DOAD 5006-1, Instructions relatives à la planification et à l'examen du rendement du personnel civil

Identification

Date de publication : 2005-04-29

Application : Le présent document est une directive qui s'applique aux employés nommés pour une période déterminée ou indéterminée du ministère de la Défense nationale dont le terme est plus long que trois mois, et qui ont six mois ou plus de service, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces canadiennes (FC), ci-après nommés « militaires », qui agissent en qualité de gestionnaires ou superviseurs d'employés du MDN.

La présente DOAD ne s'applique pas dans le cas des employés du groupe :

Document annulé : OAPC 9.18, Gestion et examen du rendement du personnel civil

Autorité approbatrice : La présente DOAD est publiée avec l'autorisation du Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civil) (SMA [RH-Civ]).

Renseignements : Directeur général - Stratégies et programmes d'emploi des civils (DGSPEC)


Définitions

Agent de révision (reviewing officer)
Agent de révision désigne une personne qui occupe un poste, au sein de l'organisation, d'au moins un niveau supérieur à celui du gestionnaire ou superviseur qui remplit le rapport d'examen du rendement du personnel civil.
Compétences (competencies)
Compétences désignent les aptitudes, habiletés et connaissances nécessaires à l'exécution d'un travail par les employés du MDN.
Gestion axée sur les compétences (competency-based management)
Gestion axée sur les compétences désigne une approche systématique de la gestion des ressources humaines, centrée sur les qualifications de l'employé et la détermination des compétences nécessaires à la réussite du travail.
Période d'examen (review period)
Période d'examen désigne la période de planification et d'examen du rendement correspondant à l'année financière ou à la durée du terme de l'employé du MDN s'il est plus court que l'année financière.
Plan d'apprentissage personnel (personal learning plan)
Plan d'apprentissage personnel désigne un document destiné à aider les employés du MDN à définir leurs objectifs d'apprentissage et de perfectionnement professionnel tout en continuant d'atteindre les objectifs du plan d'activités.
Profil de compétences (competency profile)
Profil de compétences désigne les compétences dont a besoin l'employé pour s'acquitter de son travail.

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Processus Planification et examen du rendement du personnel civil

Objectifs

Les objectifs du processus Planification et examen du rendement du personnel civil (PERPC) sont les suivants :

Éléments clés

Les éléments clés sur lesquels est fondé le processus PERPC sont les suivants :

Phases principales

Le processus PERPC est obligatoire et comprend quatre phases principales :

Planification

La phase de planification est énoncée dans le tableau suivant :

Phase Quand Qui Action

Phase 1 - Planification

Début de la période d'examen

Gestionnaires ou superviseurs, et employés du MDN

  • Discuter, établir et inscrire les tâches ou objectifs de travail pour la période d'examen, en fonction des objectifs décrits dans le plan d'activités;
  • sélectionner des critères d'évaluation et, si désiré, des compétences qui sont alignés sur les tâches ou objectifs de travail, afin d'évaluer officiellement la façon dont les tâches de travail seront accomplies et les objectifs de travail atteints;
  • discuter l'élaboration d'un plan d'apprentissage personnel aligné sur les tâches ou objectifs de travail et y participer.

Nota - Les gestionnaires et superviseurs d'organisations liant la gestion axée sur les compétences au processus PERPC peuvent identifier les compétences requises à partir du profil de compétences approprié.

Gestionnairesou superviseurs

  • Revoir et approuver les plans d'apprentissage personnels des employés du MDN.

Nota - Pour de l'information supplémentaire, voir la DOAD 5031-50, Apprentissage continu et perfectionnement professionnel du personnel civil.

Employés du MDN

  • Soumettre un plan d'apprentissage personnel pour révision et approbation;
  • participer aux activités d'apprentissage nécessaires à l'exécution des responsabilités inhérentes à leur poste.

Rétroaction

La phase de rétroaction est énoncée dans le tableau suivant :

Phase Quand Qui Action

Phase 2 - Rétroaction

Tout au long de la période d'examen

Gestionnaires ou superviseurs, et employés du MDN

  • Revoir le progrès accompli en matière de rendement en ce qui concerne la réalisation des tâches de travail ou l'atteinte des objectifs de travail;
  • inscrire tout changement qui aurait pu être apporté ou toute mesure qui aurait pu être prise suite à de la rétroaction, en ce qui a trait aux éléments suivants :
    • tâches ou objectifs de travail;
    • critères d'évaluation;
    • plan d'apprentissage personnel.

