DOAD 5031-53, Programme d’appui à l’éducation du personnel civil
Identification
Date de publication : 2009-09-28
Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés nommés pour une période indéterminée du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires », qui agissent à titre de gestionnaires ou de superviseurs à l’égard d’employés du MDN.
Document annulé : Directive intérimaire, Programme d’appui à l’éducation des civils de la Défense nationale
Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA[RH-Civ])
Renseignements : Directeur – Programmes et services d’apprentissage et de perfectionnement professionnel (DPSAPP)
Définitions
- Établissement d’enseignement canadien reconnu (recognized Canadian educational institution)
- Établissement d’enseignement canadien reconnu désigne tout établissement canadien public ou privé qui, en vertu d’une loi provinciale ou territoriale ou par un mécanisme d’assurance de la qualité prescrit par le gouvernement, a le plein pouvoir de décerner des diplômes ou d’autres documents officiels, notamment des attestations, des certificats et des grades, confirmant qu’une personne a terminé avec succès un programme d’études.
- Fonction publique fédérale (Federal Public Service)
- Fonction publique fédérale s’entend au sens de « fonction publique » à l’article 2 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.
Aperçu
Contexte
À titre d’organisme favorisant l’apprentissage, le MDN s’engage à encourager et à soutenir les efforts déployés par ses employés pour améliorer et rehausser leurs titres de compétence et leurs qualifications professionnelles en leur facilitant l’accès aux études.
Aussi, pour assurer le développement constant des capacités de chacun et pour favoriser l’apprentissage continu, le MDN encourage ses employés à participer au Programme d’appui à l’éducation du personnel civil (PAEPC), qui leur permet de faire des études à temps plein dans un établissement d’enseignement canadien reconnu. La formation que demande l’employé du MDN dans le cadre du PAEPC devrait être inscrite dans son plan d’apprentissage personnel annuel. Le PAEPC aide à préparer les employés du MDN à répondre aux besoins actuels du MDN et à en relever les défis futurs.
Le PAEPC offre aux employés du MDN la possibilité de demander de l’aide financière pour les études à temps plein qu’ils suivent dans un établissement d’enseignement canadien reconnu pendant une période maximale de 12 mois consécutifs, cette période débutant le 1er août d’une année et se terminant le 31 août de l’année suivante. La période de formation de chacun peut varier selon le plan de formation demandé et approuvé, mais la durée maximale en est de 12 mois consécutifs.
La campagne de publicité et de recrutement du PAEPC est habituellement lancée en décembre. La date limite pour présenter les mises en candidature au PAEPC peut varier d’une année à l’autre, mais elle tombe habituellement avant la fin de l’exercice financier.Objectifs
La présente DOAD :
- énonce les principes encadrant l’admissibilité au PAEPC;
- décrit les procédures de mise en candidature et de sélection;
- résume les conditions et les aspects financiers du PAEPC;
- précise les responsabilités principales de divers intervenants;
- fournit des lignes directrices pour aider les intervenants à se conformer à ses dispositions.
Principes de fonctionnement
Critères d’admissibilité
Pour être admissible au PAEPC, l’employé du MDN doit :
- être un employé à temps plein et nommé pour une période indéterminée au MDN, depuis au moins les deux années qui précèdent la date limite de présentation des mises en candidature au PAEPC;
- occuper un poste dans l’une des catégories d’emploi suivantes :
- soutien administratif;
- exploitation;
- administration et service extérieur;
- technique;
- scientifique et professionnelle;
- satisfaire aux exigences linguistiques de son poste d’attache;
- ne pas participer ou avoir participé, au cours des cinq dernières années, à un programme à temps plein de formation ou de perfectionnement de plus de six mois subventionné par le gouvernement fédéral, autre qu’une formation en langue seconde;
- avoir choisi un programme d’études qui :
- reflète son plan de carrière et les besoins de la fonction publique fédérale;
- améliore son employabilité future au sein du MDN ou de la fonction publique fédérale;
- avoir présenté une demande d’inscription à temps plein dans un établissement d’enseignement canadien reconnu qui offre le programme d’études choisi dans le cadre du service d’enseignement à distance ou qui est situé, en empruntant le chemin le plus direct, le plus sûr et le plus pratique, à un maximum de 60 kilomètres de sa résidence ou de son lieu de travail, ou encore qui est situé à plus de 60 kilomètres si le programme n’est pas offert plus près ou dans le cadre du service d’enseignement à distance;
- satisfaire aux exigences minimales de scolarité pour être admis au programme d’études choisi;
- avoir entrepris le programme d’études choisi ou participer activement à un processus d’apprentissage continu pertinent (y compris les activités de bénévolat pertinentes) en dehors des heures de travail normales;
- avoir obtenu de son gestionnaire :
- l’autorisation de suivre le programme d’études choisi en qualité de participant au PAEPC;
- la confirmation écrite de son rendement « a répondu à toutes les attentes ».
