RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT, 2001-2002

Consolider le succès

L’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels Au ministère de la Défense nationale et dans les Forces canadiennes

Table des matières

Avant-propos

Partie 1 - Renseignements préliminaires

Partie 2 - L'année en rétrospective

Partie 3 - L'année à venir

Abréviations et acronymes

Avant-propos

Rapport annuel au Parlement

L’article 72, tant de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) que de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), stipule qu’au cours de chaque exercice, le responsable de toute institution fédérale doit établir et présenter au Parlement un rapport sur l’application de ces lois dans son institution. Le présent document constitue le dix-neuvième rapport annuel présenté au Parlement sur l’application de ces lois au ministère de la Défense nationale (MDN) et dans les Forces canadiennes (FC).

Objet

Le présent rapport annuel explique comment le MDN et les FC ont géré les activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels et se sont acquittés de leurs fonctions découlant de la LAI et de la LPRP du 1er avril 2001 au 31 mars 2002.

Application de l’AIPRP

Un coordonnateur est chargé d’appliquer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du MDN et des Forces canadiennes. Le bureau de l’Ombudsman des Forces canadiennes, le Comité des griefs des Forces canadiennes et la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire sont autant d’organismes distincts relevant du ministre de la Défense nationale. À ce titre, ils gèrent eux-mêmes les activités liées à l’application de l’AIPRP dans leurs propres services.

Présentation du rapport

Le présent rapport annuel a été établi selon la méthode Information Mapping®.

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Partie 1 - Renseignements préliminaires

Aperçu

Promulgation

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été promulguées le 1er juillet 1983.

Objet de la LAI

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet de donner aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

But de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à donner aux particuliers le droit d’accès aux renseignements relevant du gouvernement et qui les concernent, sous réserve d’exceptions précises et limitées, et à protéger les renseignements personnels en interdisant la consultation par autrui et en permettant aux particuliers d’assurer un contrôle important sur la façon dont ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués.

Demandes officielles d’accès

En plus d’accorder aux particuliers le droit d’accès aux renseignements relevant du gouvernement et qui sont détenus par le gouvernement, les deux lois prévoient une procédure de demande officielle permettant d’exercer ce droit et comportant, entre autres, ce qui suit :

Demandes non officielles d’accès

Les lois, les règlements et les directives du Conseil du Trésor (CT) invitent clairement les institutions à accorder aux particuliers l’accès aux renseignements auxquels ils ont droit sans qu’ils aient à avoir recours à la procédure officielle prévue par les lois. La LAI et la LPRP visent à compléter, plutôt qu’à remplacer, les méthodes administratives moins officielles permettant de consulter les renseignements détenus par le gouvernement.

Importance de la demande non officielle d’accès

Le recours généralisé aux demandes non officielles d’accès est reconnu par le ministère de la Défense nationale comme un moyen efficace et simple de favoriser le respect des principes de transparence gouvernementale sur lesquels reposent les lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Mandat du Ministère

Responsabilité du Ministre

Le ministre de la Défense nationale est chargé de toutes les questions liées à la défense nationale, y compris la gestion et le contrôle au sein du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes.

Mission du MDN et des Forces canadiennes

Le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes ont pour mission de défendre le Canada, ses valeurs et ses intérêts, tout en contribuant à la paix et à la sécurité internationales.

Livre blanc sur la défense

Le Livre blanc sur la défense de 1994 confirme la volonté du gouvernement fédéral de conserver des forces navales, terrestres et aériennes polyvalentes et aptes au combat afin de protéger la souveraineté du Canada et de défendre ses intérêts et ses valeurs à l’étranger. Le Ministère et les FC continuent de mettre l’accent sur leur personnel civil et militaire en insistant beaucoup sur les questions liées à la qualité de la vie et en veillant à ce que le personnel reçoive la formation et le matériel dont il a besoin pour mener à bien les missions opérationnelles sans courir de risques inutiles.