Gestionnaires ou superviseurs

  • Fournir une rétroaction continue, informelle et officielle, aux employés du MDN, ainsi que manifester de la reconnaissance et adresser des éloges en temps opportun relativement aux accomplissements;
  • fournir aux employés du MDN l'occasion de faire connaître leurs réactions à la rétroaction;
  • fournir des ressources et du soutien afin :
    • d'aider à la réalisation des tâches de travail ou à l'atteinte des objectifs de travail;
    • d'améliorer le rendement.

Employés du MDN

  • Fournir de l'information à leur gestionnaire ou superviseur en ce qui a trait :
    • au progrès accompli dans la réalisation de leurs tâches de travail ou dans l'atteinte de leurs objectifs de travail;
    • à toute difficulté à réaliser leurs tâches de travail ou à atteindre les objectifs de travail afin que des mesures correctives puissent être prises rapidement.

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Examen officiel

La phase d'examen officiel est énoncée dans le tableau suivant :

Phase Quand Qui Action

Phase 3 - Examen officiel

Fin de la période d'examen

Gestionnaires ou superviseurs, et employés du MDN

  • Échanger sur le rendement lié aux tâches ou objectifs de travail;
  • inscrire et discuter l'information suivante se rapportant aux employés du MDN :
    • résultats en ce qui a trait au rendement;
    • primes et reconnaissance;
    • besoins d'apprentissage;
    • intérêts de carrière.

Gestionnaires ou superviseurs

  • Fournir une évaluation officielle de la période d'examen, en utilisant le formulaire Rapport d'examen du rendement du personnel civil (RERPC) approprié (voir le bloc Formulaires RERPC);
  • orienter les employés du MDN en ce qui concerne leur apprentissage et perfectionnement professionnel ainsi que leurs intérêts de carrière;
  • envoyer une copie du formulaire RERPC rempli au plus tard le 30 juin, au Centre de services en ressources humaines local.

Nota - Le gestionnaire ou superviseur peut, le cas échéant, obtenir des sources supplémentaires de rétroaction ou des rapports de tout autre gestionnaire, superviseur ou client relativement au rendement des employés du MDN durant la période d'examen.

Employés du MDN

  • Remettre à leur gestionnaire ou superviseur une liste comprenant leurs réalisations et les activités d'apprentissage accomplies durant la période d'examen;
  • remettre à leur gestionnaire ou superviseur une liste des prévisions en matière de tâches ou objectifs de travail et d'activités d'apprentissage pour la prochaine période d'examen;
  • communiquer à leur gestionnaire ou superviseur leurs intérêts de carrière, si désiré;
  • revoir et discuter le formulaire RERPC rempli et, si désiré, fournir des commentaires écrits au sujet de leur rendement global pour la période d'examen.

Agent de révision

  • Garantir que le processus PERPC a été appliqué équitablement et avec constance en :
    • révisant la rétroaction fournie;
    • commentant le rendement de l'employé du MDN, s'il y a lieu;
    • étant familier avec la nature du travail de l'employé du MDN;
    • s'assurant que le formulaire RERPC a été rempli de façon juste et équitable conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0, Planification et examen du rendement du personnel civil;
    • donnant des conseils au gestionnaire ou superviseur et à l'employé du MDN au sujet de tout changement apporté à l'information comprise dans le formulaire RERPC, après consultation avec eux;
    • s'assurant que les tâches ou objectifs de travail pour la période d'examen suivante sont conformes aux objectifs du plan d'activités.

Rapport et suivi

La phase de rapport et de suivi est énoncée dans le tableau suivant :

Phase Quand Qui Action

Phase 4 - Rapport et suivi

Suivant l'examen officiel

Gestionnaires ou superviseurs

  • Fournir au prochain niveau supérieur de gestion les taux d'achèvement des formulaires RERPC et des plans d'apprentissage personnels établis pour les employés du MDN.

Conseillers de niveau un

  • Fournir du soutien et de l'encouragement aux gestionnaires ou superviseurs de leur organisation en ce qui a trait à l'application du processus PERPC conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0;
  • faire rapport au SMA (RH-Civ) des taux d'achèvement des formulaires RERPC et des plans d'apprentissage personnels au plus tard le 30 septembre.

