DOAD 1000-2, Communication de politiques au sein du MDN et des FC

Identification

Date de publication : 1999-11-15

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux membres des Forces canadiennes (FC) et une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Documents annulés :

Autorité approbatrice : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du Directeur — Services ministériels stratégiques (DSMS).

Renseignements : Services législatifs et réglementaires (SLR), Cabinet du conseiller juridique auprès du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes


Définitions

Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD) (Defence Administrative Orders and Directives (DAODs))
Les Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD) sont des documents qui exposent des politiques et des instructions propres au MDN et aux FC. Elles viennent appuyer des politiques de plus haut niveau comme les lois du Parlement, les Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes (ORFC). Elles peuvent aussi compléter des directives du Conseil du Trésor ou d’autres organismes centraux. Les ordonnances s’appliquent aux membres des FC; les directives s’appliquent aux employés du MDN.
Instructions administratives (administrative instructions)
Les instructions administratives expliquent comment atteindre les objectifs énoncés dans les politiques administratives du MDN et des FC. Ces instructions peuvent être exprimées à l'aide de graphiques ou de texte et peuvent inclure, entre autres, des principes de gestion, des processus, des méthodes et des normes.
Politique administrative (administrative policy)
Une politique administrative précise la position générale du MDN et des FC sur un sujet particulier, définit les limites d'application au sein de l'organisation et énonce clairement les objectifs visés. À ce titre, une politique administrative fournit des lignes directrices touchant des décisions et des activités de gestion.

Aperçu

Contexte

Le MDN et les FC utilisent un large éventail de documents pour transmettre au personnel les politiques et orientations de l'organisation, notamment :

Il arrive parfois que ces moyens de communication soient mal utilisés.

Pour que les employés du MDN et les membres des FC respectent les politiques et les orientations, ils doivent savoir où les trouver. À ce titre, il importe de bien saisir le cadre stratégique du MDN et des FC - quand et comment utiliser tel ou tel document de politique - de sorte que les politiques et les instructions soient accessibles et reconnaissables par rapport à d'autre types d'information.

Principes d'efficacité

Voici trois principes à considérer pour une utilisation efficace des documents de politique :

Destinataires cibles

Les documents de politique doivent contenir les lignes directrices qui s'adressent particulièrement aux destinataires cibles. Connaître les destinataires permet de déterminer :

Exemples

Accessibilité

Il faut que les documents de politique soient facilement accessibles aux destinataires cibles.

Pour que les documents de politique soient efficaces et applicables, les commandants (cmdt) et les gestionnaires doivent prendre les mesures nécessaires pour que ces documents soient à la disposition des personnes qui en ont besoin et que celles-ci soient renseignées sur l'existence de tels documents.

Nota - Pour assurer l'accessibilité aux données historiques, il faut conserver toutes les versions antérieures des documents conformément aux politiques gouvernementales et ministérielles.

Non-répétition

En évitant les répétions d'un document à un autre, il est plus facile de gérer et de réduire les risques de conflit ou de confusion.

Dans les documents de politique, il faut éviter de répéter de l'information qui se trouve ailleurs. On produit un document de politique seulement s'il existe un besoin reconnu de :

Exemples

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Types de documents de politique

Documents de politique au sein du MDN et des FC

Dans le tableau suivant figure une liste de documents de politique utilisés par le MDN et les FC.

Documents de politique Exemples

Législation (lois et règlements)

  • Loi sur la défense nationale
  • ORFC
  • Loi sur l'emploi dans la fonction publique
  • Loi canadienne sur les droits de la personne

Traités, conventions et protocoles internationaux

  • Loi sur les conventions de Genève
  • Loi sur les Nations Unies
  • Loi sur les privilèges et immunités de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN)

Politiques d'un organisme central

  • Politiques du Conseil du Trésor

Politiques de gestion de la Défense

  • DOAD
  • OAFC
  • Ordonnances administratives du personnel civil (OAPC)
  • Instructions et directives du QGDN

Ordonnances et directives particulières à un secteur

  • OC
  • Règles d'engagement
  • OSSFC
  • Ordres du Service dentaire des FC (OSDFC)
  • Ordres COMAR
  • OCA

Manuels administratifs et techniques

  • Manuels d'administration financière (MAF)
  • Instructions techniques des Forces canadiennes (ITFC)

Législation

Lois et règlements

Certaines sphères d'activités du gouvernement rendent nécessaires l'adoption de lois et règlements (législation et réglementation) qui peuvent venir préciser les compétences et les champs de responsabilités du MDN et des FC.

