DOAD 1000-3, Disposition des attaches de signature dans la correspondance

Identification

Date de publication : 1997-09-26

Application : Cette ordonnance s'applique aux membres des Forces canadiennes (FC) et cette directive s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Document annulé : A-AD-121-C01/FP-000, Procédures d'état-major et de correspondance de la Défense nationale et des Forces canadiennes, datée du 1996-08-01, chapitre 3, section C, Attaches de signature

Autorité approbatrice : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre adjoint (Finances et Services du Ministère (SMA (Fin SM)).

Renseignements : Directeur - Services ministériels stratégiques (DSMS)


Définition

Ligne réservée à l'autorité (Authority Line)
On utilise une ligne réservée à l'autorité lorsque la personne qui signe n'est pas celle qui détient le pouvoir de signature, par exemple lorsque qu'un capitaine-adjudant signe des ordres au nom d'un commandant. La ligne réservée à l'autorité permet d'identifier la personne responsable du contenu.

Principes généraux

Aperçu

Toutes les lettres et les notes de service au sein du MDN et des FC doivent inclure des attaches de signature.

Pour ce qui est des rapports, des procès-verbaux, des communications ou autres documents, cela est laissé à la discrétion du signataire.

Signature

Les attaches de signature doivent toujours comprendre une signature manuscrite ou estampillée sur le document original, sauf pour ce qui est des documents électroniques.

Il est d'usage d'indiquer les prénoms en toutes lettres; l'utilisation d'initiales est laissée à la discrétion du signataire.

La personne dont le nom apparaît dans l'attache de signature signe habituellement le document. Lorsqu'une personne autre que celle qui détient le pouvoir de signature signe, elle doit en recevoir l'autorisation au préalable. Elle appose sa signature (et, s'il y a lieu, son grade) et indique « pour » devant le poste ou titre de fonction.

Abréviations, sigles et acronymes

Pour ce qui est de la correspondance interne (note de service, procès-verbal, rapport, ordre du jour, etc.), il est possible d'abréger les attaches de signature.

Le poste (et, s'il y lieu, le grade) ou titre de fonction doit être inscrit en toutes lettres dans la correspondance adressée à des destinataires au sein d'organismes civils ou de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN).

En-tête personnalisé

Lorsqu'on utilise du papier à en-tête personnalisé, le poste ou titre de fonction de l'expéditeur dans l'attache de signature n'est pas normalement répété.

Éléments des attaches de signature

Voici les éléments des attaches de signature :

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Attaches de signature dans la correspondance unilingue

Correspondance unilingue

Pour ce qui est de la correspondance unilingue, voici la disposition privilégiée au sein du Ministère.

Correspondance française Correspondance anglaise
  • Insérer deux interlignes sous la dernière ligne du texte; inscrire le poste ou titre de fonction de l'expéditeur, suivi d'une virgule;
  • Laisser assez d'espace (environ cinq interlignes) pour la signature entre le poste ou titre de fonction et le nom de l'expéditeur;
  • Inscrire le grade (s'il y lieu) devant le nom.
  • Laisser assez d'espace (environ cinq interlignes) pour la signature entre la dernière ligne du texte et l'attache de signature;
  • Inscrire le nom, le grade (au besoin) et le poste ou titre de fonction de l'expéditeur sur des lignes distinctes.

Modèles

Pour ce qui est de la correspondance unilingue, voici les modèles d'attaches de signature qui ont été retenus.

Nota : Le contenu mis en italique est indiqué à titre de consigne.

