DOAD 5031-53, Programme d’appui à l’éducation du personnel civil

Identification

Date de publication : 2009-09-28

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés nommés pour une période indéterminée du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires », qui agissent à titre de gestionnaires ou de superviseurs à l’égard d’employés du MDN.

Document annulé : Directive intérimaire, Programme d’appui à l’éducation des civils de la Défense nationale

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA[RH-Civ])

Renseignements : Directeur – Programmes et services d’apprentissage et de perfectionnement professionnel (DPSAPP)


Définitions

Établissement d’enseignement canadien reconnu (recognized Canadian educational institution)
Établissement d’enseignement canadien reconnu désigne tout établissement canadien public ou privé qui, en vertu d’une loi provinciale ou territoriale ou par un mécanisme d’assurance de la qualité prescrit par le gouvernement, a le plein pouvoir de décerner des diplômes ou d’autres documents officiels, notamment des attestations, des certificats et des grades, confirmant qu’une personne a terminé avec succès un programme d’études.
Fonction publique fédérale (Federal Public Service)
Fonction publique fédérale s’entend au sens de « fonction publique » à l’article 2 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

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Aperçu

Contexte

À titre d’organisme favorisant l’apprentissage, le MDN s’engage à encourager et à soutenir les efforts déployés par ses employés pour améliorer et rehausser leurs titres de compétence et leurs qualifications professionnelles en leur facilitant l’accès aux études.

Aussi, pour assurer le développement constant des capacités de chacun et pour favoriser l’apprentissage continu, le MDN encourage ses employés à participer au Programme d’appui à l’éducation du personnel civil (PAEPC), qui leur permet de faire des études à temps plein dans un établissement d’enseignement canadien reconnu. La formation que demande l’employé du MDN dans le cadre du PAEPC devrait être inscrite dans son plan d’apprentissage personnel annuel. Le PAEPC aide à préparer les employés du MDN à répondre aux besoins actuels du MDN et à en relever les défis futurs.

Le PAEPC offre aux employés du MDN la possibilité de demander de l’aide financière pour les études à temps plein qu’ils suivent dans un établissement d’enseignement canadien reconnu pendant une période maximale de 12 mois consécutifs, cette période débutant le 1er août d’une année et se terminant le 31 août de l’année suivante. La période de formation de chacun peut varier selon le plan de formation demandé et approuvé, mais la durée maximale en est de 12 mois consécutifs.

La campagne de publicité et de recrutement du PAEPC est habituellement lancée en décembre. La date limite pour présenter les mises en candidature au PAEPC peut varier d’une année à l’autre, mais elle tombe habituellement avant la fin de l’exercice financier.

Objectifs

La présente DOAD :

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Principes de fonctionnement

Critères d’admissibilité

Pour être admissible au PAEPC, l’employé du MDN doit :

Afin d’assurer l’impartialité et la transparence du processus de sélection, les employés du MDN qui participent directement à la coordination ou à la gestion du PAEPC ne peuvent y poser leur candidature que s’ils ont été déchargés, à leur demande, de leurs responsabilités à cet égard.

Groupes visés par l’équité en matière d’emploi

Un employé du MDN qui est membre d’un des groupes visés par l’équité en matière d’emploi énumérés ci-dessous peut, en outre, présenter sa candidature à titre de membre de ce groupe :

Il demeure toutefois tenu de réponde aux critères établis dans le bloc Critères d’admissibilité.

Procédure de mise en candidature

Le candidat au PAEPC doit :

Si l’établissement d’enseignement canadien reconnu choisi est situé à plus de 60 kilomètres de la résidence ou du lieu de travail du candidat, celui-ci doit joindre à sa mise en candidature une justification de son choix ainsi qu’une estimation détaillée des frais de déplacement et d’hébergement.

Il est possible de se procurer le formulaire Mise en candidature au Programme d’appui à l’éducation du personnel civil sur le site intranet du PAEPC (http://hr.ottawa-hull.mil.ca/CPESP-PAEPC), auprès des coordonnateurs régionaux du PAEPC, dans les Centres d’apprentissage et de carrière ou dans les Centres de services.

Date limite de présentation des mises en candidature

La date limite de présentation des mises en candidature peut varier d’une année à l’autre, mais elle tombe habituellement avant la fin de l’exercice financier.

Une fois complétés, les dossiers de mise en candidature doivent être envoyés au directeur général – Apprentissage et perfectionnement professionnel (DGAPP), dont l’adresse se trouve sur le site intranet du PAEPC.

Les mises en candidatures présentées après 23 h 59 le jour de la date limite, le cachet de la poste faisant foi, ne seront pas acceptées.

Procédure de sélection

Le comité de sélection :

Chaque mise en candidature est jugée séparément en fonction des critères d’évaluation suivants :

Au terme de la procédure de sélection, le DGAPP soumet la liste des participants potentiels recommandés par le comité de sélection au SMA(RH-Civ) à des fins d’approbation.

Une fois la liste approuvée par le SMA(RH-Civ), les gestionnaires des participants sélectionnés sont avisés des résultats et les transmettent à ces participants.

Tous les candidats reçoivent par écrit la liste des participants sélectionnés pour l’année visée. S’ils le souhaitent, les candidats peuvent demander un compte rendu verbal de leur mise en candidature en communiquant avec le DGAPP.