Rapport sur les plans et les priorités de la Défense

Dans le Rapport sur les plans et priorités de 2001/02, le Ministre a énoncé les cinq priorités du Ministère. Nous devons :

Organisation du Ministère

Composantes militaire et civile

L’organisation unique du personnel du Ministère comprend deux composantes distinctes, l’une militaire et l’autre civile. Le tableau ci-dessous indique le nombre de personnes de chacune des composantes :

Nombre de personnes selon la composante au 31 mars 2002
Militaires :
Force régulière :
Première réserve :
59 653
22 314
Civils : 21 478
Total des militaires et des civils : 103 445

Chaîne de commandement

L’orientation générale de l’administration et des opérations est assurée par le Quartier général de la Défense nationale (QGDN) à Ottawa, l’exécution de fonctions particulières étant confiée aux divers éléments des Forces canadiennes situés d’un bout à l’autre du pays. Les membres de la Force régulière et de la Réserve vivent, s’entraînent et travaillent dans toutes les provinces et territoires du Canada, ainsi que dans le cadre de missions opérationnelles partout dans le monde.

L’Ombudsman du MDN et des FC relève directement du ministre de la Défense nationale à qui il doit rendre des comptes. L’Ombudsman est une source directe d’information, d’orientation et d’éducation qui peut aiguiller les gens vers les services d’aide et de redressement de griefs déjà en place au MDN et dans les FC. Pour assurer la confidentialité des renseignements qui sont portés à son attention, l’Ombudsman est autonome en ce qui a trait aux questions liées à l’AIPRP et référées à son bureau. Par conséquent, un rapport annuel distinct sera déposé concernant l’application des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels au sein du bureau de l’Ombudsman.

Le Comité des griefs des Forces canadiennes et la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire sont des organismes séparés et distincts du ministère de la Défense nationale; ils sont en outre reconnus en tant que tels dans les annexes correspondantes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ils ne font donc pas l’objet du présent rapport annuel.

Organisation du MDN et des FC chargée d’appuyer l’application de l’AIPRP

Coordonnateur de l’AIPRP au Ministère

Au MDN, c’est le Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP), qui est chargé de l’application et de la coordination de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Son service relève du sous-ministre adjoint (Finances et Services du Ministère). Au besoin, le DAIPRP consulte des spécialistes et d’autres services du QGDN sur les questions juridiques, les affaires publiques et les questions de politique.

Instrument de délégation

L’arrêté sur la délégation prévu par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels du 12 juillet 2000 se lit comme suit :

«En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Défense nationale désigne le titulaire du poste de Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels, ainsi que le titulaire du poste de Directeur adjoint – Accès à l’information et protection des renseignements personnels, pour exercer tous les pouvoirs et remplir toutes les fonctions confiées au Ministre en qualité de responsable du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes aux termes de ces lois.

En l’absence du Directeur et du Directeur délégué, le ministre, en vertu de l’article 73 des lois, désigne le titulaire du poste de sous-ministre adjoint (Finances et Services du Ministère) pour exercer les pouvoirs et remplir les fonctions qui sont attribués au ministre aux termes de ces lois.

En vertu de l’article 73 de ces lois, le ministre désigne également les titulaires du poste de chef d’équipe – Accès à l’information et protection des renseignements personnels, pour exercer les pouvoirs et pour remplir les fonctions ci-dessous qui sont conférés au ministre aux termes de ces lois :

  • sous réserve du paragraphe 2 de l’article 8, les chefs d’équipe sont désignés pour exercer toutes les attributions associées à tous les articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • les chefs d’équipe sont désignés pour exercer les attributions associées à l’application des articles 9 (Prorogation du délai) et 11 (Frais de communication) ainsi que des articles 27 et 28 (Consultations) de la Loi sur l’accès à l’information;
  • les chefs d’équipe sont aussi désignés pour répondre aux demandes présentées suivant la Loi sur l’accès à l’information dans les cas où les documents n’existent pas».