Exemples

Voici une liste de lois qui touchent directement le MDN et les FC :

Voici une liste de règlements qui touchent directement le MDN et les FC :

Conformité

Toutes les lignes directrices de la Défense, notamment les directives et ordonnances administratives, doivent être conformes à toute orientation formulée dans les lois et règlements pertinents.

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Politiques et directives des organismes centraux

Les organismes centraux établissent des lignes directrices et fournissent du soutien pour ce qui est de la conduite des activités du gouvernement dans son ensemble. Les politiques de gestion fixées par ces organismes régissent les activités des ministères et s'appliquent, selon les dispositions stipulées, au MDN et aux FC.

Exemples

Voici certains organismes centraux dont les politiques et directives influent souvent sur le MDN et les FC :

Conformité

Toutes les lignes directrices de la Défense, notamment les directives et ordonnances administratives, doivent être conformes à toute orientation pertinente formulée par les organismes centraux.

Traités, conventions et protocoles internationaux

Le Canada est légalement tenu de s'acquitter de ses obligations en vertu du droit international. Les traités, les conventions, les protocoles et les autres instruments internationaux qui ont été signés par le Canada en sont les sources les plus connues. Le Canada est aussi légalement tenu de respecter le droit international coutumier qui englobe des normes et pratiques internationales reconnues.

Certaines des obligations en vertu du droit international ont des incidences importantes sur le MDN et les FC.

Exemples

Voici des instruments internationaux, signés et ratifiés par le Canada, qui touchent directement le MDN et les FC :

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Lignes directrices de la Défense

Rôle du Quartier général de la Défense nationale

L'un des rôles importants du Quartier général de la Défense nationale (QGDN) est de veiller à ce que, dans la gestion du MDN et des FC, les lois et les règlements, ainsi que les politiques, les pratiques et les lignes directrices à l'échelle de l'administration fédérale soient respectés. Les sous-sections de la présente section donnent un aperçu de la façon dont ce rôle est assumé.

Responsabilités du sous-ministre et du chef d'état-major de la Défense

En qualité de principaux conseillers du ministre, le sous-ministre (SM) et le chef d'état-major de la Défense (CEMD) sont ceux qui assurent la conduite et la gestion des activités ou opérations quotidiennes du MDN et des FC, respectivement. De façon générale, le SM est responsable :

et le CEMD est responsable :

En raison du caractère intégré du QGDN de l'organisation, le SM et le CEMD se partagent certains pouvoirs et certaines fonctions.

Délégation de pouvoirs en matière de politiques de défense

La DOAD 1000-0, Directive cadre de la Défense, indique la délégation de pouvoirs en matière de coordination et de maintien des politiques administratives du MDN et des FC, du SM et du CEMD au sous-ministre adjoint (Finances et Services du Ministère (SMA(Fin SM)).

D'autres détails à ce sujet figurent à la section « Délégation de pouvoirs », de la DOAD 1000-0, Directive cadre de la Défense.

Lignes directrices de la Défense

Les lignes directrices de la Défense sont formulées dans différentes collections, notamment les OAFC, les OAPC, les DOAD et les directives et instructions du QGDN.

La plupart des OAFC, des OAPC et des directives et instructions du QGDN sont toujours en vigueur. Toutefois, les directives contenues dans ces collections seront examinées et révisées, puis converties en DOAD, lesquelles remplaceront éventuellement toutes formes de lignes directrices administratives au sein du MDN et des FC.

DOAD

La collection des DOAD est le moyen utilisé au sein du MDN et des FC pour publier les lignes directrices administratives de la Défense qui ont une application générale. Par conséquent, il faut que cette collection soit facilement accessible à tous les membres des FC et à tous les employés du MDN, en version papier ou électronique.

La mise en œuvre des ordonnances et directives contenues dans la collection des DOAD est assujettie aux lois et règlements, aux traités, conventions et protocoles internationaux signés et ratifiés par le Canada, ainsi qu'aux politiques et lignes directrices des organismes centraux qui les régissent.

Les DOAD complètent ou appuient ces documents de politiques quand il y a lieu d'élaborer des directives particulières à l'intention du MDN ou des FC.

Contenu des DOAD

Il existe deux types de DOAD : la DOAD qui porte sur une politique et la DOAD qui contient des instructions. Voici des exemples de directives qui peuvent se retrouver dans ces DOAD.

La sert à...

DOAD - politique

préciser l'orientation générale du MDN et des FC sur un sujet particulier.

Exemple : « Les membres des FC et les employés du MDN doivent assurer la sécurité du matériel et des renseignements classifiés et désignés. »

DOAD - instructions

à expliquer comment atteindre les objectifs formulés dans les politiques administratives.

