DOAD 1000-1, Guide de rédaction - Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD)

Identification

Date de publication : 1997-09-26

Application : Cette ordonnance s’applique aux membres des Forces canadiennes (FC) et cette directive s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Autorité approbatrice : Le guide de rédaction est publié avec l’autorisation de la Directeur – Services ministériels stratégiques (DSMS).

Renseignements : Directeur – Services ministériels stratégiques (DSMS)


Définitions

Bloc d'information (Information Block)
Un bloc d'information (ou bloc) est une unité pertinente qui fait partie d'un module d'information. Il contient une seule idée (exemple : texte, graphique, tableau, diagramme, etc.) et porte également un titre appelé plus précisément intertitre. Il remplace en quelque sorte le paragraphe comme unité traditionnelle de pensée. On utilise toujours des phrases complètes pour rédiger des blocs.

Si un bloc contient trop d'information, il peut être découpé en plus petites unités, séparées par des interlignes. Un bloc d'information ne contient habituellement pas plus de six sous-unités d'information (neuf sous-unités constituent le maximum).

Le bloc d'information que vous êtes en train de lire contient trois sous-unités et son intertitre, Bloc d'information, se trouve à gauche. Chaque bloc d'information est encadré, au début et à la fin, par des lignes continues.
Information Mapping ® (Information en modules intégrés)
L'Information Mapping ® (information en modules intégrés) est une méthode de rédaction servant à organiser et à présenter l'information en modules. Afin de faciliter la compréhension, l'information est analysée, puis structurée en petites unités de sens. Cette méthode favorise l'utilisation de graphiques, de diagrammes, de tableaux, d'ordinogrammes, etc.
Intertitre (Information Label)
Un intertitre est un mot ou une locution (au plus cinq mots), placé à la gauche, qui permet de cerner le contenu du bloc d'information qui se trouve à droite.

Grâce aux intertitres, les lecteurs peuvent parcourir le texte pour relever l'information qui les intéresse. Les intertitres facilitent l'accès à l'information.
Module d'information (Information Map)
Un module d'information (ou module) est un ensemble de blocs d'information pertinente correspondant à un sujet donné. Le titre d'un module décrit le type d'information contenu dans le module. Celui que vous êtes en train de lire s'intitule « Définitions »; le précédent, « Identification ».

Un module d'information peut compter jusqu'à neuf blocs d'information.

Processus d’élaboration des DOAD

Introduction

L’élaboration des DOAD comprend l’une ou l’autre des tâches suivantes :

Processus

Voici la description du processus des DOAD.

Étape Responsable Mesure
1
Consultation initiale
Bureau de première responsabilité (BPR) et DSMS Le BPR consulte le personnel de la DSMS sur la nécessité de rédiger ou modifier une DOAD. La DSMS :
  • fournit des conseils et des modèles;
  • nomme un analyste des politiques pour consultation avec le BPR.
2
Rédaction de la DOAD
BPR Le BPR rédige la DOAD avec l’appui :
  • des bureaux consultatifs (BC)
  • du conseiller juridique (au besoin) au sein de l’organisme parrain.
3
Révision
DSMS La DSMS révise la DOAD conformément à des critères établis, coordonne la révision en matière juridique et fournit des services de :
  • composition
  • correction-révision
  • traduction
4
Approbation
BPR Le BPR obtient, par écrit, l’approbation des autorités compétentes.
5
Publication
DSMS La DSMS obtient l’approbation quant à la forme et à la légalité, puis produit une version électronique en ligne et coordonne la publication des versions papier et électronique.

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Rédaction d’une DOAD

Principes directeurs

Dans l’élaboration d’une DOAD, il importe de tenir compte des principes en matière de gestion et d’administration énoncés dans le Livre blanc sur la défense et réitérés dans Défense 2000. Ainsi, le rédacteur doit :

Au point de départ

Il faut suivre les étapes suivantes avant de commencer la rédaction d’une DOAD

  1. Rassembler toute l’information touchant la DOAD à rédiger.
  2. Regrouper l’information connexe en parties.
  3. Découper en éléments distincts chacune des parties.
  4. Organiser l’information en séquences logiques.
  5. S’assurer que toute l’information pertinente est présente.
  6. Supprimer l’information redondante et superflue.

