DOAD 5050-1, Dossiers personnels des militaires du Directeur général - Carrières militaires et du Directeur - Gestion de l'information des ressources humaines et dossiers relatifs aux successions militaires du Juge-avocat général

Identification

Date de publication : 2005-06-30

Date de modification : 2006-07-28

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Directeur – Politique du personnel militaire(D Pol PM).

Renseignements :


Abréviations

Tableau des abréviations

Le présent document contient les abréviations suivantes :

Abréviation Mot ou expression en toutes lettres

ADD

autorisation de disposition de documents

AN

Archives nationales

BAC

Bibliothèque et Archives Canada

BPR

Bureau de première responsabilité

CCE

Centre de contrôle des entrées

CRFC

Centre de recrutement des Forces canadiennes

DACM

directeur - Administration (Carrières militaires)

DAIPRP

directeur - Accès à l'information et protection des renseignements personnels

DCM

directeur - Carrières militaires

DGCM

directeur général - Carrières militaires

DIRHG

directeur - Gestion de l'information des ressources humaines

DNS

directeur - Nominations supérieures

DOCA

directeur - Opérations de la chaîne d'approvisionnement

D Pol PM

directeur - Politique du personnel militaire

DPU

dossier du personnel de l'unité (FC 478)

D SSP QGDN

directeur - Service de soutien partagés - QDGN

DTCSP

directeur - Traitement des comptes, soldes et pensions

ENA

effectifs en non-activité

F rég

Force régulière

F rés

Force de réserve

FRP

fichier de renseignements personnels

GPFC

Grand prévôt des Forces canadiennes

Gp Svc S FC

Groupe des services de santé des Forces canadiennes

JAG

Juge-avocat général

QGDN

quartier général de la Défense nationale

Rés supp

Réserve supplémentaire

RH

ressources humaines

SCCS

Système central de calcul de la solde

SDECP

Système de dossiers électroniques des candidats possibles

SGEDP

Système de gestion électronique des dossiers du personnel

SGIRFC

Système de gestion de l'information sur les ressources des Forces canadiennes

SGRH

Système de gestion des ressources humaines

SIGC

Système d'information de la gestion de carrière

SIGRHD

Système intégré de gestion des ressources humaines de la Défense

USTD

unité de soutien pour la tenue des dossiers

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Définitions

Autorisation de disposition de documents (records disposition authority)
Autorisation de disposition de documents désigne l'autorisation accordée par l'Archiviste national du Canada au MDN et aux FC, précisant les documents qui ne sont plus nécessaires à des fins opérationnelles, juridiques ou informatives et qui selon le cas :
  • peuvent être déclassés par destruction ou transfert à l'extérieur du gouvernement du Canada;
  • doivent être transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
Disposition de documents (records disposition)
Disposition de documents désigne l'acte de retirer les documents du contrôle du MDN et des FC, par un moyen autorisé tel :
  • l'élimination;
  • le transfert à Bibliothèque et Archives Canada;
  • le transfert de la garde et du contrôle à un organisme à l'extérieur du gouvernement du Canada, comme le transfert de documents à un musée.
Document temporaire (transitory record)
Document temporaire désigne un document qui n'est requis que pour un certain temps afin d'assurer l'exécution d'une tâche courante ou la préparation d'un document subséquent. Un document temporaire n'est pas un document ministériel.
Les documents temporaires incluent notamment les :
  • renseignements d'un formulaire utilisé dans les communications courantes;
  • exemplaires utilisés uniquement à des fins utilitaires;
  • ébauches de lettres, de rapports ou de notes de service utilisées pour consultation personnelle (c'est-à-dire que leur auteur ne les communique à personne).
Dossier personnel du militaire (CF personnel record)
Dossier personnel du militaire désigne l'ensemble des renseignements personnels dont les FC ont besoin pour gérer la carrière d'un militaire, sans égard au mode de conservation ou d'enregistrement de l'information.
Élément d'un dossier personnel du militaire (CF personnel record component)
Élément d'un dossier personnel du militaire désigne une partie d'un dossier personnel du militaire qui est constituée et préservée par un responsable des dossiers personnels des militaires.
Responsable des dossiers personnels des militaires (CF personnel record custodian)
Responsable des dossiers personnels des militaires désigne le bureau chargé de la gestion d'un élément du dossier personnel des militaires au nom du Chef de personnel militaire.