Afin d’assurer l’impartialité et la transparence du processus de sélection, les employés du MDN qui participent directement à la coordination ou à la gestion du PAEPC ne peuvent y poser leur candidature que s’ils ont été déchargés, à leur demande, de leurs responsabilités à cet égard.
Groupes visés par l’équité en matière d’emploi
Un employé du MDN qui est membre d’un des groupes visés par l’équité en matière d’emploi énumérés ci-dessous peut, en outre, présenter sa candidature à titre de membre de ce groupe :
- les Autochtones;
- les personnes handicapées;
- les membres des minorités visibles.
Il demeure toutefois tenu de réponde aux critères établis dans le bloc Critères d’admissibilité.
Procédure de mise en candidature
Le candidat au PAEPC doit :
- remplir le formulaire Mise en candidature au Programme d’appui à l’éducation du personnel civil;
- rédiger une lettre de présentation à l’intention du comité de sélection;
- inclure dans son dossier de mise en candidature :
- une attestation d’études;
- la copie de son plan de carrière;
- les relevés de notes des cours récemment suivis qui sont liés au programme d’études;
- son curriculum vitae;
- des lettres de recommandation (trois au maximum);
- des références ou des documents démontrant qu’il a la capacité de terminer avec succès son programme d’études;
- sa lettre d’offre d’emploi;
- des documents confirmant son profil linguistique en langue seconde.
Si l’établissement d’enseignement canadien reconnu choisi est situé à plus de 60 kilomètres de la résidence ou du lieu de travail du candidat, celui-ci doit joindre à sa mise en candidature une justification de son choix ainsi qu’une estimation détaillée des frais de déplacement et d’hébergement.
Il est possible de se procurer le formulaire Mise en candidature au Programme d’appui à l’éducation du personnel civil sur le site intranet du PAEPC (http://hr.ottawa-hull.mil.ca/CPESP-PAEPC), auprès des coordonnateurs régionaux du PAEPC, dans les Centres d’apprentissage et de carrière ou dans les Centres de services.
Date limite de présentation des mises en candidature
La date limite de présentation des mises en candidature peut varier d’une année à l’autre, mais elle tombe habituellement avant la fin de l’exercice financier.
Une fois complétés, les dossiers de mise en candidature doivent être envoyés au directeur général – Apprentissage et perfectionnement professionnel (DGAPP), dont l’adresse se trouve sur le site intranet du PAEPC.
Les mises en candidatures présentées après 23 h 59 le jour de la date limite, le cachet de la poste faisant foi, ne seront pas acceptées.
Procédure de sélection
Le comité de sélection :
- est présidé par le DGAPP;
- se compose de représentants civils et militaires de la direction et de syndicats du MDN et des FC;
- se réunit tous les ans en mai.
Chaque mise en candidature est jugée séparément en fonction des critères d’évaluation suivants :
- le plan de carrière;
- la pertinence du programme d’études pour le MDN et la fonction publique fédérale;
- l’engagement probant dans un processus d’apprentissage continu;
- la capacité de terminer avec succès le programme d’études;
- le plan d’achèvement de la formation.
Au terme de la procédure de sélection, le DGAPP soumet la liste des participants potentiels recommandés par le comité de sélection au SMA(RH-Civ) à des fins d’approbation.
Une fois la liste approuvée par le SMA(RH-Civ), les gestionnaires des participants sélectionnés sont avisés des résultats et les transmettent à ces participants.
Tous les candidats reçoivent par écrit la liste des participants sélectionnés pour l’année visée. S’ils le souhaitent, les candidats peuvent demander un compte rendu verbal de leur mise en candidature en communiquant avec le DGAPP.
Conditions et aspects financiers
Conditions du PAEPC
Pour obtenir de l’aide financière dans le cadre du PAEPC, le participant doit :
- signer le Protocole d’accord visant le Programme d’appui à l’éducation du personnel civil;
- au terme de la formation couverte par le PAEPC, accepter de retourner au service du MDN ou d’un autre employeur de la fonction publique fédérale pendant le double de la période de formation financée par le PAEPC.
Nota – Le Protocole d’accord prévoit les conditions selon lesquelles le participant qui ne termine pas un cours avec succès ou qui ne demeure pas au service de la fonction publique fédérale pour la période prévue doit rembourser l’aide financière qui lui a été versée.
Aspects financiers
Pendant qu’ils étudient dans le cadre du PAEPC, les participants :
- conservent leur statut d’employé nommé pour une période indéterminée et leur poste d’attache;
- sont en congé d’études sans solde et reçoivent une indemnité tenant lieu de salaire qui équivaut à 100 % du salaire brut de l’employé applicable à son poste d’attache.
Le PAEPC ne permet pas de bénéficier :
- de la rémunération d’intérim;
- de la prime de bilinguisme;
- de quelque indemnité que ce soit.