Quelques règles de base en rédaction

Acronymes, sigles et abréviations

Il est nécessaire d’écrire le mot ou l’expression en toutes lettres dès sa première mention dans les DOAD, suivi de l’acronyme, du sigle ou de l’abréviation entre parenthèses. Ensuite, on peut utiliser l’acronyme, le sigle ou l’abréviation dans le texte.

Types de DOAD

Il existe deux types de DOAD : une qui sert à communiquer une politique (DAOD – politique); une autre, des instructions quant à la mise en œuvre de la politique (DAOD – instructions).

Le présent document est une DOAD – instructions. Il explique comment les exigences énoncées dans la politique en vigueur (DOAD 1000-0) doivent être mises en œuvre.

Bien qu’une DOAD portant sur une politique puisse exister en elle-même, ce n’est pas le cas pour ce qui d’une DOAD – instructions. Si des instructions ne sont pas directement reliées à une politique administrative ou ne viennent pas l’appuyer, elles ne peuvent pas faire partie d’une DOAD. De telles instructions devraient être publiées sous une autre forme plus appropriée (exemple : instructions permanentes d’opération (IPO), mandats, manuels techniques, etc.).

Numérotation des DOAD

Un nombre à quatre chiffres est attribué aux DOAD, suivi d’un trait d’union et d’un ou plusieurs chiffres. Le numéro à quatre chiffres renvoie au sujet et la suite, au type de DOAD.

Un zéro (0) après le trait d’union indique qu’il s’agit d’une politique; tout autre chiffre après le trait d’union, que ce sont des instructions.

Informations facultatives et obligatoires

Pour assurer une certaine uniformité, la présence et l’ordre de certains modules et blocs d’information ont été fixés.

L’information jugée facultative ne devrait être incluse que si elle est pertinente. Les modules ou blocs d’information obligatoires doivent toutefois être inclus. Si, pour une raison quelconque, il n’y a aucune information à fournir dans un bloc ou module obligatoire, il faut tout de même utiliser le module ou bloc obligatoire et inscrire « sans objet » à la droite du titre ou de l’intertitre. Cela confirme que l’information obligatoire n’a pas été omise par erreur.

Rédaction de modules d’identification et de références

Aperçu

Toutes les DOAD, les politiques ou les instructions, doivent comprendre des modules d’identification et de références, ainsi que les blocs d’information ci-dessus, et respecter l’ordre suivant.

Le module intitulé contient les blocs
Identification
  1. Date de publication
  2. Application
  3. Document annulé (facultatif)
  4. Autorité approbatrice
  5. Renseignements
  6. Table des matières
Références
  1. Références principales
  2. Références supplémentaires

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Module d’identification

Le module d’identification fournit les données de base nécessaires à la gestion des DOAD. Le module d’identification de cette DOAD montre la disposition souhaitée.

Voici des explications sur le contenu qu’il faut inclure dans chaque bloc du module d’identification :

  1. Le bloc « Date de publication » est la date à laquelle la DOAD est publiée et entre en vigueur. Si la date de publication et la date d’entrée en vigueur sont différentes, il faut indiquer les deux dates dans ce bloc.
  2. Le bloc « Application » indique à qui s’adresse la DOAD et qui doit s’y conformer. Les ordonnances s’appliquent aux membres des FC; les directives, aux employés du MDN.
  3. Le bloc « Document annulé ou Documents annulés » indique quels autres documents, ou quelles parties, sont remplacés par la DOAD. (À utiliser seulement au besoin.)
  4. Le bloc « Autorité approbatrice » indique la fonction ou le poste de la personne qui est responsable de la politique énoncée dans la DOAD ou de sa mise en œuvre. Pour ce qui est d’une politique, c’est habituellement un sous-ministre adjoint (ou niveau supérieur); alors que pour des instructions, il s’agit souvent de la personne à qui ont été délégués les pouvoirs.
  5. Le bloc « Renseignements » indique la fonction ou le poste de la personne, ou l’organisation à qui on peut s’adresser pour obtenir des renseignements.
  6. Le bloc « Table des matières » fournit une liste des modules de la DOAD, hormis le module d’identification dont il fait partie. Ce bloc est souvent présenté sous forme de tableau.