Mandat du DAIPRP

Le DAIPRP a pour mandat d’agir au nom du ministre de la Défense nationale afin de faire respecter les lois, les règlements et la politique du gouvernement en plus d’établir des directives ministérielles, y compris des normes, sur toutes les questions liées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Sa compétence en cette matière s’étend à tous les éléments des Forces canadiennes et du ministère de la Défense nationale – sauf au bureau de l’Ombudsman, de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire et du Comité des griefs des Forces canadiennes.

Organisation au sein du MDN et des FC

Dans tous les quartiers généraux et toutes les bases, stations et unités subordonnés, un officier supérieur des FC ou un fonctionnaire supérieur du Ministère est chargé de l’application de l’AIPRP à l’échelon local.

Le coordonnateur national de l’AIPRP (le DAIPRP) doit faire en sorte qu’ils ont à leur disposition les politiques et directives nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions à cet égard.

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Partie 2 - Revue de l’année

Soutien ministériel

Dans le rapport annuel de l’an dernier, le Commissaire à l’information notait les progrès réalisés par le Ministère au niveau de la réduction du taux de refus et il faisait la recommandation suivante : « Le Ministère devrait continuer à affecter les ressources et l’énergie nécessaires au respect des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information afin de parvenir à un respect important de ceux-ci d’ici le 31 mars 2002». L’engagement pris par le Ministère à ce sujet a été révélé dans le rapport de 2001 où l’on a signalé une nouvelle amélioration au niveau du taux de refus des demandes (11,8 %). Le taux était de 17 % l’an précédent—le meilleur résultat jamais obtenu jusque-là. Le Ministre, la haute direction du MDN et des FC et de tout le personnel restent déterminés à obtenir une amélioration soutenue du rendement de l’institution au plan de l’AIPRP.

Organisation de DAIPRP

Le service chargé de l’AIPRP au MDN (DAIPRP) compte 43 employés civils et 4 militaires, une augmentation de 10 personnes occupant des postes d’une durée indéterminée. Cette augmentation a permis de compenser la réduction considérable du personnel à contrat. Certains membres du personnel à contrat ont été retenus à différents niveaux, selon les besoins, au cours de l’année.

Charge de travail

Au cours de l’AF 2001-2002, le DAIPRP a reçu 1358 demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et 4443 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les chiffres pour l’AF 2000-2001 étaient de 1088 et de 5279 respectivement.

Année Financière  Demandes LAI reçues  Demandes LAI ayant reçu une réponse Pages publiées

97-98

861

846

S/O

98-99

1 031

885

282 476

99-00

1 063

1 252

166 343

00-01

1 088

1 107

102 591

01-02

1 358

1 318

142 658

Le MDN continue de réduire activement son arriéré de demandes de renseignements présentées en vertu de la LPRP. Le nombre de ces cas est passé de 343 au 1er avril 2000 à 269 au 31 mars 2001. Des états mensuels ont aussi été fournis au Commissaire à la protection de la vie privée pour le tenir au courant des progrès réguliers du Ministère.

En 1998, le Ministère a modifié sa politique pour permettre aux employés et aux membres militaires d’accéder à plusieurs catégories de renseignements sur eux-mêmes, sans devoir présenter de demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces modifications ont été couronnées de succès. Au cours de la période qui a suivi la promulgation de ces modifications en août 1998, le nombre de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues par le MDN a beaucoup diminué comme le démontre le tableau suivant :

Année Financière  Demandes officielles reçues  Demandes officielles ayant reçu réponse Demandes officielles  pages publiées

97-98

12 355

11 375

S/O

98-99

8 830

10 194

907 935

99-00

6 587

9 039

768 322

00-01

5 279

5 668

558 688

01-02

4 443

4 517

452 721

Le MDN ne devrait pas revivre la situation où l’on pouvait raisonnablement s’attendre chaque année à plus de 13 000 demandes officielles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels – dont 75 % à 85 % portaient sur des dossiers courants, tels que les rapports annuels d’appréciation du rendement, le classement individuel dans les listes de mérite et les dossiers médicaux et dentaires.