Avant de présenter une mise en candidature au PAEPC, les employés du MDN devraient consulter leur conseiller en rémunération pour connaître les répercussions que peut avoir le congé d’études sans solde sur leur rémunération et leurs avantages sociaux, par exemple :
- le Régime de pension de retraite de la fonction publique;
- les prestations supplémentaires de décès;
- le Régime d’assurance-invalidité ou l’assurance invalidité de longue durée;
- le Régime de soins de santé de la fonction publique;
- le Régime de soins dentaires de la fonction publique;
- les congés.
Aide financière
Les participants peuvent recevoir de l’aide financière pour couvrir :
- les frais de scolarité et d’autres frais spécifiques du programme d’études;
- le coût des manuels et du matériel obligatoires.
Les dépenses pour les ordinateurs, les logiciels, les imprimantes, l’accès Internet, le matériel et les fournitures de bureau ne sont pas couvertes par l’aide financière.
Les participants qui doivent vivre ailleurs qu’à leur résidence pendant la période d’études dans le cadre du PAEPC se font rembourser les dépenses liées :
- à leur hébergement, en fonction d’un tarif ne dépassant pas celui des logements étudiants équivalents;
- à leurs déplacements, à l’exception des repas, des faux frais et du stationnement, selon les dépenses admissibles et jugées raisonnables en vertu des instruments du Conseil du Trésor et du MDN.
Les participants qui étudient dans le cadre d’un service d’enseignement à distance et qui doivent se déplacer sur de courtes périodes ont droit au remboursement des dépenses admissibles et jugées raisonnables en vertu des instruments du Conseil du Trésor et du MDN.
Remboursement
Les remboursements versés aux participants sont effectués conformément :
- au Protocole d’accord visant le Programme d’appui à l’éducation du personnel civil signé;
- aux instruments du Conseil du Trésor et du MDN.
Le participant qui souhaite se faire rembourser une dépense doit d’abord obtenir l’approbation par écrit du DGAPP à cet égard. Le participant pourrait se voir refuser le remboursement d’une dépense qui a été engagée sans autorisation préalable.
Le participant doit présenter les reçus originaux. Il peut, sur présentation d’une preuve de paiement et d’une preuve qu’il a effectivement débuté la formation couverte par le PAEPC, demander le remboursement d’un montant équivalant à 60 % des dépenses approuvées. Le remboursement du solde (40 %) des dépenses qui ont été approuvées est effectué sur présentation d’une preuve que le participant a obtenu les notes de passage fixées par l’établissement d’enseignement canadien reconnu visé. Le participant doit demander le remboursement dans les meilleurs délais.
Afin de faciliter et d’accélérer le processus de remboursement, les participants doivent remplir le formulaire CF 52, Formule générale de demande d’indemnité.
Enveloppe des traitements et salaires
Le PAEPC offre aux gestionnaires la possibilité d’embaucher un remplaçant temporaire, puisque leur enveloppe des traitements et salaires n’est pas touchée par la participation d’un employé du MDN au PAEPC.
Affectation des fonds
Le SMA(RH-Civ) est chargé d’affecter les fonds au PAEPC.
Administration du budget
Le budget du PAEPC est administré par le DPSAPP.
Renseignements supplémentaires
Les employés du MDN peuvent consulter les sources suivantes afin d’obtenir des renseignements supplémentaires sur le PAEPC :
- le site intranet du PAEPC;
- les coordonnateurs régionaux du PAEPC (la liste se trouve sur le site intranet du DGAPP, dans la section du PAEPC);
- les Centres d’apprentissage et de carrière ou Centres de services locaux;
- un représentant du DGAPP.
Responsabilités
Tableau des responsabilités
Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la mise en oeuvre du PAEPC :
| Le ou les … | est chargé ou sont chargés de ou d’ … |
|---|---|
SMA(RH-Civ) |
|
DGAPP |
|
gestionnaires et superviseurs |
|
comité de sélection |
|
participants |
|
Références
Références principales
- Loi sur la gestion des finances publiques
- DOAD 5031-0, Apprentissage et perfectionnement professionnel
- DOAD 5031-50, Apprentissage continu et perfectionnement professionnel du personnel civil
Références supplémentaires
- Loi sur l’emploi dans la fonction publique, article 2
- Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales, Conseil du Trésor
- Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, Conseil du Trésor
- Programme d’appui à l’éducation du personnel civil
- Programme d'appui à l'éducation du personnel civil – Procédure de mise en candidature
- Guide pour l’élaboration d’un plan d’apprentissage personnel pour les employés du MDN
- Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux
- Conseil des ministres de l’Éducation (Canada)
- Formulaire DND 2244, Mise en candidature au Programme d’appui à l’éducation du personnel civil
- Formulaire CF 52, Formule générale de demande d’indemnité
