DOAD 5050-3, Dossiers personnels des militaires relatifs à l'administration des pertes
Identification
Date de publication : 2006-06-16
Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».
Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Directeur – Politique du personnel militaire(D Pol PM).
Renseignements : Directeur - Gestion du soutien aux blessés (D Gest SB)
Définitions
- Disposition de documents (records disposition)
- Disposition de documents désigne l'acte de retirer les documents du contrôle du
MDN et des FC, par l'un ou l'autre des moyens autorisés suivants :
- la destruction;
- le transfert à Bibliothèque et Archives Canada (BAC);
- le transfert de la garde et du contrôle à un organisme à l'extérieur du gouvernement du Canada, comme le transfert de dossiers à un musée.
- Dossier personnel du militaire (CF personnel record)
- Dossier personnel du militaire désigne l'ensemble des renseignements personnels dont les FC ont besoin pour gérer la carrière d'un militaire, sans égard à la forme de l'information.
- Élément d'un dossier personnel du militaire (CF personnel record component)
- Élément d'un dossier personnel du militaire désigne une partie d'un dossier personnel du militaire qui est constituée et mise à jour par un responsable des dossiers personnels des militaires.
- Perte militaire (military casualty)
- Perte militaire désigne un militaire qui est :
- soit malade ou blessé;
- soit porté disparu;
- soit tué;
- soit mort.
- Responsable des dossiers personnels des militaires (CF personnel record custodian)
- Responsable des dossiers personnels des militaires désigne le bureau chargé de la gestion d'un élément du dossier personnel du militaire au nom du Chef personnel militaire.
Aperçu
Contexte
Un dossier personnel du militaire relatif à l'administration des pertes (DPMAP) est un dossier personnel du militaire qui contient les renseignements personnels nécessaires pour étayer le cas d'un militaire qui devient une perte militaire.
Les DPMAP doivent être correctement ouverts, tenus à jour, conservés, protégés, gérés et rendus accessibles conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les politiques et les procédures entourant l'origine et les normes des DPMAP sont décrites dans les DOAD prévues comme références de la présente DOAD.
Directeur - Gestion du soutien aux blessés
À titre de responsable des dossiers personnels des militaires, le D Gest SB doit :
- tenir à jour et traiter les DPMAP;
- donner des orientations et des directives de gestion des renseignements versés dans les DPMAP.
Le D Gest SB tient à jour les trois dossiers personnels des militaires suivants au même titre que des DPMAP :
- la base de données sur les pertes militaires;
- le formulaire CF 98 , Rapport en cas de blessures ou d'exposition à du matériel ou substances toxiques, dûment rempli;
- les rapports d'enquête sur des pertes militaires découlant des enquêtes des commissions d'enquête (CE) ou des enquêtes sommaires (ES) tenues pour faire la lumière sur les circonstances entourant une perte militaire.
Vérification
Le D Gest SB doit procéder à la vérification des DPMAP, à tous les cinq ans au moins, afin de confirmer que la gestion et l'administration de ces dossiers sont :
- effectuées conformément aux lois fédérales et aux normes professionnelles;
- étayées efficacement par des renseignements utiles, exhaustifs et exacts.
Propriété
Les DPMAP sont produits ou tenus dans le contexte des activités du MDN et des FC et, par conséquent, appartiennent à Sa Majesté du chef du Canada et non à une personne ou organisation quelconque.
Cycle de vie de gestion des dossiers
Cycle de vie de la base de données sur les pertes militaires
La base de données sur les pertes militaires est un système de gestion des dossiers qu'utilise le D Gest SB pour assurer la saisie et le suivi des renseignements touchant les pertes militaires. Les dossiers personnels des militaires conservés dans cette base de données servent à :
- coordonner la réponse du MDN et des FC à un militaire ou aux membres de la famille qui survivent à un militaire;
- analyser l'information en vue de cerner les problèmes.
Lorsqu'on communique avec le D Gest SB pour l'informer d'une perte militaire, celui-ci doit créer un nouveau dossier dans la base de données sur les pertes militaires, en utilisant le matricule et le nom du militaire. Le D Gest SB doit mettre à jour la base de données afin qu'elle reflète les différentes mesures prises à la suite de la création du nouveau dossier.
Les dossiers personnels des militaires créés dans la base de données sur les pertes militaires doivent être conservés en permanence jusqu'à ce qu'il soit nécessaire de les verser aux archives.
Formulaire CF 98
Le formulaire CF 98 doit être rempli lorsqu'un militaire :
- s'est blessé;
- a été ou semble avoir été exposé à du matériel ou substances toxiques.
Lorsqu'il reçoit un formulaire CF 98 dûment rempli, le D Gest SB doit l'entrer dans la base de données sur les pertes militaires selon le matricule et le nom du militaire qui figurent sur le formulaire.
Après avoir entré le formulaire CF 98, le D Gest SB doit prendre les mesures nécessaires et distribuer le formulaire comme suit :
- si le militaire appartient à la Force régulière, le D Gest SB transmet le formulaire au Quartier général de la Défense nationale, au soin du Directeur - Gestion de l'information des ressources humaines (Système de gestion électronique des dossiers du personnel) ([QGDN/DIRHG] [SGEDP]), où il est consigné par imagerie documentaire dans le dossier SGEDP permanent du militaire;
- si le militaire appartient à la Réserve, le D Gest SB conserve le formulaire jusqu'à ce qu'il soit nécessaire de le verser aux archives.
