMA ou VCEMD) appropriée.

Transmission

Le BPR doit transmettre :

Références

Références principale

Références supplémentaires