DOAD 5008-1, Utilisation des locaux et de l'équipement du Ministère ainsi que des réseaux électroniques pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat

Identification

Date de publication : 2005-04-01

Application : Le présent document est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes, ci-après nommés « militaires », qui agissent en qualité de gestionnaires ou superviseurs d'employés du MDN.

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civils) (SMA[RH-Civ]).

Renseignements : Directeur général - Relations de travail et rémunération (DGRTR)


Définitions

Équipement du Ministère (departmental equipment)
Équipement du Ministère désigne tout équipement appartenant au Ministère, notamment :
  • les ordinateurs;
  • les ordinateurs portatifs;
  • les dispositifs de communication sans fil;
  • les assistants numériques;
  • les téléphones;
  • les télécopieurs;
  • les photocopieurs;
  • les imprimantes;
  • l'équipement de projection;
  • les fournitures de bureau.
Gestionnaire délégataire (delegated manager)
Gestionnaire délégataire désigne un gestionnaire ou superviseur à qui des attributions en matière de gestion des ressources humaines ont été déléguées sous le régime du paragraphe 12.2(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et tel qu'il est décrit dans l'Instrument de délégation des pouvoirs en matière de relations de travail du ministère de la Défense nationale.
Locaux du Ministère (departmental premises)
Locaux du Ministère désignent les locaux placés sous la responsabilité du MDN ou des FC, tels les vaisseaux, les structures, les terrains exploités en propriété ou en location par le MDN ou autrement occupés par le MDN ou les FC.
Réseaux électroniques (electronic networks)
Réseaux électroniques désignent des groupes d'ordinateurs et des systèmes informatiques pouvant communiquer entre eux, notamment :
  • l'Internet;
  • les réseaux internes du MDN et des FC (intranet de la Défense);
  • les réseaux publics et privés à l'extérieur du MDN et des FC.

Aperçu

Contexte

Le MDN peut permettre à un agent négociateur, à un syndicat ou à des employés du MDN d'utiliser les locaux du Ministère pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat. Ce type d'utilisation ne constitue pas une pratique de travail déloyale conformément à l'alinéa 186(3)(b) de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP). Le MDN considère l'utilisation de l'équipement du Ministère et des réseaux électroniques comme étant permis dans ce contexte.

But

Dans l'intérêt de promouvoir des relations syndicales-patronales constructives, la présente DOAD décrit les conditions dans lesquelles les gestionnaires délégataires peuvent approuver la demande d'un agent négociateur, d'un syndicat ou d'employés du MDN souhaitant utiliser des locaux ou de l'équipement du Ministère ou des réseaux électroniques, pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat.

La présente DOAD établit les conditions à respecter et le processus à suivre pour obtenir et accorder une telle approbation.

Autorité approbatrice

Seuls les gestionnaires délégataires peuvent approuver les demandes faites par un agent négociateur, un syndicat ou des employés du MDN afin d'utiliser des locaux et de l'équipement du Ministère ou des réseaux électroniques, pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat.

Conditions

L'agent négociateur, le syndicat et les employés du MDN doivent obtenir l'approbation d'un gestionnaire délégataire avant d'utiliser les locaux et l'équipement du Ministère ainsi que les réseaux électroniques, pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat. De plus, le MDN ne peut exiger de l'agent négociateur, du syndicat ou des employés du MDN qu'ils utilisent les locaux et l'équipement du Ministère ainsi que les réseaux électroniques pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat.

Avant d'approuver les demandes d'utilisation des locaux et de l'équipement du Ministère ainsi que des réseaux électroniques, les gestionnaires délégataires doivent :

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Demande par écrit

L'agent négociateur, le syndicat ou l'employé du MDN qui souhaite utiliser des locaux ou de l'équipement du Ministère ou des réseaux électroniques doit présenter une demande écrite dans laquelle il convient de se conformer aux conditions prévues dans la présente DOAD.

Conséquences en cas d'infraction

L'utilisation inappropriée ou inacceptable des locaux et de l'équipement du Ministère ainsi que des réseaux électroniques peut entraîner des mesures administratives et correctives pouvant aller jusqu'à des mesures disciplinaires dans le cas d'employés du MDN. Les Directives concernant les mesures disciplinaires prévues à l'endroit du personnel civil fournissent des instructions concernant les mesures disciplinaires et se trouvent sur le site Web du DGRTR.

Entreposage de documents

Sous réserve des conditions énoncées dans la présente DOAD, le gestionnaire délégataire peut donner la permission à un agent négociateur ou à un syndicat d'entreposer dans un local du Ministère des documents qui leur appartiennent.