Structure de l’équipe et recrutement

Les améliorations que le Ministère désirait apporter l’an dernier à la structure de l’équipe du DAIPRP sont aujourd’hui presque terminées. Certains contractuels sont encore en poste pour terminer les tâches en cours et combler les postes de la fonction publique qui n’ont pas encore été comblés pour les périodes de pointe. La possibilité offerte au personnel de soutien subalterne d’acquérir de nouvelles aptitudes et d’avancer dans leur carrière en tant qu’agents aux demandes liées à l’AIPRP a produit des dividendes en plus d’améliorer la rentabilité, le rendement et le moral. La formation et l’expérience de travail du personnel nouvellement promu et recruté progressent très bien et les équipes se sont stabilisées ou elles ont atteint leur taille maximale prévue. On a déjà commencé à combler les derniers postes au sein des équipes et la dotation à ce niveau devrait se terminer au cours de la prochaine année financière.

Amélioration de la gestion des dossiers d’AIPRP

S’appuyant sur les recommandations du Commissaire à l’information, le DAIPRP a continué de gérer de façon proactive les dossiers individuels liés à la LAI pour veiller à ce que les prorogations de délai appropriées et autorisées par la Loi sont demandées de façon conséquente et systématique. On procède de façon identique dans le cas des demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le pourcentage de demandes présentées en vertu de la LAI qui sont traitées dans les délais autorisés a augmenté, passant de 35,7 % pour l’exercice 1998-1999 à 47,8 % pour celui de 1999-2000, à 68,6 % pour l’exercice de 2000-2001 et, tout récemment, à 87,7 % pour 2001-2002. Pendant la même période, le nombre de demandes présentées en vertu de la LPRP, et qui ont obtenu une réponse dans les délais autorisés, est passé de 16,4 % à 85,9  %.

Politique

La taille de la section DAIPRP – politique et formation (P et F) a légèrement augmenté, ce qui a permis de placer un accent plus grand sur les politiques internes et la formation des employés et des membres des FC. Même si la P et F en est encore à ses débuts, la section a commencé à travailler au sein de la direction dans le but de déterminer quelles sont les pratiques exemplaires et de créer les ressources d’information destinées au personnel du DAIPRP. L’objectif est d’offrir un accès facile aux ressources normalisées et à jour en préparant un manuel de référence de bureau qui décrit les normes qui ont cours au Ministère en ce qui a trait à l’AIPRP en plus de devenir un point d’accès unique et immédiat aux directives internes et externes, par exemple, à la jurisprudence, à des documents types et à des liens directs à d’autres sources d’information, tels que des sites Web. On demande aux gens du Ministère et aux autres intervenants du domaine de l’AIPRP de présenter leurs idées.

Formation

Le 1er avril 1998, le Ministère a commencé à élaborer et à donner des cours structurés dans le domaine de l’AIPRP. Au cours des quatre dernières années, plus de 4400 membres du personnel civil et militaire ont assisté à des cours, des présentations et des séances d’information générales et sur mesure portant sur l’AIPRP. Cela continue d’atténuer le besoin pressant de formation relative à l’AIPRP qui s’était fait sentir dans certaines parties de l’institution. Cela a également permis de rendre la formation future de plus en plus proactive, d’une portée de plus en plus grande et systématique. Le DAIPRP a poursuivi son approche de l’an dernier alors que tous les sous-ministres adjoints du Ministère, leurs homologues des Forces canadiennes et d’autres gestionnaires supérieurs de l’institution à définir les besoins en formation liés à l’AIPRP de leurs services respectifs pour permettre au DAIPRP de planifier et de présenter la formation en 2002-2003. Cette identification des besoins en formation se tient chaque année, au début de l’année financière, ce qui permet de passer à une formation et à une sensibilisation proactives, ce qui a permis de mieux faire connaître et de mieux observer les lois fédérales sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Cette prise de conscience collective a aidé le Ministère à réduire constamment son taux de refus.

