DOAD 6423-0, Gestion des publications

Identification

Date de publication : 2007-02-16

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) (SMA[GI])

Renseignements : Directeur - Planification stratégique (Gestion de l'information) (DPSGI) 3


Définitions

Document ministériel (corporate record)
Document ministériel désigne le document qui est créé, recueilli ou reçu lors du lancement, de la conduite, du contrôle ou de l'achèvement d'activités ou d'opérations et qui contient suffisamment de contenu, de contexte et de structure pour fournir la preuve d'activités ou d'opérations.
Information consignée (recorded information)
Information consignée désigne toute information, quel qu'en soit le support, préparée pour le MDN ou les FC ou produite, utilisée ou entretenue par ces derniers et étant sous leur contrôle ou présumée l'être.
Publication (publication)
Publication désigne l'information consignée pouvant figurer à l'inventaire d'une bibliothèque, qui est préparée et publiée afin qu'un auditoire puisse en prendre connaissance.
Publication de la Défense (Defence publication)
Publication de la Défense désigne une publication interne de la Défense ou une publication publique de la Défense.
Publication externe (external publication)
Publication externe désigne la publication provenant d'une source externe au MDN ou aux FC et qui est gérée par ces derniers.
Publication interne de la Défense (internal Defence publication)
Publication interne de la Défense désigne une publication créée et gérée par le MDN ou les FC et qui est destinée à l'information, à l'encadrement ou à l'orientation des employés du MDN, des militaires ou des membres d'organisations liées par contrats avec le MDN ou les FC, par exemple les manuels des FC et l'information publiée sur le Réseau d'information de la Défense.
Publication publique de la Défense (public Defence publication)
Publication publique de la Défense désigne une publication créée et gérée par le MDN ou les FC et qui est mise à la disposition du grand public ou aux membres admissibles du public, par abonnement ou autrement, par exemple La Feuille d'Érable ou tout autre périodique de la Défense et l'information publiée sur les sites Internet du MDN et des FC.

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Orientation de la politique

Contexte

Le MDN et les FC s'efforcent d'atteindre une gestion des publications efficace afin de répondre aux exigences relatives aux opérations et aux activités et de satisfaire aux obligations légales ainsi qu'à celles découlant des politiques.

La responsabilité de la gestion des publications de la Défense est partagée entre le SMA(GI), d'autres conseillers de niveau un (CN1) et les bibliothécaires du MDN et des FC. Les publications de la Défense doivent respecter certaines règles de présentation et d'interprétation publiées par l'autorité de gestion désignée pour ce type de publication (p. ex.. A-AD-100-100/AG-000, Politiques et modalités administratives régissant les publications de la Défense nationale et la DOAD 1000-0, Directive cadre de la Défense).

L'information consignée qui documente la création, l'élaboration et l'évolution d'une publication de la Défense ainsi que sa liste de modifications ou ses modifications sont des documents ministériels et sont gérées conformément à la DOAD 6421-0, Gestion des documents. L'information consignée ne peut pas être considérée comme publication interne de la Défense avant qu'une autorité compétente n'approuve son contenu.

Les publications de la Défense sont des outils de travail qui sont toujours préparés à partir de documents ministériels. Elles ont une valeur durable et doivent demeurer accessibles durant leur vie utile à un large auditoire afin de servir de référence pour l'orientation de la prise de décisions éclairées et la mise en œuvre des programmes et des services par les employés du MDN et les militaires. À cause de cette durée de vie indéfinie, la copie maîtresse d'une publication de la Défense autorisée ainsi que tout autre exemplaire doivent être gérés conformément à la présente DOAD. Cette exigence s'ajoute à celle de gestion des documents, imposée par la DOAD 6421-0, Gestion des documents qui régit les documents ministériels quant à la création, à l'élaboration et à l'évolution de publications de la Défense.

Énoncé de politique

Le MDN et les FC doivent, pour répondre aux exigences relatives aux opérations et aux activités et satisfaire aux obligations légales ainsi qu'à celles découlant des politiques, gérer les publications sous leur contrôle en :

Exigences

Le MDN et les FC doivent élaborer, mettre en œuvre et maintenir :

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Autorités

Tableau des autorités

Le tableau suivant énonce les autorités relatives à la gestion des publications :

Le ou les… a ou ont l'autorité de ou d'…

SMA(GI)

  • publier, relativement à la gestion et aux publications pour les bibliothèques, les cadres de responsabilisation, les politiques, les pratiques et les mesures de contrôles et en suivre de près la mise en œuvre;
  • communiquer avec le personnel de BAC relativement à l'application de son programme Dépôt légal;
  • publier les normes régissant l'aliénation ou l'élimination des publications par les autorités fonctionnelles et les gestionnaires des bibliothèques;
  • harmoniser la gestion des avis, des politiques, des procédures, des normes, des lignes directrices et des outils relatifs aux publications avec les exigences du MDN et des FC et les obligations légales ainsi que celles découlant des politiques.