Cycle de vie des rapports d'enquête sur une perte militaire
Lorsqu'il est informé qu'une CE a été mise sur pied ou qu'une ES a été commandée afin de faire la lumière sur les circonstances entourant une perte militaire, le D Gest SB doit :
- ouvrir un dossier d'enquête sur la perte militaire;
- y verser tous les renseignements reçus au sujet de cette perte militaire.
Il doit attribuer au dossier l'un ou l'autre des numéros suivants :
- 5090, suivi du matricule du militaire, si l'enquête porte sur son décès;
- 5010, suivi du matricule du militaire, si l'enquête porte sur la blessure subie par un militaire.
Lorsque le dossier est clos, le D Gest SB doit :
- envoyer une copie de la lettre de clôture de la CE ou de l'ES :
- au (QGDN/DIRHG [SGEDP]) où il est consigné par imagerie documentaire dans le dossier SGEPD permanent du militaire, si celui-ci appartient à la Force régulière;
- au responsable des dossiers du personnel militaire de l'unité d'appartenance du militaire, si celui-ci appartient à la Réserve;
- envoyer le dossier original fermé aux Services de soutien partagés (SSP) du
QGDN. Sur réception, les SSP doivent :
- envoyer immédiatement les rapports d'enquête sur le décès du militaire au Centre des dossiers publics de Bibliothèque et Archives Canada (BAC (DCP));
- conserver les rapports d'enquête sur la blessure du militaire jusqu'à ce qu'on l'informe de la libération de ce dernier et envoyer ensuite ces rapports à BAC (CDP).
Dossier du militaire dans SGEPD
Le dossier personnel du militaire est conservé dans le SGEPD pendant une période de dix ans à compter de la date de la libération du militaire de la Force régulière, pour ensuite être transféré à BAC (CDP).
Divulgation à une personne
Sources de renseignements sur les employés fédéraux
Le document Info Source - Sources de renseignements sur les employés fédéraux aide les employés, anciens ou actuels, du gouvernement fédéral, à :
- trouver les renseignements personnels que détient le gouvernement à leur sujet;
- se prévaloir de leurs droits, prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Fichiers de renseignements personnels
Les fichiers de renseignements personnels (FRP) sont mis sur pied en collaboration avec BAC afin d'assurer la disposition appropriée d'un dossier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les FRP présentent tous les renseignements personnels qui sont organisés et qui peuvent être extraits à partir :
- du nom de la personne;
- d'un numéro d'identification, d'un symbole ou de tout autre détail particulier attribué à la personne.
Les FRP sont identifiés par un code alphanumérique composé de trois lettres et d'un numéro correspondant à un ensemble précis.
Ces bases de données, ainsi que leurs politiques de conservation et délais d'exécution, sont énumérées dans le document Info Source - Sources de renseignements sur les employés fédéraux. Elles sont revues chaque année afin de s'assurer que les renseignements créés sur les militaires sont consignés et transmis conformément aux politiques en vigueur.
Le MDN et les FC ont consigné des renseignements personnels dans trois catégories de FRP :
- PPU - Fichiers publics;
- PPE - Fichiers particuliers;
- POE - Fichiers centraux.
Fichiers de renseignements personnels - DPMAP
Les DPMAP sont décrits dans le document Info Source - Sources de renseignements sur les employés fédéraux, sous les FRP suivants :
- PPE 817 - Base de donnés sur les pertes militaires;
- PPE 818 - Dossier d'information personnel des membres des FC (pour le formulaire CF 98 d'un militaire appartenant à la Force régulière);
- PPE 832 - Commissions d'enquête/enquêtes sommaires;
- PPE 836 - Dossiers du personnel militaire des unités, renseignements personnels (DPU-CF 478) (pour le formulaire CF 98 d'un militaire appartenant à la Réserve).
Demandes de renseignements personnels - DPMAP
Pour de l'information sur les demandes de DPMAP formelles ou informelles, voir la DOAD 1002-0, Renseignements personnels et les autres DOAD de la série 1002.
Responsabilités
Tableau des responsabilités
Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :
| Le … | est chargé de ou d' … |
|---|---|
|
D Pol PM |
|
|
D Gest SB |
|
|
Directeur - Accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP) |
|
Références
Références principales
- Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Info Source - Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
- DOAD 5050-0, Dossiers relatifs au personnel des Forces canadiennes
- ADD AN 1985/012, 17 mai 1985
- ADD 2000/019-1, 12 avril 2005
Références supplémentaires
- DOAD 1002-0, Renseignements personnels
- DOAD 1002-1, Demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- DOAD 1002-2, Demandes non officielles de renseignements personnels
- DOAD 5018-0, Militaires blessés et pertes militaires
- DOAD 5018-2, Rapport en cas de blessures et d'exposition à du matériel ou substances toxiques
- Formulaire CF 98, Rapport sur les blessures ou l'exposition à du matériel ou substances toxiques