SMA (RH-Civ)

  • Assurer le suivi de l'application des directives et évaluer périodiquement l'efficacité du processus PERPC conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0;
  • compiler les taux d'achèvement des formulaires RERPC et des plans d'apprentissage personnels en se basant sur les rapports des conseillers de niveau un.

Formulaires Rapport d'examen du rendement du personnel civil

Types de RERPC

Les trois types de RERPC sont énoncés dans le tableau suivant :

Type Description

Annuel

Rempli en utilisant le formulaire RERPC.

De stage

Remis, selon le cas, dans les :

  • trois mois qui précèdent la fin de la période de stage, si celle-ci est d'une durée de six mois;
  • six mois qui précèdent la fin de la période de stage, si celle-ci est d'une durée d'un an.

Nota - Il est fortement recommandé que ce type de RERPC soit remis par les gestionnaires ou superviseurs au moins deux mois avant la fin de la période de stage; cette période de stage est indiquée suivant les divers groupes d'employés dans l'annexe 2 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique.

Spécial

Rempli lors des circonstances suivantes :

  • avant que l'employé du MDN ne soit muté, selon le cas, dans un poste :
    • dont les tâches de travail diffèrent;
    • relevant d'un autre gestionnaire ou superviseur;
  • avant qu'un employé du MDN quitte le MDN pour un autre ministère;
  • avant qu'un employé du MDN soit détaché auprès d'un autre ministère ou d'une autre organisation du MDN pour une période plus grande que six mois;
  • pour un employé du MDN qui est affecté par intérim pour une période de six mois ou plus;
  • pour un employé du MDN dont le gestionnaire ou superviseur quittera ses fonctions avant la fin de la période d'examen, à la condition que le gestionnaire ou superviseur ait géré ou supervisé la personne pendant au moins la moitié de la période d'examen;
  • afin de documenter officiellement un rendement se détériorant et établir un plan d'action pour redresser la situation;
  • à l'appui d'une recommandation de rétrogradation ou de licenciement motivé (non disciplinaire).

Nota - Un rapport spécial peut aussi être préparé afin de reconnaître la contribution d'un employé du MDN.

Formulaires

RERPC

Les formulaires sont utilisés pour tous les types de RERPC, sous réserve des dispositions de l'Annexe 1 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique.

Il existe au sein du MDN divers formulaires RERPC; le tableau qui suit indique ceux qui sont le plus souvent utilisés :

Formulaire RERPC Description

Formulaire DND 2325

Formulaire de deux pages :

  • pouvant être utilisé comme rapport annuel, spécial ou de stage;
  • permettant l'insertion d'une déclaration écrite faisant état du degré d'efficacité qu'a démontré l'employé dans la :
    • réalisation de chaque tâche de travail ou l'atteinte de chaque objectif de travail;
    • satisfaction de chaque critère d'évaluation;
    • démonstration de chaque compétence, si des compétences ont été sélectionnées à l'étape de la phase de planification;
  • fournissant un mécanisme servant à la gestion axée sur les compétences au processus PERPC.

Nota - Il s'agit du formulaire recommandé puisqu'il est général.

Formulaire DND 1628

Formulaire abrégé :

  • pouvant être utilisé comme rapport annuel ou spécial lorsqu'un employé du MDN :
    • a constamment accompli ses tâches de travail ou atteint ses objectifs de travail;
    • est satisfait avec son emploi actuel;
    • n'est pas intéressé à changer de poste dans un avenir prévisible;
  • devant être utilisé de pair avec le formulaire DND 667.

Formulaire DND 668

Formulaire :

  • pouvant être utilisé dans toutes les situations autres que celles identifiées pour l'utilisation du formulaire DND 1628, y compris les rapports de stage et spéciaux;
  • devant être utilisé de pair avec le formulaire DND 667.

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Administration

Lettre d'appel

Le SMA(RH-Civ), avant la fin de chaque année financière, demande que les conseillers de niveau un s'assurent que le processus PERPC a été complété pour chaque employé du MDN, et qu'ils rendent compte des taux d'achèvement des formulaires RERPC et des plans d'apprentissage personnels établis au sein de leur organisation au plus tard le 30 septembre.

Période de supervision

Le gestionnaire ou superviseur doit avoir observé le rendement de l'employé du MDN ou avoir été informé à ce sujet, pour une période correspondant à au moins la moitié de la période d'examen avant de revoir le rendement de l'employé (c'est-à-dire six mois si la période d'examen est de douze mois).

