DOAD 5050-3, Dossiers personnels des militaires relatifs à l'administration des pertes

Identification

Date de publication : 2006-06-16

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Directeur – Politique du personnel militaire(D Pol PM).

Renseignements : Directeur - Gestion du soutien aux blessés (D Gest SB)


Définitions

Disposition de documents (records disposition)
Disposition de documents désigne l'acte de retirer les documents du contrôle du MDN et des FC, par l'un ou l'autre des moyens autorisés suivants :
  • la destruction;
  • le transfert à Bibliothèque et Archives Canada (BAC);
  • le transfert de la garde et du contrôle à un organisme à l'extérieur du gouvernement du Canada, comme le transfert de dossiers à un musée.
Dossier personnel du militaire (CF personnel record)
Dossier personnel du militaire désigne l'ensemble des renseignements personnels dont les FC ont besoin pour gérer la carrière d'un militaire, sans égard à la forme de l'information.
Élément d'un dossier personnel du militaire (CF personnel record component)
Élément d'un dossier personnel du militaire désigne une partie d'un dossier personnel du militaire qui est constituée et mise à jour par un responsable des dossiers personnels des militaires.
Perte militaire (military casualty)
Perte militaire désigne un militaire qui est :
  • soit malade ou blessé;
  • soit porté disparu;
  • soit tué;
  • soit mort.
Responsable des dossiers personnels des militaires (CF personnel record custodian)
Responsable des dossiers personnels des militaires désigne le bureau chargé de la gestion d'un élément du dossier personnel du militaire au nom du Chef personnel militaire.

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Aperçu

Contexte

Un dossier personnel du militaire relatif à l'administration des pertes (DPMAP) est un dossier personnel du militaire qui contient les renseignements personnels nécessaires pour étayer le cas d'un militaire qui devient une perte militaire.

Les DPMAP doivent être correctement ouverts, tenus à jour, conservés, protégés, gérés et rendus accessibles conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les politiques et les procédures entourant l'origine et les normes des DPMAP sont décrites dans les DOAD prévues comme références de la présente DOAD.

Directeur - Gestion du soutien aux blessés

À titre de responsable des dossiers personnels des militaires, le D Gest SB doit :

Le D Gest SB tient à jour les trois dossiers personnels des militaires suivants au même titre que des DPMAP :

Vérification

Le D Gest SB doit procéder à la vérification des DPMAP, à tous les cinq ans au moins, afin de confirmer que la gestion et l'administration de ces dossiers sont :

Propriété

Les DPMAP sont produits ou tenus dans le contexte des activités du MDN et des FC et, par conséquent, appartiennent à Sa Majesté du chef du Canada et non à une personne ou organisation quelconque.

Cycle de vie de gestion des dossiers

Cycle de vie de la base de données sur les pertes militaires

La base de données sur les pertes militaires est un système de gestion des dossiers qu'utilise le D Gest SB pour assurer la saisie et le suivi des renseignements touchant les pertes militaires. Les dossiers personnels des militaires conservés dans cette base de données servent à :

Lorsqu'on communique avec le D Gest SB pour l'informer d'une perte militaire, celui-ci doit créer un nouveau dossier dans la base de données sur les pertes militaires, en utilisant le matricule et le nom du militaire. Le D Gest SB doit mettre à jour la base de données afin qu'elle reflète les différentes mesures prises à la suite de la création du nouveau dossier.

Les dossiers personnels des militaires créés dans la base de données sur les pertes militaires doivent être conservés en permanence jusqu'à ce qu'il soit nécessaire de les verser aux archives.

Formulaire CF 98

Le formulaire CF 98 doit être rempli lorsqu'un militaire :

Lorsqu'il reçoit un formulaire CF 98 dûment rempli, le D Gest SB doit l'entrer dans la base de données sur les pertes militaires selon le matricule et le nom du militaire qui figurent sur le formulaire.

Après avoir entré le formulaire CF 98, le D Gest SB doit prendre les mesures nécessaires et distribuer le formulaire comme suit :

Cycle de vie des rapports d'enquête sur une perte militaire

Lorsqu'il est informé qu'une CE a été mise sur pied ou qu'une ES a été commandée afin de faire la lumière sur les circonstances entourant une perte militaire, le D Gest SB doit :

Il doit attribuer au dossier l'un ou l'autre des numéros suivants :

Lorsque le dossier est clos, le D Gest SB doit :

Dossier du militaire dans SGEPD

Le dossier personnel du militaire est conservé dans le SGEPD pendant une période de dix ans à compter de la date de la libération du militaire de la Force régulière, pour ensuite être transféré à BAC (CDP).

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Divulgation à une personne

Sources de renseignements sur les employés fédéraux

Le document Info Source - Sources de renseignements sur les employés fédéraux aide les employés, anciens ou actuels, du gouvernement fédéral, à :

Fichiers de renseignements personnels

Les fichiers de renseignements personnels (FRP) sont mis sur pied en collaboration avec BAC afin d'assurer la disposition appropriée d'un dossier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les FRP présentent tous les renseignements personnels qui sont organisés et qui peuvent être extraits à partir :

Les FRP sont identifiés par un code alphanumérique composé de trois lettres et d'un numéro correspondant à un ensemble précis.

Ces bases de données, ainsi que leurs politiques de conservation et délais d'exécution, sont énumérées dans le document Info Source - Sources de renseignements sur les employés fédéraux. Elles sont revues chaque année afin de s'assurer que les renseignements créés sur les militaires sont consignés et transmis conformément aux politiques en vigueur.

Le MDN et les FC ont consigné des renseignements personnels dans trois catégories de FRP :

Fichiers de renseignements personnels - DPMAP

Les DPMAP sont décrits dans le document Info Source - Sources de renseignements sur les employés fédéraux, sous les FRP suivants :

Demandes de renseignements personnels - DPMAP

Pour de l'information sur les demandes de DPMAP formelles ou informelles, voir la DOAD 1002-0, Renseignements personnels et les autres DOAD de la série 1002.

Responsabilités

Tableau des responsabilités

Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le … est chargé de ou d' …

D Pol PM

  • établir le cadre de gestion des dossiers personnels des militaires auquel sont soumises les personnes chargées de l'administration des DPMAP;
  • conseiller le D Gest SB sur les questions touchant à la gestion des DPMAP.

D Gest SB

  • assurer l'intégrité des DPMAP;
  • assurer la conformité aux autorisations de disposition de documents (ADD);
  • faire des vérifications régulières.

Directeur - Accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)

  • coordonner les demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et visant des renseignements personnels contenus dans les DPMAP.

Références

Références principales

Références supplémentaires