Aperçu

Contexte

Les dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG contiennent les renseignements personnels nécessaires à la gestion de la carrière des militaires. Les dossiers relatifs aux successions militaires du JAG contiennent des renseignements personnels sur la succession d'un militaire. Ces dossiers doivent être correctement ouverts, tenus, conservés, protégés, gérés et rendus accessibles conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Propriété

Les dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG et ceux relatifs aux successions militaires du JAG sont créés ou tenus dans le contexte des activités du MDN et des FC et par conséquent appartiennent à Sa Majesté du chef du Canada. Certains types de renseignements personnels, tels que les curriculum vitæ, appartiennent à leur auteur et ne sont donc pas soumis aux pratiques de tenue de dossiers internes.

Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires

La politique concernant les dossiers personnels des militaires est décrite dans la publication A-PM-245-001/FP-001 Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires. Celle-ci indique les formalités pour la tenue des dossiers et précise les données qui doivent être colligées, par qui elles doivent l'être, quand, à quel endroit et selon quelle norme.

Info Source  : Sources de renseignements sur les employés fédéraux

Le document Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux aide les employés - anciens ou actuels - du gouvernement fédéral, y compris les militaires, à trouver les renseignements personnels que détient le gouvernement à leur sujet ainsi qu'à se prévaloir de leurs droits, prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Fichiers de renseignements personnels

Les FRP sont mis sur pied en collaboration avec BAC afin d'assurer la disposition correcte d'un dossier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les FRP présentent tous les renseignements personnels qui sont organisés et qui peuvent être extraits, selon :

Les FRP sont identifiés par un code alphanumérique composé de trois lettres et d'un numéro correspondant à un ensemble précis.

Ces bases de données, ainsi que leurs politiques de conservation et délais d'exécution, sont énumérées dans Info Source: Sources de renseignements sur les employés fédéraux. Elles sont revues chaque année afin de s'assurer que les renseignements créés sur les militaires sont consignés et transmis conformément aux politiques en vigueur.

Le MDN et les FC ont consigné des renseignements personnels dans trois catégories de FRP :

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Directeur général - Carrières militaires

Mandat

Les dossiers personnels des militaires utilisés pour l'affectation de ces derniers dans le contexte de la mission de la défense sont gérés par le SGEDP, au nom du DGCM. La gestion des dossiers personnels des militaires réservistes relève du siège administratif pertinent, soit de l'un ou l'autre des sièges suivants :

Dossiers personnels des militaires du DNS

Les dossiers personnels des militaires utilisés pour les nominations supérieures et les nominations honorifiques sont gérés par :

Gestion des carrières du DCM

Le DCM conserve des notes constituant des documents temporaires dans le SIGC. Ces notes sont rédigées pour les entrevues annuelles entre les gestionnaires de carrières et les militaires de la F rég. Les notes qui ne sont pas insérées dans le dossier personnel du militaire au cours de l'année, notamment celles associées aux affectations, aux instructions de promotion ou à la sélection pour la formation sont éliminées.

Directeur - Administration et gestion des ressources (Carrières militaires)

Le DACM fournit des services administratifs au DGCM et aux intervenants qui y sont associés afin d'assurer l'efficacité et la transparence de la gestion des RH militaires.

DACM - Marche à suivre dans la gestion des dossiers personnels des militaires de la F rég

Le tableau ci-dessous énonce la marche à suivre par le DACM dans la gestion des dossiers personnels des militaires de la F rég au moment de leur libération :

Étape Mesure

1

Vérifier tous les dossiers personnels des militaires au moment de leur libération.