Module de références

Le module de références comprend habituellement deux blocs.

  1. Dans le bloc « Références principales » figurent les directives de niveau supérieur qui touchent directement la DOAD en question.
  2. Dans le bloc « Références supplémentaires » figurent les documents auxquels il est fait référence dans la DOAD et qui sont nécessaires à l’application de la politique. À l’occasion, des documents portant sur des sujets connexes qui pourraient fournir des détails additionnels se trouvent dans ce bloc.

Rédaction d’une DOAD – politique

Aperçu

Une DOAD – politique porte sur une politique cadre en rapport à un sujet donné que le MDN ou les FC se sont engagés à respecter. Elle fixe les objectifs de cette politique et présente au lecteur une vision claire des résultats attendus.

La volonté de respecter cette politique dictera la façon dont certaines décisions seront prises et leur raison d’être. Les objectifs et les résultats attendus exigeront qu’une marche à suivre ou des instructions spécifiques soient formulées pour atteindre ces objectifs.

Une DOAD – politique concerne uniquement la politique et non la marche à suivre ou les instructions qui s’y rattachent. La « façon d’appliquer une politique » fait partie des DOAD – instructions.

Modules et blocs

Une DOAD – politique comprend quatre modules obligatoires et un facultatif. Chacun de ces modules peut se subdiviser en un ou plusieurs blocs. À moins d’avis contraire, ces modules et blocs sont obligatoires. En voici la liste :

Le module intitulé contient les blocs
Identification (se référer au module intitulé « Rédaction de modules d’identification et de références »)
Définitions (facultatif) de mots ou termes qui font partie de la DOAD, mais qui ne sont pas d’usage courant ou ont une signification particulière dans ce contexte (au besoin).
Orientation de la politique
  1. Contexte (facultatif)
  2. Énoncé de politique
  3. Exigences (facultatif)
Délégation de pouvoirs Table de délégation de pouvoirs (une ou plusieurs)
Références (se référer au module intitulé « Rédaction de modules d’identification et de références »)

Modules des définitions

On ne devrait inclure un module de définitions que pour les mots ou termes qui peuvent être mal compris par le lecteur.

Les mots ou termes qui nécessitent d’être définis devraient être inscrits à la gauche comme intertitres et les définitions ou explications, à la droite. Le module Définitions de cette DOAD en est un exemple.

Bloc de contexte

Le bloc de contexte permet d’expliquer la nécessité de la politique et de mieux en comprendre et en situer le contexte.

Les raisons et le contexte d’une politique vont habituellement de soi et l’indiquer n’apporte rien au document. C’est pourquoi avant d’inclure ce bloc, il faut se poser la question suivante : « Est-ce que cette information permet d’aider le lecteur à mieux saisir le sens de la politique? » Si la réponse n’est pas un oui sans équivoque, il n’est pas nécessaire de l’inclure.

Bien que ce bloc ne soit pas obligatoire, les rédacteurs devraient considérer la question attentivement, car sa présence peut aider à clarifier l’énoncé de politique.

Bloc d’énoncé de politique

L’énoncé de politique est l’orientation générale qui fournit un cadre de référence à partir duquel des décisions et des mesures sont prises. Cet énoncé doit exprimer avec concision la position du MDN ou des FC, ou les deux, en rapport avec le sujet traité dans la DOAD.

L’énoncé de politique précise le ou les résultats attendus de la politique plutôt que de décrire la marche à suivre nécessaire à l’atteinte de ces résultats.

La politique peut habituellement se résumer à une ou deux phrases. Il est possible d’utiliser une énumération verticale avec un point vignette (!) qui précède chaque élément énuméré pour expliciter l’énoncé.

Blocs des exigences

Le bloc des exigences a pour objet les éléments, ressources, moyens, mécanismes ou conditions nécessaires à l’application de la politique.