Au cours de l’AF 2001/02, le DAIPRP a mis sur pied un programme de formation interne pour les analystes. Ce programme met l’accent sur l’interprétation uniformisée et la connaissance à jour de la jurisprudence portant sur les articles de la Loi sur lesquels reposent les séparations. Ces sessions de formation de trois heures, données à trois semaines d’intervalle ont été données par les conseillers juridiques du Ministère sur ces deux Lois. Les sessions ont été bien accueillies par les analystes du DAIPRP parce qu’elles permettent d’améliorer les connaissances de la direction et la confiance chez les analystes. Pendant cette formation collective, il est possible de répondre aux questions portant sur l’AIPRP pour que tous les participants puissent en profiter, ce qui permet également de fournir des réponses plus uniformisées et à jour, tant pour les demandes en provenance du public que du personnel du Ministère qui désire recevoir des renseignements sur l’AIPRP.

Contact avec la communauté des BPR

Des relations plus étroites ont été établies avec le Bureau de première responsabilité (BPR) à la suite des initiatives de formation prises ainsi qu’à la suite de la mise sur pied d’un comité consultatif sur l’AIPRP. Cela provient des sessions de formation normales où les BPR ont appris non seulement des procédures relatives à l’AIPRP mais également de l’existence du DAIPRP comme source de conseils et de renseignements. Au cours des sessions de formation, on a présenté aux BPR des ressources comme les sites Web du DAIPRP et du CT pour y trouver des renseignements sur le déroulement des demandes (y compris les formules), un sommaire des demandes ayant reçu une réponse, les publications et les rapports, les Lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels ainsi que des liens directs aux sites Web des commissaires à la LAI et à la LPRP. La section sur les politiques et la formation a été particulièrement touchée par le temps requis pour répondre aux demandes en provenance du Ministère, pour faire connaître les politiques et donner des conseils. Ces fonctions représentent une part importante des activités quotidiennes de la section. Les conseils donnés par le personnel du DAIPRP ont permis aux BPR de répondre plus rapidement aux demandes non officielles, ce qui a permis au public d’avoir un accès plus rapide aux renseignements.

La première réunion du comité consultatif sur l’AIPRP a eu lieu au cours de cette période de référence. Le comité était composé de représentants de niveau 1 du Ministère sous la présidence du DAIPRP. Le comité a été formé dans le but d’obtenir des conseils de tous les secteurs du Ministère et d’impliquer tous ses composants relativement à la LAI et à la LPRP. En créant ce comité, le Ministère s’implique non seulement dans l’élaboration d’une politique et de directives sur l’AIPRP mais il s’implique également en donnant des idées sur la mise en application des lois ainsi que des conseils pratiques émanant des premiers intéressés. En Résumé, comme le comité est composé de représentants du plus haut niveau, il a l’autorité nécessaire pour agir et devenir un forum commode pour diffuser les directives sur l’AIPRP dans tout le Ministère.

Salle de lecture du MDN et des FC

Le MDN a commencé à fournir, au cours de l’exercice 1995-1996, un service d’accès non officiel qui permet à quiconque de demander et de recevoir des copies de documents communiqués antérieurement à d’autres requérants, sans devoir à présenter eux-mêmes une nouvelle demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Même si le processus non officiel ne confère pas le droit de déposer une plainte, comme s’il s’agissait d’une demande officielle, le nombre des personnes utilisant cette méthode non officielle d’accès reste assez élevé comme l’indique le tableau suivant.