Langue du formulaire RERPC

Dans les unités de langue française et les unités de langue anglaise, les formulaires RERPC doivent être produits dans la langue de travail de l'unité.

Dans les unités bilingues, les formulaires RERPC doivent être produits selon le tableau suivant :

Le... pour un titulaire dont le poste est désigné... doit être produit...

formulaire RERPC

français essentiel

en français.

anglais essentiel

en anglais.

bilingue

dans la langue officielle choisie par le titulaire.

français ou anglais essentiel

dans la langue officielle choisie par le titulaire.

Archivage

Le Centre de services en ressources humaines local conserve le formulaire RERPC envoyé par le gestionnaire ou superviseur dans le dossier de l'employé du MDN conformément aux instructions contenues dans le document Archivage.

Recours

Un employé du MDN qui n'est pas satisfait du formulaire RERPC rempli devrait en aviser le gestionnaire ou superviseur pour essayer de résoudre la question. Les parties sont encouragées à discuter de façon informelle et à essayer d'arriver à une conclusion mutuellement satisfaisante. Les parties peuvent aussi recourir à l'assistance d'un médiateur du MDN et des FC d'un Centre de résolution de conflits afin de les aider à faciliter la résolution du conflit, ce qui n'empêche aucunement l'employé du MDN de déposer un grief.

Responsabilités

Tableau des responsabilités

Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives au processus PERPC :

Le, la, l' ou les... est chargé(e) ou sont chargés de ou d'...

Direction - Diversité et mieux-être

conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0 :

  • établir, maintenir et promouvoir le processus PERPC;
  • fournir une expertise, un soutien et une orientation relativement au processus PERPC;
  • assurer le suivi l'application du processus PERPC et de l'évaluer;
  • recommander et mettre en oeuvre les changements à apporter au processus PERPC, s'il y a lieu;
  • s'assurer que de la formation et de l'information concernant le processus PERPC sont disponibles pour les gestionnaires, les superviseurs et les employés du MDN.

agent de révision

  • s'assurer que le processus PERPC a été mis en oeuvre de façon équitable et avec constance, conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0.

gestionnaires ou superviseurs

  • comprendre de quelle façon appliquer le processus PERPC, en se basant sur leur expérience ou en ayant recours à des activités d'apprentissage ou de formation;
  • appliquer le processus PERPC conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0;
  • demander des conseils et de l'orientation aux agents des ressources humaines du personnel civil lorsque nécessaire;
  • s'assurer que les employés du MDN :
    • connaissent ce qui est attendu d'eux et les critères d'évaluation qui seront utilisés;
    • comprennent le processus PERPC;
    • sont évalués et que de la rétroaction continue, du soutien, des activités d'apprentissage et des outils pour accomplir leurs tâches de travail et atteindre leurs objectifs de travail leur sont fournis, afin de contribuer au mieux-être dans le milieu de travail;
  • remplir en temps opportun, à la fin de la période d'examen, les formulaires RERPC annuels, pour tous les employés du MDN, et de les soumettre au Centre de services en ressources humaines civiles local;
  • prendre les mesures nécessaires relativement au mauvais rendement d'employés du MDN;
  • rendre compte, à leur conseiller de niveau un, du taux d'achèvement des formulaires RERPC et des plans d'apprentissage personnels;
  • s'assurer que les exigences des conventions collectives pertinentes concernant le rendement des employés du MDN sont respectées.

agents des ressources humaines

  • fournir des conseils et une orientation aux gestionnaires, aux superviseurs et aux employés du MDN au sujet de tous les aspects du processus PERPC conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0.

employés du MDN

  • participer au processus PERPC et de le comprendre, conformément à la présente DOAD et à la DOAD 5006-0;
  • savoir ce que l'on attend d'eux et de connaître les critères d'évaluation utilisés lors de l'examen;
  • mesurer leur rendement en fonction des tâches ou objectifs de travail;
  • discuter des progrès concernant la réalisation de leurs tâches de travail ou l'atteinte des objectifs de travail avec leur gestionnaire ou superviseur;
  • participer aux activités d'apprentissage nécessaires à l'exécution des responsabilités inhérentes à leurs postes;
  • participer aux discussions concernant l'examen de leur rendement et de formuler des commentaires et suggestions, si désiré, pour assurer un examen juste et équitable de leur rendement pour la période d'examen.

Références

Références principales

Références supplémentaires