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Conditions et aspects financiers

Conditions du PAEPC

Pour obtenir de l’aide financière dans le cadre du PAEPC, le participant doit :

Nota – Le Protocole d’accord prévoit les conditions selon lesquelles le participant qui ne termine pas un cours avec succès ou qui ne demeure pas au service de la fonction publique fédérale pour la période prévue doit rembourser l’aide financière qui lui a été versée.

Aspects financiers

Pendant qu’ils étudient dans le cadre du PAEPC, les participants :

Le PAEPC ne permet pas de bénéficier :

Avant de présenter une mise en candidature au PAEPC, les employés du MDN devraient consulter leur conseiller en rémunération pour connaître les répercussions que peut avoir le congé d’études sans solde sur leur rémunération et leurs avantages sociaux, par exemple :

Aide financière

Les participants peuvent recevoir de l’aide financière pour couvrir :

Les dépenses pour les ordinateurs, les logiciels, les imprimantes, l’accès Internet, le matériel et les fournitures de bureau ne sont pas couvertes par l’aide financière.

Les participants qui doivent vivre ailleurs qu’à leur résidence pendant la période d’études dans le cadre du PAEPC se font rembourser les dépenses liées :

Les participants qui étudient dans le cadre d’un service d’enseignement à distance et qui doivent se déplacer sur de courtes périodes ont droit au remboursement des dépenses admissibles et jugées raisonnables en vertu des instruments du Conseil du Trésor et du MDN.

Remboursement

Les remboursements versés aux participants sont effectués conformément :

Le participant qui souhaite se faire rembourser une dépense doit d’abord obtenir l’approbation par écrit du DGAPP à cet égard. Le participant pourrait se voir refuser le remboursement d’une dépense qui a été engagée sans autorisation préalable.

Le participant doit présenter les reçus originaux. Il peut, sur présentation d’une preuve de paiement et d’une preuve qu’il a effectivement débuté la formation couverte par le PAEPC, demander le remboursement d’un montant équivalant à 60 % des dépenses approuvées. Le remboursement du solde (40 %) des dépenses qui ont été approuvées est effectué sur présentation d’une preuve que le participant a obtenu les notes de passage fixées par l’établissement d’enseignement canadien reconnu visé. Le participant doit demander le remboursement dans les meilleurs délais.

Afin de faciliter et d’accélérer le processus de remboursement, les participants doivent remplir le formulaire CF 52, Formule générale de demande d’indemnité.

Enveloppe des traitements et salaires

Le PAEPC offre aux gestionnaires la possibilité d’embaucher un remplaçant temporaire, puisque leur enveloppe des traitements et salaires n’est pas touchée par la participation d’un employé du MDN au PAEPC.

Affectation des fonds

Le SMA(RH-Civ) est chargé d’affecter les fonds au PAEPC.

Administration du budget

Le budget du PAEPC est administré par le DPSAPP.

Renseignements supplémentaires

Les employés du MDN peuvent consulter les sources suivantes afin d’obtenir des renseignements supplémentaires sur le PAEPC :

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Responsabilités

Tableau des responsabilités

Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la mise en oeuvre du PAEPC :

Le ou les … est chargé ou sont chargés de ou d’ …

SMA(RH-Civ)

  • offrir une direction fonctionnelle et des conseils relativement au PAEPC;
  • lancer la campagne annuelle de publicité et de recrutement du PAEPC;
  • approuver la liste des participants au PAEPC.

DGAPP

  • élaborer, de tenir à jour et d’interpréter la présente DOAD;
  • gérer la mise en oeuvre de la présente DOAD;
  • gérer le PAEPC, notamment en coordonnant la prestation du programme, son administration, sa publicité et sa surveillance;
  • maintenir en service et de mettre à jour le site intranet du PAEPC ainsi que le matériel de publicité pour y intégrer la procédure à jour de mise en candidature au PAEPC;
  • aviser le SMA(RH-Civ) de la composition du comité de sélection;
  • approuver les plans de formation des participants et les changements qui peuvent y être apportés;
  • veiller à ce que tous les participants signent et retournent le Protocole d’accord visant le Programme d’appui à l’éducation du personnel civil;
  • soumettre les factures à l’unité de soutien des FC aux fins de traitement et de versement des remboursements aux participants.

gestionnaires et superviseurs

  • autoriser la participation des employés du MDN au PAEPC en :
    • veillant à ce qu’elle soit avantageuse pour le MDN et pour la fonction publique fédérale;
    • confirmant le rendement de l’employé;
    • signant le formulaire Mise en candidature au Programme d’appui à l’éducation du personnel civil et le formulaire pour le congé d’études sans solde.

comité de sélection

  • évaluer les mises en candidature au PAEPC;
  • dresser la liste des participants qu’il recommande, dans les limites du budget alloué.

participants

  • soumettre tous les documents requis aux termes de la présente DOAD et exigés par les administrateurs du PAEPC et le personnel financier responsable du remboursement des dépenses;
  • faire approuver par le DGAPP tous les changements apportés à leur plan de formation préalablement approuvé avant de les mettre en application.

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Références

Références principales

Références supplémentaires