Utilisation des locaux et de l'équipement du Ministère

Réunions en dehors des heures de travail

Sous réserve des conditions énoncées dans la présente DOAD, le gestionnaire délégataire peut donner la permission à un agent négociateur, à un syndicat ou à des employés du MDN d'utiliser les locaux du Ministère en dehors des heures de travail.

Réunions pendant les heures de travail

Sous réserve des conditions énoncées dans la présente DOAD, le gestionnaire délégataire peut donner la permission à un agent négociateur, à un syndicat ou à des employés du MDN d'utiliser les locaux du Ministère pendant les heures de travail si les circonstances font en sorte qu'il est pratiquement impossible de convoquer une réunion en dehors des heures de travail.

Équipement

Sous réserve des conditions énoncées dans la présente DOAD, le gestionnaire délégataire peut donner la permission à un agent négociateur, à un syndicat ou à des employés du MDN d'utiliser l'équipement du Ministère pendant les heures de travail ou en dehors de celles-ci.

Utilisation des tableaux d'affichage

Espace offert

Conformément aux conventions collectives pertinentes, les gestionnaires délégataires doivent laisser un espace raisonnable sur les tableaux d'affichage du Ministère afin d'y placer les avis présentés par un agent négociateur ou un syndicat.

Approbation et retrait des avis

Le tableau suivant indique les approbations qu'il faut obtenir avant de placer des avis sur les tableaux d'affichage :

Les avis provenant du bureau principal d'un... doivent être approuvés par...

agent négociateur ou d'un syndicat

la Division des relations de travail du Conseil du Trésor.

élément constitutif d'un agent négociateur ou d'un syndicat

le DGRTR.

Les gestionnaires et les superviseurs doivent retirer ou refuser d'afficher les avis provenant d'un agent négociateur ou d'un syndicat si les avis n'ont pas été approuvés au préalable.

Exigences linguistiques

Les avis affichés doivent être conformes aux dispositions de la Loi sur les langues officielles.

Utilisation des réseaux électroniques

Approbation des avis

La publication d'avis sur les réseaux électroniques est assujettie aux critères établis dans le module Utilisation des tableaux d'affichage, sous les blocs Approbation et retrait des avis et Exigences linguistiques.

Utilisation acceptable

L'utilisation des réseaux électroniques est assujettie aux conditions prévues dans la DOAD 6002-2, Utilisation légitime d’Internet, de l’intranet de la Défense, d’autres réseaux électroniques et d’ordinateurs.

L'utilisation inappropriée ou inacceptable, telle qu'elle est définie dans la DOAD 6002-2, peut entraîner des mesures administratives et correctives pouvant aller jusqu'à des mesures disciplinaires dans le cas d'employés du MDN. Les Directives concernant les mesures disciplinaires prévues à l'endroit du personnel civil fournissent des instructions concernant les mesures disciplinaires et se trouvent sur le site Web du DGRTR.

Réseaux électroniques offerts

Sous réserve des conditions énoncées dans la présente DOAD, le gestionnaire délégataire peut accorder un accès limité aux réseaux électroniques à un agent négociateur, à un syndicat ou à un employé du MDN, et ce, afin de faciliter les communications entre l'agent négociateur ou le syndicat et ses membres, ainsi qu'entre l'agent négociateur ou le syndicat et la direction.

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Responsabilités

Tableau des responsabilités

Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à l'utilisation des locaux et de l'équipement du Ministère ainsi que des réseaux électroniques pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat :

Le ou les... est chargé ou sont chargés de ou d'...

DGRTR

  • établir des instructions et lignes directrices relativement à l'utilisation des locaux et de l'équipement du Ministère ainsi que des réseaux électroniques par un agent négociateur, un syndicat ou des employés du MDN;
  • donner des conseils au Centre de service des ressources humaines civiles (CSRHC), au besoin.

CSRHC

  • donner des conseils et de fournir de l'aide aux gestionnaires délégataires en ce qui concerne la mise en application de la présente DOAD;
  • consulter le DGRTR au besoin;
  • conserver un registre des demandes approuvées.

gestionnaires délégataires

  • consulter :
    • les conventions collectives pertinentes en ce qui concerne les dispositions portant sur l'utilisation des tableaux d'affichage du Ministère par un agent négociateur ou un syndicat;
    • le CSRHC avant d'autoriser l'agent négociateur, le syndicat ou un employé du MDN à utiliser les locaux et l'équipement du Ministère ainsi que les réseaux électroniques;
  • fournir une copie de la demande approuvée au CSRHC;
  • surveiller l'utilisation des locaux et de l'équipement du Ministère ainsi que des réseaux électroniques pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat.

employés du MDN

  • obtenir l'approbation d'un gestionnaire délégataire avant d'utiliser les locaux et l'équipement du Ministère ainsi que les réseaux électroniques, pour des activités de l'agent négociateur ou du syndicat.

Références

Références principales

Références supplémentaires