DOAD 2009-1, Conférences : parrainage et participation

Identification

Date de publication : 1999-01-15

Application : Le présent document est une ordonnance qui s’applique aux membres des Forces canadiennes (FC) et une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Document annulé : Directive d'orientation du QGDN P3/92, Politique du MDN et des FC sur les conférences

Autorité approbatrice : Cette DOAD est publiée avec l’autorisation du directeur du Secrétariat du Quartier général de la Défense nationale (D Sec QGDN).

Renseignements :


Définitions

Conférence (conference)
Une conférence désigne une rencontre officielle dans un endroit particulier, donnant lieu à des discussions, communications ou échanges d'information sur des questions d'intérêt commun (c.-à-d. acquérir des connaissances et compétences et, par le fait même, permettre aux gens de les maintenir).

Sont exclus de cette définition :
  • les réunions de planification des activités;
  • les réunions de comités consultatifs techniques où les participants sont engagés dans la solution de problèmes liés directement à des tâches qui leur sont habituellement attribuées;
  • les séminaires de formation ou les cours.
Conférence internationale (international conference)
Une conférence internationale est une conférence à laquelle participent des représentants du gouvernement du Canada et des gouvernements d'un ou de plusieurs pays étrangers.
Conseillers principaux (Level 1 Advisors)
Les conseillers principaux ou de niveau 1 sont indiqués dans le « Tableau d'équivalence des postes pour soutenir l'instrument (la matrice) de délégation » du document intitulé Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes (A-FN-100-002/AG-006).

Lignes directrices générales

Piste de vérification

Afin de pouvoir établir une piste de vérification, il faut tenir les dossiers conformément aux pratiques courantes de gestion des documents-papier.

Réservation d’installations et de logements commerciaux

Le gouvernement a pour politique d’avoir recours au mode concurrentiel en matière d’acquisition, y compris pour ce qui est de la réservation d’installations et de logements commerciaux.

Pour des renseignements sur la délégation de pouvoirs en matière financière ainsi que les pouvoirs relatifs aux niveaux des dépenses, voir le document intitulé, Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes.

Pour des renseignements sur les contrats, voir la publication A-LM-102-000/AG-001, Guide des marchés du MDN – Politique et procédures.

Pour de plus amples renseignements sur la passation de contrats touchant les conférences, il faut communiquer avec le personnel de la D Pol C.

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Lignes directrices en matière de parrainage

Principes généraux

Emplacement géographique

Il faut tenir les conférences parrainées par le MDN et les FC dans les emplacements géographiques les plus économiques, compte tenu des frais de déplacement des participants.

Installations

Les conférences parrainées par le MDN et les FC devraient se dérouler dans leurs installations à condition que les objectifs de la conférence ne se trouvent pas compromis en raison de l’emplacement ou de l’utilisation de ces installations. Lorsqu’on ne dispose pas de telles installations, on devrait avoir recours à d’autres installations du gouvernement. Pour obtenir des renseignements sur l’emplacement et la disponibilité des installations du gouvernement, il faut communiquer avec le bureau régional approprié de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

S’il n’y a aucune installation gouvernementale disponible, on peut avoir recours aux installations commerciales. Pour d’autres détails, voir la rubrique « Lignes directrices générales » du présent document.

Relations avec les autres ministères et organismes gouvernementaux

Dans l’organisation d’une conférence parrainée par le MDN et les FC, il faut tenir compte des intérêts des autres ministères et organismes gouvernementaux et, s’il y a lieu, établir des relations appropriées pour la bonne marche de la conférence.

Pour ce qui est des conférences internationales, le responsable du parrainage, c’est-à-dire le parrain, doit consulter le ministère des Affaires étrangères et du Commerce extérieur (AECE). Pour tout renseignement à ce sujet, on peut communiquer avec la D Pol O.

Langues officielles

Il faut respecter les exigences de la Loi sur les langues officielles (c.-à-d. offrir des services d’interprétation simultanée, de traduction et de publication des documents officiels dans les deux langues officielles).

Financement

Les conseillers principaux doivent financer les conférences grâce aux crédits prévus dans leurs plans d’activités. Il faudrait aussi considérer les autres formes de financement, par exemple :

Pour ce qui est des dons, les membres des FC et les employés du MDN doivent veiller à ce que le tout soit fait de façon appropriée et qu’il n’en résulte pas de conflits d’intérêts.

Quant au recours aux commanditaires de l’extérieur, l’accord de contribution doit être établi de sorte qu’il ne soit pas interprété comme un accord contractuel pour le compte du MDN et des FC ou à titre de mandataire de ceux-ci.

Le bulletin d’information du Conseil du Trésor (CT) daté du 1er novembre 1995, Financement des conférences et des séminaires, fournit d’autres renseignements sur ces modes de financement.

Nota – Les dispositions de la DOAD 1017-0, Activités d’accueil au Canada, des directives du Conseil du Trésor (CT) et du MDN, et des ordonnances et règlements des FC au sujet des déplacements ou voyages s’appliquent aux conférences parrainées par le MDN ou les FC.

Processus d’approbation

Le tableau suivant présente le processus d’approbation touchant le parrainage des conférences.

Étape Qui Activités
1  

Identifier le besoin de parrainer une conférence.

2

Parrain

  • Obtenir l’appui du conseiller principal.
  • Préparer la demande de parrainage à l’intention du SM avec l’assistance de la DPLE pour les conférences internationales et de la D Pol O pour les autres conférences.
  • Obtenir la signature du conseiller principal approprié à des fins d’approbation.
3

Conseiller principal

Transmettre la demande au sous-ministre adjoint (Finances et Services du Ministère (SMA(Fin SM)) pour fins d’examen des exigences liées aux activités d’accueil et des dépenses des invités personnels et d’autres personnes, et transmission ultérieure au VCEMD.

4 VCEMD
  • Transmettre la demande au SM ou au ministre, s’il y a lieu;
  • Assurer la coordination avec le bureau du chef d’état-major de la Défense (CEMD), au besoin.
5

Conseiller principal

Une fois l’approbation reçue, déterminer les exigences de financement dans le plan d’activités.

Nota – Le financement doit être conforme au plafond des dépenses approuvé.

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Lignes directrices en matière de participation

Objet de la participation

Les membres des FC ou des employés du MDN ne peuvent participer à des conférences que pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

Présence d’invités personnels

La présence d’invités personnels n’est autorisée que dans des circonstances exceptionnelles. Si la présence d’un invité personnel est essentielle pour des raisons de protocole, il faut en obtenir au préalable l’autorisation du SM.

Nota – Pour les frais qui découlent de la présence d’invités personnels, il faut obtenir au préalable l’approbation du SM, par l’entremise du SMA(Fin SM). Le paiement aux membres des FC ou aux employés du MDN se fait conformément aux directives du CT et du MDN, et aux ordonnances et règlements des FC concernant les voyages ou déplacements.

Présence d’autres personnes

Des personnes qui ne font pas partie du gouvernement fédéral peuvent être appelées à assister à une conférence ministérielle, selon l’un ou l’autre des cas suivants :

Les dépenses découlant de la participation de ces personnes à une conférence peuvent être payées, aux frais de l’État, selon l’une ou l’autre des conditions suivantes :

Nota – Pour les frais qui pourraient être engagés par ces personnes, il faut obtenir au préalable l’approbation du SM, par l’entremise du SMA(Fin SM). Le paiement doit être fait selon les dispositions qui s’appliquent aux membres des FC et aux employés du MDN, conformément aux directives du CT et du MDN, et aux ordonnances et règlements des FC concernant les voyages ou déplacements.

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Références

Références principales

Références supplémentaires