2

S'assurer qu'une copie vérifiée du relevé de congé est insérée dans le dossier personnel du militaire, vu que ce document peut avoir une incidence sur ses prestations financières au moment de sa libération, par exemple l'indemnité de départ.

3

Transmettre le dossier personnel du militaire au SGEDP.

4

Contrôler l'accès aux dossiers personnels des militaires au moyen d'une liste maîtresse des organismes autorisés à y accéder.

5

Agir à titre de BPR en ce qui concerne l'accès informel aux dossiers personnels des militaires pendant les dix années suivant la libération (agir à titre d'USTD du militaire).

DACM - Marche à suivre dans la gestion des dossiers personnels des militaires réservistes

Le DACM ne doit gérer que les dossiers personnels des militaires réservistes qui requièrent :

Une fois les mesures nécessaires prises, ces dossiers sont retournés au siège administratif pertinent pour qu'il en dispose.

Directeur - Gestion de l'information des ressources humaines

Mandat

Le DIRHG offre un système unique de gestion des RH dont peuvent se servir tous les niveaux de gestion, tous les militaires et tous les employés du MDN pour accéder rapidement aux dossiers des militaires. Le fonctionnement de ce système repose sur la :

Dossiers du SGRH

Les dossiers personnels des militaires créés par le SGRH sont décrits dans le document Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, sous le FRP PPE 805 (SIGRHD du MDN).

Nota - Le SGRH est le seul système de gestion des RH officiel en ce qui concerne les militaires, tant ceux de la F rég que les réservistes. Si la conversion vers le SGRH n'a pas encore été effectuée, les mêmes pratiques en matière de disposition des documents doivent être suivies pour les autres systèmes informels de gestion utilisés.

Tableau de la marche à suivre - dossiers du SGRH

Le tableau ci-dessous énonce la marche à suivre pour le cycle de vie des dossiers du SGRH :

Étape Mesure

1

Dès qu'une demande de recrutement est reçue, le CRFC utilise le SGIRFC afin d'attribuer un numéro d'identification au postulant.

2

Une fois le postulant enrôlé, le CRFC attribue un numéro matricule au nouveau militaire.

3

Au moment de l'enrôlement, le CFRC effectue l'opération d'enrôlement au moyen du SGIRFC. Le SGIRFC communique alors avec le SGRH, ce qui déclenche trois opérations distinctes :

  • au moment où les données sur le militaire sont transférées au SGRH, le dossier du SGIRFC est automatiquement fermé;
  • un dossier personnel du militaire est ouvert par le SGRH et un numéro d'identification d'embauche, utilisé uniquement par le SGRH (Peoplesoft), est créé;
  • dans le cas des militaires de la F rég, un dossier de solde du SCCS, qui met en branle le processus de solde, est automatiquement créé.

Nota - Le numéro d'assurance sociale est fourni par le militaire et transmis au DTCSP aux fins du traitement de la solde seulement. Il n'est pas conservé dans le SGRH.

4

Il incombe au CCE du DIRHG :

  • de gérer le processus d'interface entre le SGIRFC et le SGRH;
  • d'examiner les opérations qui échouent et de les corriger.

5

Dans le cas d'un militaire de la F rég, le CCE gère le dossier personnel du militaire jusqu'à ce qu'il termine sa formation.

6

Les dossiers personnels des militaires de la F rég et les dossiers personnels des militaires réservistes sont gérés par l'USTD à laquelle le militaire appartiendra, laquelle est déterminée dans le SGRH grâce à un numéro d'identification ministériel, autrefois appelé code d'identification d'unité.

7

Au moment de la libération du militaire, l'USTD perdante (centre de libération) consigne les renseignements sur la libération dans le SGRH.

8

Le dossier personnel du militaire est intégré à une base de données sur les libérations, mais il demeure accessible au personnel qui possède une identification d'utilisateur requise, jusqu'à la disposition du dossier de données.