Par exemple, un énoncé de politique sur « la façon d’éliminer le harcèlement en milieu de travail » devrait avoir une portée suffisamment vaste. Toutefois, les objectifs de la politique devraient être réalisables. Sans la mise en place de mécanismes de surveillance ou de grief, les objectifs de la politique ne peuvent être atteints. De tels mécanismes doivent donc être en place pour que la politique soit appliquée : ce sont des exigences.

Le bloc des exigences devrait servir à indiquer quels sont les préalables, mais non comment ces exigences sont organisées ou comment elles s’appliquent. La ou les DOAD – instructions traitent de telles questions.

Module de délégation de pouvoirs

Le module de délégation des pouvoirs indique, par fonction ou poste, à qui sont délégués les pouvoirs en matière financière ou autre. Ces pouvoirs permettent d’établir ou de mettre en œuvre des règlements, des normes, des processus ou des marches à suivre qui permettront d’atteindre les objectifs formulés dans l’énoncé de politique.

Si les pouvoirs en matière financière ou autre sont délégués à plus de deux titulaires, on devrait utiliser une table (ou même deux).

Il ne faut pas confondre « délégation de pouvoirs » et « responsabilité ». La délégation de pouvoirs désigne l’ensemble des droits et des pouvoirs nécessaires pour permettre au titulaire de remplir une tâche donnée; la responsabilité concerne l’obligation d’une personne à effectuer une tâche donnée. Ce dernier aspect devrait se trouver dans une DOAD – instructions.

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Rédaction d’une DOAD – instructions

Aperçu

Les DOAD sont conçues pour communiquer des informations essentielles à la bonne marche du MDN et des FC. Ainsi, les DOAD ne sont pas des moyens appropriés pour transmettre des informations spécialisées ou réservées à un groupe restreint. Il faudrait plutôt se servir des IPO, des mandats ou des manuels.

La DOAD – instructions explique comment atteindre les objectifs stipulés dans la DOAD sur la politique en vigueur. On peut y décrire des processus, des marches à suivre, des principes de fonctionnement, etc.

Le document que vous lisez en est un modèle. Examinez-en la structure, la disposition, les types de modules, de blocs, de titres et d’intertitres. Voyez ce que vous pouvez en tirer pour votre propre usage. Y a-t-il des éléments que vous pouvez utiliser sans y apporter de changements, ou sinon peu de changements, ou qui peuvent vous servir de base dans la rédaction de DOAD?

Modules et blocs

À l'exception des modules obligatoires d'identification et de références, il n'y pas de règle pour ce genre de DOAD. Les rédacteurs peuvent choisir les modules et les blocs qui leur permettront de mieux communiquer l'information aux lecteurs. Il faut cependant choisir avec soin les titres des modules et les intertitres des blocs pour bien refléter le contenu.

Bien que les DOAD – instructions ne respectent pas un ensemble bien établi de modules et de blocs, dans le tableau suivant figure le type d'information qu'on peut y retrouver.

Type d’information Ce type d’information a pour objet d’indiquer
Processus une séquence d’activités visant un but ou un résultat distinct. On y indique les participants et les résultats pour chacune des activités. On utilise souvent des ordinogrammes pour montrer les processus.
Principes de fonctionnement la nécessité d’une politique pour le bon fonctionnement de l’organisation. Il faut préciser les mesures requises pour atteindre les résultats attendus.
Lignes directrices les meilleures pratiques pour permettre la mise en œuvre de la politique ou les exigences s’y rattachant.
Normes les paramètres ou normes qu’il faut respecter à l’échelle du MDN et des FC.
Formulaire les types de formulaires qu’il faut remplir et présenter pour que quelque chose se produise. Des formulaires existants font souvent partie du document, accompagnés d’instructions.
Marche à suivre des instructions à suivre étape par étape pour remplir une tâche ou mener une activité. On utilise l’infinitif pour ce type d’information. On peut se servir de diagrammes, tableaux, etc.
Responsabilités les personnes chargées d’assumer les tâches.

Références

Référence principale

DOAD 1000-0, Directive cadre de la Défense

Référence supplémentaire

DOAD 1000-2, Communication de politiques au sein du MDN et des FC