AF Nombre de demandes officielles reçues Nombre de demandes non officielles reçues Pourcentage de demandes non officielles par rapport au total des demandes
1995-96 869 57 5,9 %
1996-97 942 80 7,8 %
1997-98 861 130 13,3 %
1998-99 1 031 422 29 %
1999-00 1 063 541 33 %
2000-01 1 088 511 32 %
2001-02 1 358 318 19 %

La Défense nationale a été l’un des premiers ministères de la fonction publique à utiliser les technologies axées sur Internet pour renseigner la population du Canada sur les documents communiqués conformément à la LAI. Par exemple, pour améliorer la prestation de services de consultation officieuse, en 1997, le Ministère a commencé à afficher sur Internet des résumés de nombreux dossiers clos de demandes présentées en vertu de la LAI. Non seulement cette initiative a-t-elle permis de fournir ces services à un nombre de plus en plus grand de Canadiens et de Canadiennes, tel que l’indique le tableau ci-dessus, mais elle a fourni une preuve tangible de l’engagement pris par le Ministère envers les principes d’ouverture et de transparence.

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Partie 3 - L’année à venir

Transparence

Le MDN recherche activement des occasions d’accroître sa transparence en explorant les possibilités technologiques de donner un plus grand accès aux dossiers communiqués conformément à la LAI. Au cours de l’année qui vient, le MDN se propose de poursuivre cette initiative seul ou avec d’autres bureaux de l’AIPRP du gouvernement fédéral. Les questions relevant des technologies de l’information comportent des complexités et il faut de la vision et de l’énergie pour résoudre les problèmes liés à ce projet. La croissance rapide de la technologie dans la société et la nécessité d’utiliser des systèmes qui s’appliquent également à d’autres niveaux de gouvernement et auxquels le grand public a accès, fait qu’il faut faire des achats et des mises en application particulièrement judicieux. Il est important de conserver la compatibilité entre les différentes initiatives technologiques analysées par le Ministère et celle de tout le reste du gouvernement. Par exemple, le DAIPRP a participé et continue de participer à une étude tenue par le Ministère sur l’infrastructure à clés publiques. Cette initiative pourrait permettre de recevoir des documents électroniques, de répondre aux demandes de la LAI et de recevoir les paiements électroniques des frais en ayant recours à des systèmes couramment utilisés. Elle pourrait permettre aux BPR de transférer électroniquement les renseignements directement au DAIPRP. Pour cela, le système utilisera des signatures électroniques vérifiées et un transfert des renseignements classifiés en utilisant un logiciel de codage/décodage.

Le DAIPRP a déjà commencé à acheter et à installer le logiciel ATIPimage ainsi que les périphériques connexes, comme les lecteurs électroniques et des écrans plus grands. Au cours de l’année à venir, le DAIPRP installera un réseau local qui permettra d’entreposer et de traiter les données protégées. Même si on prévoit que la mise en application de ce nouveau système ralentira le traitement des demandes dans un premier temps, soit pendant la période de formation, de familiarisation et de remaniement indispensable des méthodes de travail, le système fera augmenter à la longue l’efficacité globale du service. Avec l’acquisition de ce nouveau système, le MDN sera l’un des ministères les plus à l’avant-garde en ce qui concerne la capacité technologique en plus d’amorcer le processus d’élimination des marqueurs et des photocopieurs. L’achat et la mise en application de ce nouveau système ont reçu l’appui total des fonctionnaires du Ministère de tous les niveaux et le DAIPRP tient à s’assurer de la collaboration de tous les BPR en ce qui a trait au transfert des dossiers électroniques et de l’indication électronique des recommandations concernant la libération et la séparation. Cela ouvre de nouvelles possibilités en plus de fournir des documents sur disquette et sur CD et, peut-être, éventuellement par Internet aux gens qui présentent des demandes.