CN1

  • publier les directives complémentaires pour la gestion des publications dans leurs domaines fonctionnels;
  • faire respecter les politiques en matière de gestion des publications;
  • déterminer les processus relatifs aux activités ou aux opérations dans leurs domaines fonctionnels relativement aux publications;
  • publier les normes et les pratiques de présentation, d'élaboration, de production et de publication des publications déléguées par le SMA(GI) et suivre de près leur mise en œuvre;
  • désigner les autorités en matière de publication au sein de leur secteur de responsabilité, conformément à la politique A-AD-100-100/AG-000 et à la DOAD 2008-6, Diffusion d'information sur Internet;
  • approuver le contenu des publications résultant de leurs processus relatifs aux activités ou aux opérations, y compris de celles publiées sur Internet;
  • approuver les demandes de changements ou de dérogations au programme Dépôt légal de BAC par l'entremise du SMA(GI).

Sous-ministre adjoint (Matériel)

  • publier les normes et les pratiques d'élaboration, de production et de publication de publications administratives, opérationnelles et techniques des FC et suivre de près leur mise en œuvre;
  • gérer avec soin les publications administratives, opérationnelles et techniques des FC;
  • tenir à jour l'Index de documentation de la Défense nationale.

Sous-ministre adjoint (Affaires publiques)

  • publier des processus et des normes pour l'élaboration de messages destinés au public et contenus dans les publications publiques de la Défense;
  • conseiller et assister d'autres CN1 dans l'application des processus de gestion des messages contenus dans l'information publiée sur Internet;
  • approuver les messages contenus dans l'information destinée au public.

Sous-ministre adjoint (Science et technologie)

  • publier des normes et des pratiques en matière de présentation, d'élaboration, de production et de publication des publications scientifiques et suivre de près leur mise en œuvre.

Juge-avocat général et Conseiller juridique du MDN et des FC

  • interdire l'aliénation ou l'élimination du dernier exemplaire d'une publication requise par les avocats de la Couronne ou de la défense comme élément de preuve dans les procédures judiciaires avant qu'elles ne soient terminées et que tout délai d'appel n'ait expiré.

Grand prévôt des FC

  • interdire l'aliénation ou l'élimination du dernier exemplaire d'une publication requise par le Service national des enquêtes ou la police militaire comme élément de preuve dans une enquête avant que cette enquête, toute inculpation en résultant et toute procédure judiciaire subséquente ne soient terminées et tout délai d'appel n'ait expiré.

Directeur - Accès à l'information et protection des renseignements personnels

  • interdire l'aliénation ou l'élimination du dernier exemplaire d'une publication interne de la Défense qui fait l'objet d'une demande d'accès à l'information ou de protection de la vie privée avant que la demande n'ait été satisfaite et que le délai d'appel n'ait expiré.

bibliothécaire en chef du MDN et des FC

  • conseiller le SMA(GI) sur :
    • l'élaboration et la promulgation de cadres de responsabilisation en matière de publication, de politiques, de pratiques et de mesures de contrôle dans le contexte des bibliothèques;
    • les exigences fonctionnelles et organisationnelles et les besoins en ressources et en personnel pour les bibliothèques comme partie intégrante d'une bibliothèque unique, coordonnée et répartie, composée d'éléments électroniques et non électroniques;
  • publier les normes et les lignes directrices nationales relatives à la cueillette et à la gestion des publications par les bibliothèques.

commandants et gestionnaires civils de niveau équivalent

  • publier les directives complémentaires pour la gestion des publications dans leur unité;
  • aménager les bibliothèques et les salles de lecture;
  • approuver le contenu des publications résultant de leurs processus relatifs aux activités ou aux opérations, y compris de celles publiées sur Internet;
  • affecter du personnel convenablement formé pour gérer les publications;
  • faire respecter la politique de gestion des publications.

éditeurs des publications du MDN et des FC

  • communiquer directement avec :
    • l'autorité de gestion compétente pour l'application de la politique de publication du MDN et des FC;
    • BAC pour coordonner les mesures visant le respect des dispositions de son programme Dépôt légal.

bibliothécaires

  • superviser la conservation et l'aliénation ou l'élimination des publications relevant de leur compétence;
  • aliéner ou éliminer les publications conformément à la présente DOAD et aux directives de BAC.

auteurs des publications du MDN et des FC

  • créer, lire, mettre à jour, profiler et stocker les publications relevant de leur compétence.

Références

Références principales

Références supplémentaires