DOAD 1016-0, Gestion des dépenses

Identification

Date de publication : 2001-04-01

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux membres des Forces canadiennes (FC) et une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Document annulé : A-FN-1000-002/AG-001, Manuel d'administration financière (volume 1), chapitre 8, « Comptabilité et contrôle des dépenses »

Autorité approbatrice : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère) (SMA(Fin SM)).

Renseignements : Les demandes de renseignements doivent être acheminées au directeur - Finances (Politiques et procédures) (DFPP) en suivant la chaîne de commandement en matière financière.

Définitions

Bureau régional de comptabilité du Ministère (BRCM) (Regional Departmental Accounting Office (RDAO))
Le Bureau régional de comptabilité du Ministère (BRCM) est chargé du traitement des comptes débiteurs et créditeurs dans une région, conformément au pouvoir financieer accordé au contrôleur d'une base, escadre ou unité particulière. Des bases et unités d'autres commandements ou groupes peuvent en faire partie.
Pouvoir de dépenser (spending authority)
Le pouvoir de dépenser est constitué des éléments suivants :
  • le pouvoir en matière d'engagement des dépenses est la capacité à prendre des décisions afin d'obtenir des biens et services qui occasionnent la dépense éventuelle de fonds publics;
  • le pouvoir en matière de contrôle des engagements désigne le pouvoir de confirmer la disponibilité des fonds avant de conclure des accords contractuels conformément aux exigences de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
  • le pouvoir en matière de passation des marchés désigne le pouvoir de conclure des marchés et de signer des documents contractuels au nom du Ministère; ce pouvoir est assujetti aux restrictions imposées par le Règlement sur les contrats du gouvernement, aux directives du Conseil du Trésor sur les marchés et aux politiques et modalités énoncées dans le document A-LM-102-000/AG-001, Guide des marchés du MDN - Politique et procédures;
  • le pouvoir d'attester l'exécution et les coûts du contrat désigne le pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP, qui permet aux gestionnaires des centres de responsabilités (CR) ou à leurs subalternes d'attester que les biens ont été reçus, que les travaux ont été effectués ou que les services ont été rendus, et que les frais exigés sont raisonnables ou conformes aux accords contractuels.

Orientation de la politique

Contexte

Le processus de gestion des dépenses comporte les trois phases suivantes :

Les DOAD et les chapitres du Manuel d'administration financière (MAF) énumérés dans la section des références fournissent des instructions financières supplémentaires sur les questions spécifiques relatives au processus de gestion des dépenses.

Énoncé de politique

Il faut gérer et dépenser les fonds publics de manière efficace et avantageuse pour respecter les objectifs établis du programme. Les employés du MDN et les militaires doivent traiter, enregistrer et comptabiliser toutes les dépenses effectuées et prévues de manière diligente, transparente et responsable.

Exigences

Les gestionnaires du MDN et des FC doivent s'assurer, par le biais des politiques et des procédures régissant les dépenses effectuées et prévues, que :

Conflits d'intérêts

Les employés du MDN et les militaires ne doivent pas :

Nota - Tous les membres des FC et les employés du MDN sont assujettis aux dispositions du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Pour connaître les autres ordonnances et directives qui s'appliquent aux membres des FC et les employés du MDN, voir la DAOD 7021-0, Conflits d'intérêts et après-mandat.

Fraude

Les employés du MDN et les militaires devraient connaître la politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne publiée au chapitre 4-7 du Manuel du Conseil du Trésor sur la Fonction de contrôleur. Si un militaire ou un employé est tenu responsable d'un acte frauduleux et qu'en raison de cet acte la Couronne a subi une perte, celle-ci sera recouvrée dans la mesure du possible.

Une fraude peut entraîner des mesures administratives et disciplinaires. Toute infraction présumée doit être signalée au commandant et au contrôleur, qui transmettront le dossier à la police militaire.

Conservation des documents

Toute la documentation pertinente relative à un paiement tels les contrats, les documents reçus, les factures, les certifications au titre des articles 33 et 34 ainsi que tout autre document doivent être conservés pendant au moins six ans. La documentation peut-être conservée localement ou envoyée aux dépôts des archives publiques pendant la période de conservation de six ans. Pour de l'information supplémentaire, on peut consulter le Plan de conservation et d'élimination des documents, A-AD-D11-001/AG-001.

À moins d'avis contraire de la part du contrôleur du BRCM, le bureau chargé des certifications au titre de l'article 34 de la LGFP doit conserver tous les documents connexes; le contrôleur du BRCM conserve tous les documents relatifs à la certification au titre de l'article 33. Même si l'organisation, le personnel ou les gestionnaires changent, la politique de conservation des documents continue de s'appliquer. Au besoin, le contrôleur du BRCM peut prendre d'autres mesures en matière d'entreposage.

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Délégation de pouvoirs

Tableau de délégation de pouvoirs

Dans le tableau suivant figurent les autorités chargées de la mise en œuvre de la politique.

Le ou les... a ou ont le pouvoir...

SMA (Fin SM)
  • d'assurer l'intégrité et la conformité en matière de législation financière;
  • d'assurer de façon efficace le soutien des systèmes relatifs à l'attribution des ressources et le contrôle des fonds publics;
  • de veiller à la mise en œuvre et au respect des politiques des organismes centraux;
  • de s'assurer du respect des besoins en information financière des organismes parlementaires et centraux.

DFPP
  • d'élaborer une politique financière;
  • de rédiger et d'approuver des ordonnances, des directives et des instructions financières.

signataires
autorisés *
  • d'identifier et d'approuver les biens et services requis;
  • de s'assurer que les fonds sont disponibles et d'enregistrer les engagements;
  • de conclure des ententes afin d'acheter des biens et services;
  • de vérifier les comptes avant d'effectuer le paiement;
  • d'approuver le paiement.

* Voir la Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes

Références

Références principales

Références supplémentaires

(Modification 2002-12-06)