9

Si un ancien militaire de la F rég ou un ancien réserviste désire s'enrôler, le CCE, à la demande du CRFC, peut préparer des relevés de « Vérification des services antérieurs ».

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Disposition des documents du SGRH

Les dossiers personnels des militaires créés par le SGRH doivent être conservés en permanence, jusqu'à ce que leur archivage devienne nécessaire.

Dossier du SGEDP

Le SGEDP gère les dossiers personnels des militaires de la F rég et les dossiers personnels des militaires de la Rés supp.

Les dossiers personnels des militaires sont décrits dans le document Info Source  : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, sous les FRP suivants :

Processus administratif du SGEDP

Les documents sont archivés selon un index exhaustif permettant aux utilisateurs autorisés d'accéder à l'information. Le SGEDP assure la sécurité et la disponibilité des documents électroniques. Les dossiers sont gérés conformément à l'ADD 2000/019-1.

Le SGEDP ne crée pas les dossiers personnels des militaires, mais transpose sur support électronique (imagerie documentaire) divers documents, notamment les :

Lorsqu'un militaire de la F rég devient un ENA, le DPU est aussi consigné dans le SGEDP par imagerie documentaire.

Si les travaux d'une commission d'enquête concernent un militaire, seules la page couverture et une page indiquant l'objet de la commission d'enquête sont saisies dans le SGEDP afin d'indiquer l'existence d'un tel document. Les documents originaux sont envoyés directement à BAC pour y être archivés avec les autres documents non électroniques.

Au moment de la libération d'un militaire, les éléments du dossier personnel du militaire qui ne sont pas numérisés dans le SGEDP sont envoyés directement à BAC par les responsables des dossiers personnels des militaires. Ces responsables sont le :

Nota - Lorsqu'un réserviste devient un ENA, le DPU n'est pas numérisé.

Disposition des documents du SGEDP

Les dossiers personnels des militaires de la F rég et les dossiers personnels des militaires de la Rés supp sont conservés dans le SGEDP pendant 10 ans, à compter de la date de libération. Ils sont ensuite transférés à BAC, conformément à l'ADD 2000/019-1.

Les autres dossiers personnels des militaires réservistes sont conservés aux sièges administratifs pertinents pendant trois ans à compter de la date de libération. Ils sont ensuite transférés à BAC, conformément à l'ADD AN 1985/012.

Juge-avocat général

Dossiers de succession militaire

Un dossier de succession militaire doit être créé à la mort d'un militaire appartenant à l'un ou l'autre des éléments constitutifs suivants :

Le ministre a nommé le JAG comme directeur des successions militaires.

Disposition

Une fois toutes les tâches nécessaires effectuées, les dossiers de succession militaire sont envoyés aux D SSP QGDN, qui les conservent pendant trois ans. Après cette période, les D SSP QGDN envoient les dossiers de succession militaire au Centre des documents du personnel, qui les conserve pendant une période de deux ans avant de les transmettre à BAC.

Responsabilités

Tableau des responsabilités

Le tableau suivant énonce les responsabilités associées à la gestion des dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG et des dossiers relatifs aux successions militaires du JAG :

Le… est ou sont chargés de ou d'…

D Pol PM

  • établir des normes afin d'assurer la cohérence de l'application des procédures quant aux renseignements contenus dans les dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG et des dossiers relatifs aux successions militaires du JAG;
  • tenir la politique à jour en ce qui concerne les dossiers susmentionnés;
  • fournir des conseils sur toutes les questions liées aux dossiers susmentionnés.

BPR et les responsables

  • assurer l'intégrité des dossiers personnels des militaires du DGCM et du DIRHG et des dossiers relatifs aux successions militaires du JAG;
  • assurer la conformité aux ADD;
  • effectuer des vérifications périodiques (au moins une fois tous les cinq ans) afin de confirmer que la gestion et l'administration des RH reposent sur des renseignements utiles, complets et exacts.

DAIPRP

  • coordonner les demandes de renseignements personnels visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Références

Références principales

Références supplémentaires