Exemple :

  • types de renseignements classifiés et désignés;
  • façon de protéger ces types de renseignements.

Ce qui ne fait pas partie des DOAD

Les DOAD ne servent pas à :

Utilisation des DOAD

La plupart des politiques et instructions administratives nécessaires aux employés du MDN et aux membres des FC pour accomplir leurs tâches se trouvent dans la collection des DOAD.

Si les membres des FC ou les employés du MDN ont des questions sur les raisons de certaines mesures ou le fonctionnement au sein du MDN et des FC, la collection des DOAD devrait être la première source à consulter.

Habituellement, il faut se servir des DOAD :

Si la politique ou les instructions ne respectent pas ces critères, il faudrait songer à utiliser un autre type de document ou d'instrument pour fins de communication.

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Autres moyens servant à communiquer des politiques

Communication des lignes directrices

Pour les politiques ou directives qui ne répondent pas aux critères des DOAD, il est possible d'utiliser d'autres types de documents. Les membres des FC et les employés du MDN sont aussi légalement tenus d'en respecter les dispositions, et ces documents sont plus appropriés pour communiquer les renseignements aux destinataires cibles. Ils comprennent :

Ordre ou directive spécifique à un secteur

Les ordres ou directives spécifiques à un secteur fournissent des détails sur des politiques ou des instructions nécessaires à des membres des FC ou des employés du MDN travaillant pour un groupe du QGDN, une base, une unité ou un commandement particulier.

C'est à l'autorité compétente, celle qui est responsable de la publication du document, de déterminer la forme et le style de tels documents.

Manuels administratifs ou techniques

De façon générale, les manuels administratifs ou techniques fournissent une description détaillée de processus ou méthodes propres à un domaine particulier, que les membres des FC ou les employés du MDN ont à utiliser.

Exemples

Voici des exemples de directives ou instructions qui pourraient faire l'objet de ces publications.

Les... comme les... fournissent des détails sur...

ordres ou directives spécifiques à un secteur

ordres du commandement aérien

les directives propres au personnel de la force aérienne.

Exemple :

  • les obligations du responsable des documents réglementaires classifiés (DRC) de l'escadre;
  • les obligations du responsable des DRC de l'escadron ou de l'escadrille;
  • les méthodes de vérification et d'inspection de sécurité des officiers de sécurité de l'escadre et de la police militaire.

manuels administratifs ou techniques

règlements sur la sécurité du MDN et des FC

les directives propres aux officiers de sécurité des unités ou autres personnes qui ont des tâches particulières à cet égard.

Exemple :

  • les types de cadenas approuvés pour les classeurs;
  • la production de normes et de spécifications nécessaires pour assurer une sécurité suffisante;
  • le processus d'évaluation des menaces.

Ordres courants

Les cmdt se servent des OC pour transmettre des règlements, des ordres, des instructions et des renseignements généraux aux membres des FC ou aux employés du MDN qui relèvent de leur autorité.

Les CO des unités de la Force régulière et de la Force de réserve doivent publier des OC.

La fréquence de publication est laissée à la discrétion du CO.

Forme et contenu

Voici des lignes directrices touchant la rédaction d'OC :

Section Norme

Titre

Chaque OC doit comprendre :

  • le titre;
  • l'emplacement de l'unité qui publie l'OC;
  • un numéro d'ordre;
  • la date de publication.

Table des matières

Chaque OC doit comprendre une table des matières.

Articles

Il faut regrouper les articles en quatre sections :

  • Section 1 - Fonctions et nominations
  • Section 2 - Articles courants
  • Section 3 - Articles périodiques
  • Section 4 - Événements sociaux et d'intérêt général

Références

Il faut indiquer pour chaque article :

  • l'autorité compétente;
  • la date d'entrée en vigueur.

Signature

Les OC doivent être signés par un cmdt ou en son nom.

OC de référence

Deux fois par année ou au besoin, le cmdt doit faire paraître une édition de référence des OC :

Autres moyens

On s'est déjà servi des CANFORGEN, des notes de service, des lettres et des bulletins pour transmettre certaines lignes directrices. Ces types de document sont des moyens légitimes pour communiquer des lignes directrices de la Défense qui sont temporaires ou provisoires. Par ailleurs, de tels documents peuvent être utilisés pour annoncer ou faire connaître - plutôt que pour ordonner ou prescrire - aux membres des FC et aux employés du MDN les politiques ou instructions publiées au moyen de documents de politique appropriés.

Ils ne doivent pas servir à communiquer des directives ou ordonnances administratives de la Défense pour les raisons suivantes :

Références

Références principales

Références supplémentaires