Attaches de signature complètes en français

Militaire Civil

(2 interlignes)
Le commandant de la base,

(signature)
Capitaine (Marine) Michel-André Tremblay

(2 interlignes)
Le sous-ministre,

(signature)
Michel-André Tremblay

Attaches de signature abrégées en français

Militaire Civil

(2 interlignes)
Le cmdt(B),

(signature)
Capt(M) M.-A. Tremblay
555-8766 (facultatif)

(2 interlignes)
Le SM,

(signature)
M.-A. Tremblay
555-8766 (facultatif)

Attaches de signature complètes en anglais

Militaire Civil

(signature)
Kenneth Parent
Captain (Navy)
Base Commander

(signature)
Kenneth Parent
Deputy Minister

Attaches de signature abrégées en anglais

Militaire Civil

(signature)
K.W. Parent
Capt(N)
B Comd
555-8766 (facultatif)

(signature)
K.W. Parent
DM
555-8766 (facultatif)

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Attaches de signature dans la correspondance bilingue

Correspondance bilingue

Pour la correspondance bilingue présentée côte à côte (deux colonnes), il faut utiliser une attache de signature bilingue.

Bien que certaines personnes puissent avoir des préférences, voici la disposition privilégiée au sein du Ministère.

Correspondance bilingue
  • Laisser deux interlignes sous la dernière ligne du texte, inscrire, en français, le poste ou titre de fonction de l'expéditeur suivi d'une virgule;
  • Laisser assez d'espace (environ cinq interlignes) pour la signature entre le poste ou titre de fonction et le nom de l'expéditeur;
  • Inscrire le grade en français (au besoin) avant le nom sur la même ligne;
  • Inscrire, sur la ligne suivante, le grade en anglais sous le nom, suivi du poste ou titre de fonction de l'expéditeur sur une autre ligne.

Modèles

Pour ce qui est de la correspondance bilingue, voici les modèles d'attaches de signature qui ont été retenus.

Nota : Le contenu mis en italique est indiqué à titre de consigne.

Attaches de signature bilingues complètes

Militaire Civil

(2 interlignes)
Le commandant de la base,

(signature)
Capitaine (Marine) Kenneth Parent
Captain (Navy)
Base Commander

(2 interlignes)
La sous-ministre,

(signature)
Michelle-Andrée Tremblay
Deputy Minister

Attaches de signature abrégées bilingues

Militaire Civil

(2 interlignes)
Le cmdt(B),

(signature)
Capt (M) K.W. Parent
Capt(N)
B Comd

(2 interlignes)
La SM,

(signature)
M.-A. Tremblay
DM

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Ligne réservée à l'autorité

Utilisation

Il faut utiliser la ligne réservée à l'autorité seulement lorsqu'une personne autre que l'expéditeur est responsable du contenu de la pièce de correspondance.

Exemples

Les exemples suivants indiquent où il est recommandé de placer la ligne réservée à l'autorité dans les attaches de signature. Ces exemples s'appliquent aux attaches de signature complètes et abrégées.

Nota : Le contenu mis en italique est indiqué à titre de consigne.

Attaches de signature en anglais

Militaire Civil

(signature)
Roberta Martin
Captain
Adjutant
for Commandant (autorité)

(signature)
Jean Bertrand
Assistant Deputy Minister (Policy)
for Deputy Minister (autorité)

Attaches de signature en français

Militaire Civil

(2 interlignes)
Pour le commandant, (autorité)
Le capitaine-adjudant,

(signature)
Capitaine Roberta Martin
Captain
Adjutant
for Commandant (autorité)

(2 interlignes)
Pour le sous-ministre, (autorité)
Le sous-ministre adjoint (Politiques),

(signature)
Jean Bertrand
Assistant Deputy Minister (Policy)
for Deputy Minister (autorité)

Attaches des signature bilingues

Militarire Civil

(2 interlignes)
Pour le commandant, (autorité)
Le capitaine-adjudant,

(signature)
Capitaine Roberta Martin
Captain
Adjutant
for Commandant (autorité)

(2 interlignes)
Pour le sous-ministre, (autorité line)
Le sous-ministre adjoint (Politiques),

(signature)
Jean Bertrand
Assistant Deputy Minister (Policy)
for Deputy Minister (autorité)

Références

Références principales

Références supplémentaires