Gestion des fonds de renseignements

Dans son rapport de l’an dernier, le MDN indiquait qu’il passait d’un univers de papier à un autre qui repose surtout sur l’électronique. Cette tendance se poursuit et la nécessité d’améliorer la tenue des dossiers et la gestion de l’information reste une priorité primordiale. À moins qu’une signature soit requise, les documents pourraient ne jamais être imprimés ou être classés suivant les méthodes traditionnelles si tous les utilisateurs peuvent les exécuter électroniquement. La mise en application de ATIPimage permet aux BPR du Ministère de transférer les documents électroniques directement au DAIPRP pour en faire le traitement. Le DAIPRP continue d’améliorer sa capacité de fournir aux gens des documents en faisant appel à différents formats électroniques. Il va de soi que l’adoption de méthodes efficaces de gestion des dossiers et des renseignements permettra au Ministère de fournir des réponses complètes aux demandes en vertu de l’AIPRP et à temps. Le personnel du DAIPRP reste le catalyseur permettant de saisir et de récupérer les renseignements en version imprimée et électronique et de fournir des conseils au Ministère sur ces sujets.

Politique et orientation en matière de protection des renseignements personnels

Le MDN continue de réviser et d’actualiser les Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD) ayant trait aux politiques et aux prescriptions de la LAI et de la LPRP. Ces directives sont encore plus importantes aujourd’hui, au moment où la technologie facilite l’accès aux dossiers et leur transfert. Le MDN constate que si la disponibilité des renseignements est en général bénéfique dans le cadre de la LAI, cette disponibilité présente certaines inquiétudes au niveau de la LPRP. Le DAIPRP doit continuer d’aider le Ministère à rester sur ses gardes afin que les renseignements personnels restent réservés aux utilisateurs autorisés. Le Conseil du Trésor devrait bientôt publier sa politique et ses directives sur l’évaluation de l’incidence de la LPRP; on s’attend à ce que cette publication donnera suite à une consultation officielle avec le DAIPRP chaque fois qu’un nouveau projet ayant une incidence sur la protection des renseignements personnels est proposé.

Formation et éducation

Le personnel du service de l’AIPRP du Ministère continuera de fournir une formation spécialisée et adaptée sur l’AIPRP pour répondre aux exigences des éléments organisationnels distincts. Le DAIPRP étudie la possibilité et la nécessité d’établir un cours de formation de 3 ou 4 jours pour aider les agents de liaison qui assurent la coordination et qui répondent aux demandes pour les bases, les éléments et les directions. Lorsque le personnel à l’échelon de l’unité locale est bien renseigné et bien formé, le Ministère est lui-même mieux en mesure de donner suite aux demandes formulées en vertu de la LAI et de la LPRP avec un maximum d’efficacité. Le DAIPRP continuera ses efforts de perfectionnement professionnel de son personne

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Abréviations et acronymes

Voici la liste par ordre alphabétique des abréviations et des acronymes utilisés dans le présent rapport.

Abréviations et acronymes

AF :

 Année financière

AIPRP :

 Accès à l’information et protection des renseignements personnels

BPIEPU :

 Bureau de la protection de l’infrastructure essentielle et de la planification d’urgence

BPR :

 Bureau de première responsabilité

CEMD :

 Chef de l’état-major de la Défense

CT :

 Conseil du Trésor

CVC :

 Conseils et vérification Canada

DAIPRP :

Directeur ou direction – Accès à l’information et protection des renseignements personnels

DOAD :

 Directives et ordonnances administratives de la Défense

FC :

 Forces canadiennes

LAI :

 Lois sur l’accès à l’information

LPRP :

 Loi sur la protection des renseignements personnels

MDN :

 Ministère de la Défense nationale

Niveau 1 :

 Cadres supérieurs relevant directement du SM/CEMD

MDN :

 Ministre de la Défense nationale

QGDN :

 Quartier général de la Défense nationale

SCSCEDD :

 Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense

SM :

 Sous-ministre